Una adecuada gestión de inventarios y distribución permite que las organizaciones atiendan de manera oportuna al cliente con los productos requeridos. Esto es posible gracias a la configuración de las instalaciones logísticas, la disposición de las mercancías dentro de estas instalaciones y el transporte al lugar de consumo.

Para alcanzar estas metas, se cuenta con una serie de herramientas tecnológicas que facilitan una mayor sincronización entre los actores de la cadena; con ello, se logra una reducción de los costos asociados con las operaciones logísticas, se aumentan los niveles de servicio, resultado de los procesos involucrados.

Objetivo general

Presentar al estudiante la importancia de la gestión de compras y la evaluación de los proveedores, dentro de los objetivos de la cadena de suministro, así como el papel que juegan algunos de los sistemas gestión de la producción y del transporte de mercancías al consumidor final.

Objetivos específicos

• Conocer los principales sistemas para la gestión de inventarios.

• Identificar los elementos para la ubicación de instalaciones logísticas, la ubicación de existencias y el ruteo de vehículos.

• Reconocer la importancia de las tecnologías aplicadas al almacenamiento y distribución de mercancías.

Una compañía puede llegar a contar con un gran número de referencias en sus inventarios, pero solo un pequeño porcentaje puede representar el mayor valor sobre el total de dichos inventarios; por eso, merece mayor atención y control por parte de la gerencia.

Según los autores Lee Krajewski, Larry Ritzman y Manoj Malhotra, para facilitar esta labor existe un sistema de clasificación conocido como ABC que permite dividir las referencias o artículos en tres categorías de acuerdo con el valor que representan; ya sea por costo en el inventario o por importancia en la conservación del funcionamiento y continuidad de los procesos desarrollados por la empresa.

Dentro de la relación del manejo de inventarios que existe entre fabricantes, distribuidores y comerciantes, es común que los niveles de inventarios se reduzcan por la demanda; posteriormente y con el paso del tiempo es necesario el reabastecimiento por parte del proveedor para evitar los faltantes (reabastecimiento o revisión continua).Para garantizar esta dinámica, el modelo que se debe empelar es el de Lote Económico, EOQ por sus siglas en inglés (Economic Order Quantity).

De acuerdo con los autores Frederick Hillier y Gerald J Lieberman, el objetivo de este modelo se centra en determinar la frecuencia y la cantidad en la que se debe reabastecer el inventario, de tal manera se logre minimizar la suma de los costos asociados con la preparación de un pedido, el costo de compra o de producción por unidad de producto y el costo de mantener una unidad en inventario por periodo de tiempo.

Una forma de esquematizar el modelo de inventario para un solo periodo puede ser el ejemplo y caso del “vendedor de periódicos”, que se ajusta al problema que se presenta al intentar determinar el número de ejemplares disponibles para los lectores con los que debe contar cada mañana.

Si el vendedor no suministra la cantidad suficiente, perderá las ganancias que pudo haber alcanzado por estas ventas no atendidas. Por otra parte, si ubica en su puesto un número mayor de los que logra vender, tendrá una reducción en sus utilidades por haber adquirido un número mayor de ejemplares de los demandados por los lectores (Chase, Jacobs, & Aquilano, 2005).

Por lo anterior, es importante considerar el riesgo que se está dispuesto a asumir al no contar con el inventario suficiente. Al suponer que el vendedor reuniera datos de varios meses atrás con la seguridad de que el día domingo vende en promedio 90 ejemplares con una desviación estándar de 10 ejemplares.

Asi, el vendedor podría definir un porcentaje de servicio que consideraría aceptable; es decir, podría tener un 80% de seguridad de no quedarse sin ejemplares ese día. Para contar con la seguridad de que el 80 por ciento de las veces no se tendrá desabastecimiento, el vendedor tendrá unos ejemplares adicionales (Chase, Jacobs, & Aquilano, 2005).

Los modelos generales de inventarios para varios periodos se clasifican en las clases ya estudiadas: cantidad fija de la orden, también denominados modelo de cantidad económica de pedido, EOQ y modelo Q; y los modelos de periodo fijo, también denominados como sistema periódico; el sistema revisado periódicamente, sistema de intervalo fijo entre órdenes y modelo P.

Cuando se emplean los sistemas para varios periodos es porque se pretende garantizar que los artículos se encuentren disponibles de manera ininterrumpida a lo largo de un periodo de tiempo, generalmente un año.

