La necesidad de optimizar los procesos hoy en día en las organizaciones y poder dar un valor diferenciador a la información que se tiene en múltiples formatos o hojas de cálculo, hacen que el trabajo con las funciones de bases de datos en Excel y la creación y edición de macros, sean herramientas que permite la sistematización de muchos de los procedimientos rutinarios en la industria de manera fácil y rápida.

Para el manejo de datos en Excel y la utilización de funciones es vital tener claridad sobre unos conceptos básicos, por este motivo, antes de iniciar con el desarrollo de los temas propuestos, es importante recordar dichos conceptos. Los archivos de Excel se denominan libros y cada libro puede tener como mínimo una hoja y como máximo el número de hojas que la memoria disponible de la maquina puede contener. Cada hoja contiene 1.048.576 filas y 16.384 columnas, las filas están nombradas con números y las columnas con las letras del alfabeto iniciando en la A y terminando en XFD. La intersección entre una fila y una columna se denomina celda y un conjunto de celdas se denomina rango. En la hoja de cálculo siempre tenemos lo que se conoce como celda activa y es en esta donde se puede iniciar la edición de los datos.

Propósito general

Utilizar de manera eficiente las funciones y herramienta de Excel con respecto al manejo de bases de datos.

Propósitos específicos

• Conocer las distintas funciones que posee Excel para el manejo de una base de datos en forma de hoja de cálculo.
• Crear y editar macros a través de la grabadora de macros y de los procedimientos function.

Como ya se mencionó anteriormente, los archivos de Excel permiten manipular varias hojas y en estas hojas es donde estarán los datos, por este motivo es vital empezar a trabajar con las diferentes opciones para el manejo de múltiples hojas.

Conozca las opciones para manejar múltiples hojas en Excel.

Las funciones lógicas en Excel se utilizan para evaluar condiciones que permiten la toma de decisiones, lo que quiere decir que utilizan valores y operadores lógicos para su desarrollo.

Le invitamos a revisar dentro de la Ampliación temática las funciones lógicas que posee Excel.

En este módulo se trabajarán las funciones (si, y, o) y las anidadas de cada una de ellas, con lo cual es importante explicar de forma general los componentes de estas funciones.

Las funciones de búsqueda y referencia permiten encontrar datos específicos, que coincidan con un criterio de búsqueda definido y también permiten ubicar la posición de dichos datos en la hoja de cálculo.

Le invitamos a revisar dentro de la Ampliación temática las funciones de búsqueda y referencia que posee Excel.

Revise los argumentos generales para las funciones BuscarV, BuscarH y Buscar.

Las funciones matriciales, son fórmulas que se pueden aplicar a un rango de datos que llamaremos matriz de datos, es importante recordar que cuando hablamos de matrices de datos, los datos están ubicados en forma de cuadrado o rectángulo, lo que quiere decir que tenemos datos en filas y columnas. Existen dos tipos de fórmulas matriciales, las que utilizan una matriz de datos realizando operaciones sobre ellos y retornan un único valor y las que trabajan con una matriz de datos, pero retornan también otra matriz de datos después de realizar los cálculos correspondientes.

Revise el siguiente recurso para profundizar en el tema de funciones matriciales.

Las funciones de texto permiten trabajar con algunas de propiedades de las cadenas de caracteres, para modificarlas y de esta manera poder obtener los resultados que se requieran. Dentro de las funciones de texto más utilizadas están: Concatenar, Mayusc, Minusc.

Revise el siguiente recurso para profundizar en el tema de funciones matriciales.

Las funciones de fecha y hora permiten realizar búsquedas de fechas específicas, cálculos de diferencia de días entre una fecha inicial y una fecha final, entre otras.

Le invitamos a revisar dentro de la Ampliación temática las funciones de texto y de fecha y hora que posee Excel.

Revise con atención el siguiente ejemplo del uso de funciones de fecha y hora.

Dada la capacidad que posee Excel podemos construir y administrar una base de datos sencilla con ciertas limitaciones; ¿pero que es una base de datos?, una base de datos es un conjunto de datos que están organizados bajo una estructura y listos para ser utilizados con el fin de brindar información exacta y veraz para la toma de decisiones. Cuando se menciona que los datos están organizados, bajo una estructura; se refiere a que en Excel los datos están en filas y columnas, formado tablas, donde las columnas las denominaremos campos y las filas registros. Entonces, una base de datos puede tener múltiples tablas y la mejor forma de administrarlas es ubicando cada una de ellas en hojas diferentes para permitir su escalabilidad.

