El proceso administrativo se realiza en dos fases. La primera se denomina de estructuración o mecánica, e incluye los procesos de planeación y organización. En esta etapa, a partir de los fines, se determina la mejor forma de llegar a ellos.

La segunda fase es la de operación o dinámica, abarca los procesos de dirección y control y es cuando se ejecutan todas las actividades necesarias para lograr lo establecido durante el periodo de estructuración.

Las actividades que se abordan en estas dos fases son:

• Planeación: se determinan los objetivos y los cursos de acción que se deben seguir para alcanzarlos.
• Organización: se distribuye el trabajo entre los miembros del grupo, se establecen relaciones y se asignan los recursos materiales (infraestructura, maquinaria, insumos, dinero, información y tiempo).
• Dirección: se orienta a los integrantes del equipo para que lleven a cabo las tareas establecidas con voluntad y entusiasmo.
• Control: se garantiza que las actividades hayan sido ejecutadas y las metas hayan sido alcanzadas, de acuerdo con los planes.

Objetivo general

Conocer el concepto del proceso administrativo y la adecuada distribución de los recursos para el cumplimiento de los objetivos establecidos por la organización.

Objetivos específicos

• Describir cada uno de los pasos que conforman el proceso administrativo y su puesta en marcha en una organización.
• Conocer los principios generales y aplicarlos en sus estructuras y funciones fundamentales.

La práctica de la administración se realiza a través de una herramienta denominada proceso administrativo, la cual que le permite al directivo de cualquier nivel organizacional (gerente, director, jefe, coordinador o supervisor) tener una visión global para tomar las decisiones al interior de un equipo, unidad u organización, con miras al logro de los objetivos propuestos.

Es proceso por cuanto se realizan un conjunto de actividades (planear, organizar, dirigir, controlar) relacionadas mutuamente, que interactúan para la toma de decisiones y alcanzar el logro de objetivos.

Para entender lo que significa el proceso administrativo es necesario desglosar los términos que forman este concepto:

Es proceso porque permite realizar un conjunto de actividades (planear, organizar, dirigir y controlar) relacionadas mutuamente, que interactúan para facilitar la toma de decisiones y ayudar a alcanzar los objetivos.

Es administrativo debido a que se ejecuta por las personas de todos los sectores económicos, así como en todas las áreas y niveles de las organizaciones que tengan a su cargo la coordinación de las actividades de un equipo.

Propósitos del proceso administrativo

Los principales propósitos del proceso administrativo son:

• Dar un ordenamiento a la acción del administrador.
• Sistematizar las actividades para alcanzar un objetivo.
• Aclarar los parámetros a tener en cuenta para administrar una actividad.
• Optimizar los recursos.
• Contar con elementos de juicio para evaluar los resultados.
• Garantizar el logro de los resultados y metas propuestas.

La administración existe desde el momento en que el hombre debió satisfacer sus necesidades, para lo cual debió administrar los recursos. Es por ello que los antecedentes históricos de la administración son remotos.

El proceso administrativo es una teoría de la administración que trata sobre la gestión de las organizaciones. A lo largo de la historia se generaron varios de los elementos que hoy lo constituyen, incluso desde antes del origen de las primeras teorías administrativas.

A través de la historia se han producido desarrollos administrativos en diferentes civilizaciones, organizaciones y movimientos. Así mismo, con el pasar de los años han surgido diversos puntos de vista de la definición del término «proceso administrativo» postulados por diferentes autores. Para consultar algunas de estas definiciones, se sugiere la leer el siguiente texto.

Es evidente la estrecha relación entre el avance de las teorías administrativas y la evolución del proceso administrativo, pues a lo largo de la historia las distintas escuelas de pensamiento aportaron diferentes tipos de elementos al perfeccionamiento del proceso.

Al hacer un recuento de los aportes de la dichas escuelas, se evidencia que en todas ellas se profundizado o ampliado el aporte hecho inicialmente por Henri Fayol. Por ejemplo, la teoría del comportamiento —que fue posterior a los clásicos y expuesta principalmente por Elton Mayo— amplía los conceptos relacionados con el comportamiento humano, que es un aspecto de la dirección.

El modelo burocrático de Max Weber resalta la importancia de la formalidad de la organización representada en: la estructura, la autoridad, la comunicación, entre otros aspectos que guardan relación con dos de los elementos del proceso: organizar y dirigir.

La teoría del comportamiento —cuyos principales teóricos fueron Maslow, McGregor, McClelland— se refieren a la motivación, que es uno de los temas de la dirección. Finalmente, el modelo sistémico de la administración, que propone una mirada holística, comparte algunos elementos con la planeación y el control.

Una empresa es una unidad económico-social integrada por elementos humanos, materiales y técnicos, que tiene el objetivo de obtener utilidades a través de su participación en el mercado de bienes y servicios. Para esto, hace uso de los factores productivos: trabajo, tierra y capital.

Las empresas pueden clasificarse de acuerdo con su sector económico, actividad, tamaño, naturaleza jurídica, ámbito de operación o composición de capital.

La teoría administrativa —inicialmente a través de Henri Fayol— estableció seis áreas funcionales, pero gracias a la evolución de las organizaciones estás seis áreas se han condensado en cuatro áreas básicas: producción, finanzas, mercados y administración.

Definición de las áreas funcionales

La efectividad de la administración de una empresa no depende del éxito de un área específica, sino del ejercicio de una coordinación balanceada entre las etapas del proceso administrativo y la adecuada realización de las actividades de las principales áreas funcionales que son:

• Producción: formula y desarrolla los métodos más adecuados para la elaboración de los productos al suministrar y coordinar la mano de obra, el equipo, las instalaciones, los materiales y las herramientas requeridos.
• Mercadotecnia: su fin es unir los factores y hechos que influyen en el mercado para crear lo que el consumidor quiere, desea y necesita, distribuyéndolo en tal forma que esté a su disposición en el momento oportuno, en el lugar preciso y al precio más adecuado.
• Finanzas: esta área se encarga de obtener fondos y suministrar el capital necesario para el funcionamiento de la empresa, procurando disponer de los medios económicos necesarios para cada uno de los departamentos con el objetivo de que pueden funcionar debidamente.
• Recursos humanos: su objetivo es conseguir y conservar un grupo humano de trabajo cuyas características vayan de acuerdo con los objetivos de la empresa a través de programas de reclutamiento, selección, capacitación y desarrollo.

El proceso administrativo es el conjunto de actividades que un administrador debe llevar a cabo para aprovechar los recursos humanos, técnicos y materiales, en la consecución de los objetivos propuestos.

Actividades del proceso administrativo

• Planeación: diagnosticar, prospectar, definir objetivos, establecer los recursos necesarios, determinar tiempos y definir controles.
• Organización: definir la estructura, establecer funciones, determinar perfiles, precisar los mecanismos de comunicación, fijar niveles de autoridad y responsabilidad, y aclarar formas de interacción.
• Dirección: liderar, mandar, motivar, apoyar y orientar.
• Control: definir qué se medirá, establecer los mecanismos de medición, determinar los estándares, monitorear y realimentar, y hacer los ajustes y correcciones.

Un proceso es el conjunto de pasos o etapas necesarios para llevar a cabo una actividad. El proceso administrativo se define entonces como el conjunto de pasos o etapas, sucesivos e interrelacionados entre sí, a través de los cuales se realiza la administración.

Las actividades que se encuentran incluidas en el proceso son:

• Planeación
• Organización
• Dirección
• Control

Actividad de aprendizaje

Le invitamos a realizar la siguiente sopa de letras relacionada con los términos vistos en la unidad.