La relación entre la empresa y la contabilidad siempre ha sido estrecha y permanente, una connotación simbiótica caracterizada por avances paralelos y simultáneos que ofrecen escenarios legales y tecnológicos compartidos, cuya unión fortalece el quehacer empresarial, al suministrar toda la información necesaria para un adecuado análisis que facilita una acertada y oportuna toma de decisiones.

Como resultado de esa relación surge la necesidad de un marco legal establecido que cumpla satisfactoriamente la normatividad colombiana. El control de la información requiere sistemas y bases tecnológicas apropiadas y diseñadas según la estructura, cobertura y alcance empresarial para la obtención oportuna y clara de datos e información (especialmente económica y financiera).

Una empresa necesita una tecnología que especifique el tipo de factores productivos que demanda y cómo combinarlos para desarrollar su actividad. Asimismo, debe adoptar una organización y forma jurídica para realizar contratos, captar recursos financieros (si no dispone de ellos) y ejercer sus derechos sobre quienes los produce.

Objetivo general

Estudiar los conocimientos relacionados con el ente económico, como la constitución legal y su clasificación; además, lo relacionado con la información contable, de acuerdo con las normas legales para formar empresas en Colombia y sus requisitos para poder funcionar legalmente.

Objetivos específicos

• Definir el concepto de ente económico.
• Reconocer la clasificación del ente económico según su actividad.
• Conocer y poner en practica la constitución y formalización de las empresas.
• Identificar las características de la información.
• Aplicar el concepto de confianza y el papel de la información contable.
• Identificar la dimensión social de la contabilidad en el mercado.
• Reconocer la responsabilidad social de la profesión.

La definición de ente económico será limitada al ámbito comercial como una unidad socio económica, organizada y estructurada para cumplir su objeto social o cometido empresarial (maximizar la utilidad, crecer, sostenerse en el tiempo, contribuir al desarrollo del país, servir a la comunidad, entre otras) bajo el mandato o coordinación de una persona (empresario), la cual (pública o privada) desarrolla diversas actividades (de producción, de extracción, de importación, de exportación, de compra venta, de prestación de servicios, entre otras.) destinados a cubrir las necesidades y deseos de una comunidad.

De la venta de bienes o servicios obtiene los ingresos necesarios para su sostenimiento o la obtención de utilidades, logrando la creación de mayores oportunidades para hacer empresa.

Los entes económicos son entidades diferentes de sus propietarios, cuyas operaciones deben registrarse atendiendo el efecto que tienen en ella, no en ellos.

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Las personas jurídicas pueden ser:

1. Comerciales: sociedades constituidas para la ejecución de actos o empresas consideradas por la ley como mercantiles para obtener de su actividad un beneficio.
2. No comerciales: entidades sin ánimo de lucro y asimiladas. Personas jurídicas capaces de ejercer derechos y contraer obligaciones, de ser representadas judicial y extrajudicialmente, con sujeción a las disposiciones legales y sus propios estatutos.
3. Sin personería jurídica: organizaciones que carecen de personalidad, en razón a que no se les ha atribuido esa cualidad a pesar de tener algunas características de las personas jurídicas. Ocurre con las sociedades mercantiles no inscritas en el registro o una sociedad civil con pactos secretos entre los socios.
4. Entidades gubernamentales o estatales: el Estado, a través de su función de administrador público, dirige y guía los destinos de la nación. Está integrada por una administración nacional y territorial, ejercida de manera descentralizada y compuesta por un conjunto de personas jurídicas de derecho público, para cumplir las diversas funciones públicas, previstas en la constitución y la ley. Son instituciones sujetas al plan general de contabilidad pública.

Para conocer en detalle cada uno de los entes económicos, haga clic en los conceptos de la siguiente interactividad.

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Todo empresario (persona natural o jurídica) debe organizar los aspectos comerciales, tributarios, laborales y contables para el adecuado desarrollo de su objeto social.

Primero hay que inscribir el registro mercantil en la Cámara de Comercio del domicilio social, a través de la cual y por virtud de ley se da publicidad a ciertos actos que deben ser conocidos por la comunidad. Su objetivo es llevar la matrícula mercantil de los comerciantes y los establecimientos de comercio (junto con su correspondiente renovación); así como la inscripción de todos los actos, libros y documentos que exige la ley. Cualquier persona puede examinar los libros y archivos.

