Aspectos Generales en la constitución de las empresas

Formalización Laboral

Una vez matriculados ante las entidades de control y los registros mencionados, comienza el desarrollo del objeto social. Para ello se debe contar con una planta de personal con la cual el empresario adquiere una serie de obligaciones como su protección en salud, bienestar y económica. Para el efecto es necesario que el comerciante una vez contrate su personal realice las respectivas inscripciones ante:

Entidades promotoras de salud, (E.P.S.) para que a través de las instituciones prestadoras de servicio, cubran la salud del empleado y su familia.
Selección de una Caja de Compensación familiar donde se le prestará al empleado una serie de servicios que le generaran bienestar y recreación. A través de ella también aportará al Servicio Nacional de Aprendizaje - Sena, para garantizar la educación del empleado, igualmente que se aportará también al Instituto Colombiano de Bienestar Familiar - ICBF para asegurar la protección a la niñez.^[1]
Selección de una Administradora de Riesgos Profesionales (ARP) para garantizar el cubrimiento de enfermedades derivadas de la labor realizada al igual que los accidentes de trabajo que se puedan presentar.
Selección de un fondo de pensiones donde se hará un aporte para garantizar la invalidez y vejez del empleado mediante un aporte.
Selección de un fondo de cesantías, para garantizarle al empleado una protección para el momento en que quede cesante.

Libros

En este momento las operaciones comerciales se inician y es necesario realizar los registros de los libros que servirán de prueba y de control de la gestión, y serán herramienta para la toma de decisiones. Sean ellos personas naturales, personas jurídicas en forma de sociedad o empresa unipersonal:

Libro mayor.
Libro diario.
Libro de inventarios y balances.
Libro de actas.
Libro de registro de socios.

Importancia de la organización

El cumplimiento de las formalidades legales exigidas y las formalidades comerciales, laborales y tributarias, por los entes económicos garantizan el desarrollo normal de su objeto social y evita contratiempos y sanciones innecesarias que afectan gravemente la estabilidad económica y financiera de la empresa.

Formalización Tributaria

Todo ente económico al momento de su constitución o las personas naturales comerciantes, deben registrarse ante los organismos fiscales establecidos. Las empresas deben inscribirse ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales - DIAN, organismo regulador en Colombia de los tributos a nivel nacional, encargado del registro, recaudo, control y fiscalización de los impuestos de los contribuyentes. Para tal efecto, se debe diligenciar el formato predeterminado por la DIAN en el domicilio principal de la sociedad llamado Registro Único Tributario - RUT, con los datos pertinentes al nombre o razón social de la sociedad, dirección del domicilio social, fecha de iniciación de actividades, datos de la escritura de constitución y registro mercantil, responsabilidad sobre los diferentes tributos nacionales y nombres y firma del representante legal, entre otros. Los cambios en los datos reportados inicialmente deben ser informados en el diligenciamiento de un nuevo Registro Único Tributario en forma inmediata.

El ente económico debe registrarse también en la Secretaria de Hacienda, para efecto de los tributos distritales correspondientes. Para este procedimiento debe diligenciar al momento de la constitución de la sociedad el formato predeterminado por la Secretaría, llamado Registro de Información Tributaria - RIT, con los datos pertinentes al ente económico y presentarlo en un plazo no mayor de dos meses a partir de la fecha de su constitución. Cualquier cambio, en los datos reportados inicialmente, deben ser actualizados de manera inmediata llenando el formato respectivo y presentándolo en la Secretaría de Hacienda.

A nivel general los entes económicos y las personas naturales determinados como contribuyentes, deben presentar a partir de su constitución, durante la vigencia de la empresa y/o durante el ejercicio de la actividad comercial, las declaraciones tributarias establecidas en la ley con los requisitos exigidos, como son las bases gravables, la determinación de las cifras gravables, y los demás requisitos exigidos para los contribuyentes de los impuestos tanto a nivel nacional como a nivel departamental y municipal.

Declaraciones Tributarias

Las sociedades para cumplir con sus obligaciones tributarias deben presentar en forma oportuna, diligenciados totalmente y basados en los registros contables efectuados en los libros de contabilidad, las declaraciones tributarias definidas por los organismos gubernamentales competentes, tales como:

Declaración de Renta.
Declaración de Impuesto sobre las ventas.
Declaración de impuesto de retención en la fuente las cuales son a nivel nacional y las controla la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales en su administración correspondiente.
Declaración de impuesto de industria y comercio.
Declaración de impuesto predial.
Declaración de impuesto de vehículos las cuales corresponden al sector municipal y se presentan a la Secretaría de Hacienda del domicilio respectivo.

