Los estados financieros son una herramienta indispensable para que los usuarios externos de la contabilidad logren tomar decisiones acertadas en cuanto a seguridad y rentabilidad de su inversión, participación y colocación de sus recursos en un ente económico.

Los estados financieros sirven para comunicar la información contable mediante la composición de cada uno de sus elementos que lo conforman.

En la unidad, se presenta la terminología característica de los estados financieros y la contabilidad en general, se conocerá la diferente fuente de financiación interna y externa sobre su estructura, atendiendo la técnica contable enmarcada en las disposiciones contables legales vigentes.

También, la función social que se debe cumplir con los estados financieros y la composición y estructura de estos.

Objetivo general

Presentar la información pertinente y concisa relativa a todos los movimientos y transacciones realizadas por el ente económico en un periodo contable, para que los inversionistas, acreedores y otros usuarios de los estados financieros, tengan elementos adicionales para examinar la capacidad del ente económico para generar futuras inversiones en él.

Objetivos específicos

• Capacitar al estudiante para presentar información pertinente a los estados financieros del ente económico.

• Evaluar la capacidad de un ente económico para generar los estados financieros a través de sus operaciones.

• Analizar los cambios experimentados en los estados financieros, derivados de las diferentes transacciones económicas del ente económico.

Los estados financieros son el medio principal para suministrar información contable a los usuarios internos del ente económico y a los usuarios externos que no tengan acceso a los registros del ente.

Mediante la presentación ordenada de los diferentes registros contables, los entes económicos a una fecha de corte recopilan, clasifican y presentan el resumen de la información contable a través de los estados financieros.

Por ello, es indispensable conocer la importancia de los estados financieros para suministrar la información contable a usuarios indeterminados o a usuarios específicos interesados en la situación financiera de los entes económicos.

Es importante:

• Preparar los estados financieros de los entes económicos.
• Aprender los elementos de los estados financieros.
• Conocer la clasificación de los estados financieros y sus usuarios.
• Saber proveer información acerca de los recursos económicos de una empresa, que sea útil para los inversionistas, acreedores y demás usuarios.

Los estados financieros se constituyen en las herramientas que la gerencia y dirección del ente económico utilizan para mostrar el resultado financiero de las diferentes transacciones comerciales, realizadas durante un periodo contable de acuerdo a cada categoría.

Estas categorías son los elementos de los estados financieros relacionados con la situación financiera del ente económico; en el balance general son los activos, pasivos y patrimonio; en el resultado del ejercicio son los ingresos y los costos y gastos.

La presentación de estos elementos tanto en el balance general como en el estado de resultados, se aplica un proceso de clasificación en cada elemento; los activos de acuerdo a su disponibilidad y sus pasivos de acuerdo a su exigibilidad, a fin de que la información se presente en forma sencilla y se pueda interpretar por los inversionistas para que puedan tomar sus decisiones.

Lectura complementaria

Teniendo en cuenta los propósitos y a quién van dirigidos los estados financieros, el artículo 20 del Decreto 2649 los clasifica de la siguiente manera: “los estados financieros se dividen en estados de propósito general y de propósito especial”.

De propósito general

El artículo 21 del Decreto 2649 define: “Son estados financieros de propósito general aquellos que se preparan al cierre de un período para ser conocidos por usuarios indeterminados, con el ánimo principal de satisfacer el interés común del público en evaluar la capacidad de un ente económico para generar flujos favorables de fondos. Se deben caracterizar por su concisión, claridad, neutralidad y fácil consulta. Son estados financieros de propósito general, los estados financieros básicos y los estados financieros consolidados”.

De igual manera, el artículo 22 del Decreto 2649 clasifica los estados financieros básicos de la siguiente manera: “el balance general, el estado de resultados, el estado de cambios en el patrimonio, el estado de cambios en la situación financiera y el estado de flujos del efectivo”.

De propósito especial

Los estados financieros de propósito especial, según el artículo 24 del Decreto 2649 de 1993, "aquellos que se preparan para satisfacer necesidades específicas de ciertos usuarios de la información contable. Se caracterizan por tener una circulación o uso limitado y por suministrar un mayor detalle de algunas partidas u operaciones."