También debe comunicar al Estado sobre el nacimiento de este comerciante por intermedio de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), mediante su inscripción en el Registro Único Tributario (RUT), mecanismo único para identificar, ubicar y clasificar las personas y entidades con calidad de contribuyentes declarantes del impuesto de renta, así como los no contribuyentes declarantes de ingresos y patrimonio, los responsables del régimen común, los pertenecientes al régimen simplificado, los agentes retenedores, los importadores, exportadores, usuarios aduaneros y los demás sujetos de obligaciones administradas por la DIAN, la cual expide el Número de identificación tributaria (NIT), lo que garantiza el cumplimiento de las obligaciones tributarias con el Estado, como lo son el IVA, el impuesto de timbre, elimpuesto de renta, el impuesto de ganancias ocacionales, entre otros.

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El desarrollo y evolución de todas las áreas del saber y quehacer humanos, relacionadas con el entorno comercial, educativo, servicios, industriales, financieros, entre otros, exige el soporte en sistemas tecnológicos de información, para facilitar el desarrollo eficiente de los procesos y la obtención oportuna de información para el análisis y la toma de decisiones.

El saber contable no escapa a esta situación y encuentra en los sistemas de información el mejor de los aliados. Su uso, enlazado a medios masivos de transmisión de datos (Internet), constituye el fácil acceso a un inmenso volumen de conocimientos a la mano de todos, de manera inmediata.

Así, el usuario es desbordado en su capacidad de búsqueda, obtención y análisis de información relevante que se convierta en conocimiento verdaderamente útil, razón por la que requiere de herramientas para interpretar sus necesidades y la toma de decisiones. Por ejemplo, conjugar aplicaciones como data warehouse (almacén de datos) y sistemas expertos, evitan al personal realizar complejas labores de tratamiento de datos, información y conocimiento sobre grandes volúmenes, brindándole los elementos debidamente seleccionados de forma resumida.

Para profundizar en el tema de la evolución de los sistemas de información basados en computadora, se recomienda la lectura de las páginas 16 a 18 del libro Sistemas de información gerencial de Raymond McLeod, Jr.

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El desarrollo y posicionamiento de cualquier empresa en un mercado se logra con el tiempo. Proceso soportado en la confianza de los consumidores y usuarios de los bienes y productos ofertados, los cuales deben tener la máxima calidad posible, según las condiciones y características del producto y el mercado.

El adecuado control de la información se logra a través de los sistemas de información, los cuales cubren todas las áreas de la organización (comercial, logística, de talento humano, financiera, contable, tecnológica, entre otras), generando la seguridad adecuada en el manejo de la información.

Las siguiente son algunas ventajas de los sistemas de información, que permiten a la gerencia tener una visión clara de los sistemas:

1. Evita que el gerente se pierda en la complejidad de la estructura de la organización y los detalles del trabajo.
2. Reconoce la necesidad de tener buenos objetivos estratégicos.
3. Destaca la importancia de la interacción entre todas las partes de la organización.
4. Reconoce las interconexiones de la organización con su entorno y la importancia de coexistir.
5. Asigna mucho valor a la información de retroalimentación obtenida con un sistema de ciclo cerrado.
6. Genera confianza al procesamiento de información y sus productos.

La globalización de las economías, especialmente las del sector industrial, destaca el valor de la información para la empresa y genera nuevas oportunidades para los negocios. En la actualidad los sistemas de información proporcionan una comunicación oportuna y diversas herramientas para un certero análisis, el cual requieren muchas empresas para comerciar y administrar los negocios en una escala global.

Un servicio de entrega de paquetes en el ámbito mundial (una empresa como UPS -United Parcel Service Inc.-) demanda el desarrollo de sistemas de información globales que permitan rastrear paquetes específicos, analizar la información sobre el flujo de paquetería y costos, operar las 24 horas del día en diferentes entornos nacionales y atender las necesidades de informes locales e internacionales. En síntesis, controlar una corporación de alto vuelo es un gran reto de negocios, el cual necesita respuestas poderosas de los sistemas de información.