Es habitual ubicar las órdenes del artículo varias veces durante el periodo mencionado, considerando un tiempo entre revisiones (T) y un tiempo de entrega (L). Se trata de un modelo de inventario para varios periodos encuentra mayor aplicabilidad en artículos que no requieren un control estricto de entradas y salidas

En una cadena de suministro multiescalón se cuenta con varias etapas y diversos participantes en cada una de ellas. La falta de coordinación, en cuanto a los niveles de inventario en los componentes de la cadena, genera el incremento de los costos relacionados con este inventario.

Es ahí en donde interviene el sistema multiescalón, ya que, según los autores Sunil Chopra y Peter Meindl, tiene como como propósito disminuir los costos totales por medio de la coordinación de los pedidos entre los actores de la cadena.

Por ejemplo, si un fabricante envía sus productos a un minorista mediante una producción instantánea, de tal manera que el fabricante pueda producir un lote siempre que es requerido, deben sincronizarse las dos etapas, pues, de lo contrario, el fabricante puede producir un lote nuevo de tamaño Q, inmediatamente posterior al envío un lote del mismo tamaño al minorista.

El Vendor Inventory Management o inventario administrado por el vendedor, consiste en el control, planificación y gestión del inventario por parte del proveedor en la empresa consumidora.

El autor Luis Aníbal Mora García asegura que el VMI se fundamenta en la búsqueda del óptimo nivel de inventario con el objetivo de reducir sus costos asociados, mediante el establecimiento de políticas de niveles máximos y mínimos de artículos a mantener dentro de los almacenes asociados a los niveles de servicio esperados por el cliente, lo que permite evitar desabasto de los artículos administrados.

Dentro de este modelo se considera la ubicación de una sola planta, almacén, centro de distribución o punto de servicio, entre otros.

La pregunta que resuelve este modelo es dónde deberá ubicarse la instalación a partir de una serie de puntos de origen y unos puntos de demanda, los volúmenes que se movilizarán hacia o desde una instalación de ubicación por definir y las tarifas de transporte asociadas; lo anterior, es una afirmación del autor Ronald Ballou.

En este modelo, el problema consiste en decidir la disposición física de la mercancía dentro de un almacén para minimizar los gastos de manejo de materiales y así lograr maximizar el uso del espacio y cumplir principalmente con las restricciones sobre la ubicación de mercancía, normas de seguridad, compatibilidad de productos y necesidades de recolección de pedidos (Ballou, 2004).

Para comprender el modelo de ubicación de existencias se debe tener presente que en los almacenes convencionales se maneja la carga en estibas, que deben ubicarse en racks de estantería. Dichos racks están conformados por marcos y vigas con los cuales se conforman los niveles de almacenamiento.

Alfredo Olivera, experto en este tema, asegura que el Problema de Ruteo de Vehículos, o Vehicle Routing Problem VRP, consiste en definir el conjunto de rutas a un mínimo costo.

Para ello, las rutas deben iniciar y terminar en el mismo punto, a partir del conjunto de clientes y almacenes o depósitos en diferentes puntos geográficos. Es necesario que sean atendidos por solo una flota de transporte.

Vale precisar que dentro de los problemas de ruteo de vehículos – VRP- se puede encontrar el Problema del Agente Viajero o Travelling Salesman Problem –TSP-. Este problema se caracteriza por que se dispone de un único vehículo que debe visitar a todos los clientes en una sola ruta y a un costo mínimo.

La administración de centros de distribución requiere fundamentarse en la implementación de tecnologías que permitan trazabilidad, captura de información en tiempo real, agilidad en las operaciones logísticas y confiabilidad en los indicadores que miden el desempeño a lo largo de la cadena de abastecimiento.

Una adecuada selección e implementación de infraestructura y tecnología incrementa la calidad de los procesos, en donde es fundamental un adecuado diagnóstico para tomar decisiones acertadas en las inversiones a realizar.

En las siguientes pantallas se muestran algunas de las tecnologías propias de almacenes y operaciones de distribución.

El WMS -Warehouse Management System- es un sistema de información que se encarga de:

• La administración del almacén con el fin de garantizar la adecuada ubicación de los productos.
• Las políticas de manejo de inventarios.
• La rotación de los productos.
• La sectorización del almacén.
• La asignación de tareas a los operarios de acuerdo con las prioridades en los procesos de recibo, alistamiento, almacenamiento y despacho.

El WMS posee unas características que le permiten actuar como sistema central capaz de comunicarse con el sistema ERP de las compañías, de manera que la información sea única a lo largo de todos los canales de comunicación y consulta.

Para que la administración del almacén obtenga resultados satisfactorios, es fundamental orientar el uso del WMS de manera sistemática con los procesos con los que interactúan y que condicionan su movimiento; entre ellos, relaciones con el cliente, actividades comerciales, facturación y distribución.