Lectura complementaria

El artículo 450 del Código de Comercio define que: "al final de cada ejercicio se producirá el estado de pérdidas y ganancias". Este estado financiero se convierte en una de las herramientas financieras más valiosas para evaluar la gestión económica de una organización, así como una importante guía en el proceso de toma de decisiones gerenciales.

En la determinación de los resultados definitivos de las operaciones realizadas por el ente económico, en el respectivo ejercicio contable, es importante la apropiación de las partidas necesarias para atender las depreciaciones, el demérito, las desvalorizaciones y demás ajustes para garantizar el patrimonio social.

Forman parte del estado de resultados los ingresos generados por la empresa, así como los costos y gastos incurridos durante el periodo contable. Si los ingresos son mayores que los costos y gastos se genera utilidad; si los ingresos son menores que los costos y gastos se genera una pérdida durante el periodo. Para el reconocimiento de los ingresos y gastos durante el periodo contable se deben tener en cuenta las normas de contabilidad generalmente aceptadas y, en especial, la norma de asociación para obtener un resultado real de las operaciones durante el ejercicio respectivo. Los ingresos se deben reconocer al momento en que se hayan devengado, y los gastos se deben reconocer al momento de su causación.

El flujo de efectivo es un estado financiero básico de propósito general, de obligatoria preparación y presentación, que presenta información pertinente de un ente económico sobre los cobros y pagos de efectivo o sus equivalentes durante un periodo contable, partiendo de los resultados y llegando al efectivo neto al final del mismo.

Este estado debe ser analizado conjuntamente con los otros estados financieros para obtener una mejor interpretación. Según el artículo 120 del decreto 2649 de 1993, define el estado del flujo del efectivo de la siguiente manera. "el estado de flujo de efectivo debe presentar un detalle del efectivo recibido o pagado a lo largo del periodo, clasificado por actividades de: Operación, o sea, aquellas que afectan el Estado de Resultados. Inversión de recursos, esto es, los cambios de los activos diferentes de los operacionales y, financiación de recursos, es decir, los cambios en los pasivos y en el patrimonio diferentes de las partidas operacionales". Por tanto, el estado de flujos de efectivo se relaciona con las transacciones en efectivo ocurridas en el ente económico durante un periodo contable. El núcleo del sistema económico y financiero es el efectivo que circula por la caja. El movimiento de caja tanto débito como crédito, afecta las diferentes cuentas del balance y del estado de resultados, es decir, todo el sistema contable del ente económico. Por tanto, el movimiento del efectivo permite determinar sus fuentes y sus usos, conformando los flujos de efectivo como objetivo fundamental.

Existen dos formas o métodos para presentar las actividades de operación en el estado de flujos de efectivo: el método directo y el método indirecto. Dé clic aquí y observe la imagen con las principales características de los dos métodos.

Lectura complementaria

El estado de cambios en la situación financiera también se denomina: estado de fuentes y uso de fondos, estado de origen y aplicación de fondos, flujo de fondos, estado de cambios en la posición financiera, estado de origen y aplicación de recursos. El estado de cambios en la situación financiera proporciona información sobre las actividades de financiación e inversión del ente económico durante un ejercicio o periodo contable.

Muestra la circulación de fondos en la empresa, los cambios en los rubros corrientes y no corrientes, el flujo de fondos del ente económico durante un ejercicio contable a través de sus orígenes y las aplicaciones dadas a dichos fondos. Para elaborar el estado de cambios en la situación financiera es necesario conocer los fondos y el capital de trabajo del ente económico, el cual se obtiene por la diferencia entre el activo corriente y el pasivo corriente, los anteriores se encuentran en el balance general.

Al estudiar el estado de cambios en la situación financiera (ver primer hipervículo), se observan las transacciones comerciales que afectan el capital de trabajo y se concluye que estas transacciones pertenecen a la categoría tres porque aumentan o disminuyen el capital de trabajo. A ellas nos vamos a referir en adelante, para analizar los cambios en la situación financiera.