La globalización y la tecnología de la información también significan nuevas amenazas a las empresas nacionales, pues mediante los sistemas globales de comunicación y administración, los clientes pueden comprar en un mercado de dimensión mundial, obteniendo información sobre precios y calidades de manera confiable durante las 24 horas,. Este fenómeno hace crecer la competencia y obliga a las empresas a participar en mercados abiertos, sin protección. No obstante, es importante medir el impacto social de las empresas en el medio ambiente.

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La ley 43 de 1990, por la cual se adiciona a la ley 145 de 1960 (reglamentaria de la Profesión de Contador Público), en su artículo 35, párrafo segundo, establece que “La Contaduría Pública es una profesión que tiene como fin satisfacer necesidades de la Sociedad, mediante la medición, evaluación, ordenamiento, análisis e interpretación financiera de las empresas o los individuos y la preparación de informes sobre la correspondiente situación financiera…..”.

Esto compromete al contador para realizar un manejo responsable de la información empresarial, pues de ella depende el interés de muchos en su entorno, así como la misma empresa, la cual tiene la obligación de llevar contabilidad. El contador vela por un mejor desarrollo, razón por la que está obligado a:

• Observar las normas de ética profesional (ley 43 de 1990. Código de Ética profesional del Contador colombiano).
• Actuar con sujeción a las Normas de auditoria generalmente aceptadas (NAGA).
• Cumplir las normas legales vigentes.
• Vigilar que su actuar contable se base en los principios de contabilidad generalmente aceptados en Colombia.

La responsabilidad profesional de contador público, cuando da fe pública, se resume en:

1. Desarrollar su trabajo de acuerdo con las normas de auditoría.
2. Expresar claramente su opinión o dictamen.
3. Indicar las salvedades, si las hay.
4. Indicar los efectos de dichas salvedades.

El secreto profesional es el principio que consagra el deber de conservar el sigilo o la reserva sobre la información a la que el profesional accede en razón del cumplimiento de sus funciones. Es el núcleo que fundamenta la confianza entre el profesional y su cliente.

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Aspectos más relevantes de la unidad:

1. El ente económico es una unidad socio económica, organizada y estructurada para el cumplimiento de su objeto social (maximizar la utilidad, crecer, sostenerse en el tiempo, contribuir al desarrollo del país, servir a la comunidad, entre otras).
2. Las personas jurídicas pueden ser: comerciales (empresas unipersonales, sociedades comerciales, instituciones del sector financiero, instituciones del mercado de valores o instituciones del mercado cambiario) o no comerciales (cooperativas, fondos mutuos de inversión, fondos de empleados, asociaciones, sindicatos o fundaciones de beneficencia).
3. Sin personería jurídica. Sociedad de hecho, Cuentas en participación, Patrimonio autónomo, Consorcios, Uniones Temporales.
4. Las entidades gubernamentales abarcan a aquellas instituciones sujetas al Plan general de contabilidad pública.
5. Todo empresario persona natural o jurídica) debe organizarse comercial, tributaria, laboral y contablemente para el desarrollo de su objeto social e inscribir su registro mercantil en la Cámara de Comercio del domicilio social. Por medio del registro notifica los actos que deben ser conocidos por la comunidad. También debe inscribirse en el RUT, a través del cual se expide el Número de identificación tributaria (NIT), lo que garantiza el cumplimiento de las obligaciones tributarias con el Estado.
6. El saber contable exige el soporte en sistemas tecnológicos de información que faciliten el desarrollo eficiente de los procesos y la obtención oportuna de información para el análisis y la toma de decisiones.
7. Una visión clara de los sistemas evita que el gerente se pierda en la complejidad de la estructura de la organización y los detalles del trabajo, asignando valor a la información de retroalimentación obtenida con un sistema de ciclo cerrado.
8. La globalización de las economías, especialmente las del sector industrial, destacan el valor de la información para la empresa y propicia nuevas oportunidades para los negocios.
9. La Contaduría pública es una profesión que tiene como fin satisfacer necesidades de la sociedad mediante la medición, evaluación, ordenamiento, análisis e interpretación financiera de las empresas o los individuos, así como la preparación de informes sobre la correspondiente situación financiera.