Ahora, un campo será la mínima unidad de información de la base de datos, ya que por sí solo no tiene relevancia y un registro es el conjunto de campos que hacen referencia a un objeto, persona o cualquier entidad.

Para el manejo de la base de datos existen una serie de funciones que permiten ordenar, filtrar, agrupar y generar subtotales para la base de datos.

Las tablas dinámicas son una de las herramientas de Excel más utilizadas para el análisis de los datos. El objetivo de una tabla dinámica es resumir los datos para que los usuarios los puedan analizar de una forma rápida y sencilla.

Lo que hacen es agrupar los datos de forma diferentes, de tal manera que se pueda obtener los informes que se desean, por ejemplo, si se solicita un informe donde se pueda visualizar las ventas de automóviles realizadas en cada una de las ciudades donde hay un concesionario, así como también el total de ventas por tipo de vehículo, lo que se requiere es la sumatoria de las ventas por cada ciudad y también la sumatoria de las ventas por cada tipo de vehículo vendido. El realizar una tabla dinámica permite visualizar la información solicitada, haciéndolo en muy pocos pasos.

Conozca las partes de una tabla dinámica con su descripción.

Son una serie de instrucciones que se ejecutaran cuantas veces se desee, de forma automática, al pulsar una combinación de teclas o al hacer clic sobre un botón al cual se le asigne la ejecución de dichas instrucciones.

Estas instrucciones se ejecutarán según el orden en el que fueron realizadas y su objetivo es automatizar tareas que son repetitivas y que pueden estar haciendo que los usuarios utilicen tiempo adicional en su realización.

La grabadora de macros es una herramienta que permite crear y almacenar todos los pasos que se realicen y lo que hace Excel es que automáticamente convierte esos pasos en sentencias de código Visual Basic para Aplicaciones, sin realizar una sola línea de código.

Conozca los pasos para crear un macro utilizando la grabadora.

Cuando se habla de la edición de una macro, es vital tener claro que la única manera de realizarlo es a través de la modificación directa del código que se genera automáticamente en Visual Basic para Aplicaciones cuando se hace la grabación; por este motivo, es necesario aclarar unos conceptos básicos adicionales.

Cada elemento de Excel se representa en Visual Basic para Aplicaciones como un objeto y esto conforma lo que se conoce como el modelo de objetos del lenguaje de programación. El objetivo de este modelo es identificar cada una de las partes de Excel, como son la misma aplicación, los libros, las hojas y los rangos.

Revise el siguiente recurso para profundizar en la edición de macros.

Todas las herramientas que se han estudiado desde la primera unidad, hasta este punto, se pueden utilizar en la construcción de una macro dentro del módulo de Excel.

Actividad de aprendizaje

Para finalizar, realice la actividad propuesta y autoevalué su proceso de aprendizaje.

Material de apoyo

Los archivos de Excel se denominan libros y cada libro puede tener como mínimo una hoja y como máximo el número de hojas que la memoria disponible de la maquina puede contener. Cada hoja contiene 1.048.576 filas y 16.384 columnas, las filas están nombradas con números y las columnas con las letras del alfabeto iniciando en la A y terminando en XFD. La intersección entre una fila y una columna se denomina celda y un conjunto de celdas se denomina rango. En la hoja de cálculo siempre tenemos lo que se conoce como celda activa y es en esta donde se puede iniciar la edición de los datos. Dentro de las opciones que se tienen para el manejo de múltiples hojas tenemos: insertar una hoja nueva, renombrar una hoja, eliminar una hoja, mover o copiar hojas, cambiar el color de las etiquetas y ocultar o mostrar las hojas. La consolidación de datos es también otra herramienta que permite a los usuarios resumir o consolidar información que se tiene en varias hojas, en una hoja principal o maestra.

Le invitamos a revisar la siguiente interactividad que le permitirá repasar lo estudiado en Manejo de datos y funciones en Excel.

Actividad de aprendizaje

Para finalizar, le invitamos a analizar el siguiente caso de estudio propuesto y a dar la solución que considere pertinente.