El estado de cambios en el patrimonio compara los saldos del principio con los del final del patrimonio del ente económico, es decir, muestra los aumentos y las disminuciones producidas en el patrimonio del ente económico durante un periodo contable, en los diferentes grupos como son: el capital social, el superávit de capital, las reservas, la revalorización del patrimonio, los dividendos o participaciones decretados en acciones o cuotas de interés social, resultados del ejercicio o acumulados y superávit por valorizaciones. Las variaciones en el patrimonio se presentan por aumentos de capital, distribuciones de utilidades, readquisición de aportes propios, colocación de aportes propios readquiridos, movimiento de reservas y otros movimientos contables.

Dentro del estado de cambios en el patrimonio, también se deben conocer otros estados:

• Estados financieros de periodos intermedios.
• Estado de costos del producto manufacturado y vendido.
• Estado de inventarios.
• Estados financieros extraordinarios.
• Estados financieros de liquidación.

Los estados financieros comparativos presentan cifras correspondientes a más de una fecha de corte o periodo contable de una empresa o ente económico. Se presentan de forma comparativa con relación al periodo inmediatamente anterior siempre que estos periodos sean iguales, con el fin de determinar las variaciones de aumento o disminución de cada una de las partidas de los estados financieros.

Para una mejor comprensión y presentación, se pueden adicionar unas columnas donde se muestran las variaciones de cada uno de los rubros y éstas pueden ser reflejadas en pesos como en porcentajes, logrando así una mejor presentación para el análisis de los mismos y facilitando la toma de decisiones de la gerencia.

Los estados financieros comparativos reflejan el incremento o la disminución de cada una de sus cuentas a una fecha o periodo contable determinado, esta variación se presenta en forma porcentual y relativa.

Los estados financieros certificados, de acuerdo a la reglamentación contable colombiana, son aquellos que están firmados por el representante legal y por el profesional de la contaduría pública, éste a su vez los elabora y presenta al revisor fiscal que en muchas ocasiones también los firma si el ente económico exige tenerlo.

La certificación de los estados financieros es una declaración para que quede constancia de las operaciones y las cifras que el ente económico lleva para el control de sus transacciones comerciales.

Los estados financieros dictaminados son aquellos que aparte de ser certificados, van acompañados de la opinión profesional del revisor fiscal. Es obligatorio que por lo menos una vez al año, al 31 de diciembre se presenten estos estados financieros. Los entes económicos deben cerrar las cuentas, preparar y difundir sus estados financieros.

Las notas a los estados financieros son las afirmaciones que corresponden a la presentación de las prácticas contables y revelación del ente económico al cual pertenecen, hacen parte integral de los estados financieros.

Según el artículo 114 del Decreto 2649, las notas a los estados financieros deben cumplir con prácticas y procedimientos que los administradores de la información deben efectuar y tener en cuenta en su presentación.

El artículo dice: “las notas, como presentación de las prácticas contables y revelación de la empresa son parte integral de todos y cada uno de los estados financieros. Las mismas deben prepararse por los administradores con sujeción a las siguientes reglas:

1. Cada nota debe aparecer identificada mediante números o letras y debidamente titulada, con el fin de facilitar su lectura y su cruce con los estados financieros respectivos.
2. Cuando sea practico o significativo las notas se deben referenciar adecuadamente en el cuerpo de los estados financieros.
3. Las notas iniciales deben identificar el ente económico, resumir sus políticas y prácticas contables y los asuntos de importancia relativa.
4. Las notas deben ser presentadas en una secuencia lógica, guardando en cuanto sea posible, el mismo orden de los rubros de los estados financieros.

Las notas no son un sustituto del adecuado tratamiento contable en los estados financieros”

Los estados financieros representan para las empresas el soporte financiero y contable para la respectiva toma de decisiones de asociados e inversionistas.

El análisis principal de los estados financieros se centra, principalmente, en el balance general y el estado de resultados. Los estados financieros complementarios ayudan a que el análisis de la situación financiera de la empresa sea más completa y se pueda adentrar en otros campos como el presupuesto, los costos y la auditoria.

Los estados financieros básicos muestran la confiabilidad que los inversionistas deben tener con relación a la información presentada, permiten también, tomar decisiones y ayudan a los administradores de esta información a controlar y solucionar las dificultadas que se puedan presentar.