Existen otros impuestos de carácter específico como el impuesto a los licores, a los cigarrillos, a las importaciones, a la gasolina, que debe ser pagado por las entidades afines con estas actividades comerciales a los organismos departamentales establecidos, según la normatividad que esté rigiendo en el respectivo Departamento y cuya cobertura cubra solo esta localidad.

Las declaraciones tributarias a nivel nacional controladas por la DIAN deben ser presentadas por los contribuyentes basados en la normatividad determinada en la ley y en los decretos, resoluciones y doctrinas establecidas, cumpliendo en forma estricta con los plazos determinados para su presentación y pago.

La presentación de las declaraciones tributarias en forma extemporánea, incorrecta, que no contenga la información requerida totalmente y con las condiciones y requisitos exigidos debe pagar sanciones e intereses de mora.

Declaraciones tributarias nacionales

Declaración de renta y complementarios

Esta declaración debe ser presentada con una periodicidad anual por los contribuyentes a las Administraciones de Impuestos de su domicilio social en los plazos establecidos y corresponden a los tributos a pagar por los entes económicos con base en las utilidades obtenidas durante el periodo contable respectivo, el cual coincide en Colombia con el calendario. Existen formularios prediseñados por la DIAN para cumplir con esta obligación legal, los cuales contienen la identificación del contribuyente, las bases gravables y la liquidación privada correspondiente, y la firma de los responsables, toda la información basada en los libros de contabilidad de la sociedad y en las normas tributarias vigentes. La periodicidad de las declaraciones tributarias para pagar impuestos nacionales.

Declaración de impuesto sobre las ventas

La periodicidad de esta declaración es bimestral, se presenta en la Administración del domicilio social respectivo en los plazos establecidos y corresponde a los tributos establecidos sobre la comercialización de bienes y servicios gravados establecidos en la ley y en sus decretos, resoluciones y doctrina tributaria. Existen formularios prediseñados por la DIAN para cumplir con este tributo y contiene la identificación del contribuyente, las bases gravables, la liquidación privada, el pago y la firma de los responsables, toda la información basada en los libros de contabilidad y en las normas pertinentes.

Declaración de retención en la fuente

El periodo para presentar esta declaración tributaria es mensual y corresponde al anticipo del impuesto de renta y complementarios determinado en la ley sobre conceptos como honorarios, arrendamientos, servicios, comisiones, dividendos e ingresos tributarios, entre otros, que los agentes retenedores deben efectuar al realizar ciertos hechos económicos, según las normas establecidas para con esta declaración pagarle a la DIAN los valores recaudados en su nombre.

Su presentación debe efectuarse en los formularios prediseñados diligenciando los datos de identificación del ente económico, los valores retenidos por los diferentes conceptos de retención basados en los libros de contabilidad y en las normas tributarias respectivas y las firmas de los responsables.

Requisitos de funcionamiento

Los entes económicos o empresas para su funcionamiento deben cumplir unos requisitos mínimos exigidos por la ley y vigilados por organismos gubernamentales determinados para tal fin. Es por ello que las empresas y las personas naturales que desarrollen actividades mercantiles o de comercio en Colombia deben cumplir con los requisitos de funcionamiento exigidos.

Para su funcionamiento los entes económicos deben reunir los siguientes requisitos:

Escritura de constitución ante una notaría.
Registro mercantil ante la Cámara de Comercio respectiva de la localidad.
Obtención del número de identificación tributaria NIT. Para su identificación tributaria.
Registro ante la Secretaría de Hacienda o quien haga sus veces a nivel municipal
Si posee establecimientos de comercio debe llenar los requisitos ante las entidades municipales correspondientes como son: Salud, Bomberos, permiso de funcionamiento ante la Alcaldía local y el permiso de derechos musicales de autor, si es el caso.

En virtud de lo anterior es importante resaltar la reforma tributaria establecida según la ley No. 1607 de Dic./2012 que modifica diversos artículos del Estatuto Tributario relacionados con el impuestos a las ventas, el impuesto al valor agregado, entre otros aspectos.