El código de barras es una forma de codificación de información e identificación de elementos de interés: locación, ubicación, producto y unidad de manejo, entre otros. A través de barras de distinta longitud se almacena información de fabricación, localización y vencimiento, ente otros.

Los componentes más utilizados para la representación de los códigos de barras son:

• Numéricos, alfabéticos o alfanuméricos
• Barras verticales o bidimensionales
• Discretos y continuos

Las características principales del código de barras son:

• Densidad: se refiere a la anchura de la banda o espacio más angosto del conjunto de barras; se mide milésimas de pulgada.
• WNR (Wide to Narrow Ratio): es la relación entre el elemento más angosto y el más ancho.
• Quiet zone: es una zona blanca al inicio y final de las barras, su objetivo es permitir una adecuada lectura.

• Tag: es la tarjeta inteligente que contiene una antena que actúa como receptor y emisor de información y un chip para el almacenamiento de información. El tag almacena un código denominado EPC (Electronic Product Code), el cual actúa como un código de barras de identificación, pero con la gran diferencia de que es un código serializado lo que permite que la unidad de manejo se identifique como única.

• Lector: también denominado reader, es un equipo.encargado de emitir la señal a través de una antena que activa el tag. Cuando el tag es activado envía la información al lector, para posteriormente ser transmitida al sistema y realizar la transacción que corresponda, ya sea recibo o despacho.

• El software: es necesario contar un software denominado middleware que traduzca las señales captadas por el reader y envíe los datos al sistema de información corporativo para desarrollar los procesos de negocio.

El EPC es el código electrónico de producto. Es un sistema para la identificación única de unidades de manejo en el que es posible asociar información específica como fecha de producción, origen e incluso el destino. El sistema emplea el tag para su almacenamiento y posterior transmisión de los datos; esto quiere decir que dichos elementos no se remplazan entre ellos, sino que son complementarios y en conjunto hacen posible la tecnología RFID.

El EPC incrementa la eficiencia de la cadena de abastecimiento, y evita la falsificación de mercancías y productos ilegales en el mercado, trazabilidad detallada del producto e información de agotados.

Los sistemas Pick and Put to Light son sistemas para la recogida de producto en unidades de dimensiones y características que permiten su manipulación manualmente. El sistema Pick to Light, es un sistema de recolección de pedidos, basado en la emisión de una alerta visual que le indica al operario a qué zona debe dirigirse para tomar el producto requerido.

Por su parte, el sistema Put to Light es un sistema de recogida de producto, pero en lugar de recoger las unidades desde un punto que haya generado alarma, el objetivo se centra en colocar las unidades o piezas alistadas en el sitio indicado.

De otra parte, el proceso de Voice Picking consiste en la recogida de productos a través de órdenes emitidas por el sistema de manera verbal.

La preparación de pedidos con voz, supone un incremento de productividad, gracias a la simplificación de actividades, dando mayor ergonomía al operario y a la sencillez en las instrucciones.

El TMS en un sistema de información que busca la adecua administración del transporte en la red logística que facilita la planeación de tareas, la optimización de rutas y capacidades, permite simular escenarios y hacer una gestión efectiva sobre la flota de transporte.

El sistema TMS hace parte integral de los sistemas de información que administran la cadena de abastecimiento y garantiza un adecuado control y seguimiento de la flota de transporte; incluso hasta la puesta del producto donde el cliente o consumidor.

Por su parte, el GPS es un sistema de posicionamiento global, que permite conocer la ubicación de un elemento de interés a nivel de coordenadas de latitud, longitud y altura.

En la cadena de abastecimiento reviste mayor importancia porque permite hacer un seguimiento de la flota de transporte que facilita la medición continua de su ubicación de acuerdo con las distancias que calcule de los satélites.

Los receptores de GPS ubicados en la tierra calculan con gran velocidad y precisión los tres valores necesarios (latitud, longitud y altura) y así ubicar en el mapa electrónico al usuario.

La unidad tres presentó una descripción de los modelos de inventario y abordó los elementos requeridos para la decisión de la ubicación de las instalaciones y disposición de las mercancías.

También se realizó el estudio del problema de ruteo de vehículos y finalmente se abordaron las tecnologías aplicadas en el almacenamiento y distribución de mercancías.

Con lo anterior, fue posible abordar los principales conceptos en torno a la gestión de los almacenes, así el estudiante comprende la importancia del correcto diseño y configuración de los procesos de almacenamiento, dentro del desempeño global de la cadena de suministro.