Las empresas llevan el registro cronológico de sus transacciones comerciales y no comerciales en el desarrollo ordinario de sus actividades. Al terminar el ciclo o periodo contable (generalmente un mes), las cuentas contables deben ofrecer el valor más cercano posible a la realidad económica de la empresa, en razón a que estos valores son el soporte para la elaboración de los estados financieros básicos; de lo contrario, será necesaria la elaboración de asientos de ajuste, de forma que ofrezcan la exactitud deseada a la información y pueda ser refrendada.

Objetivo general

Realizar los diferentes asientos de ajuste que se deben preparar al finalizar cada mes, cumpliendo con las normas de asignación, el registro de los hechos económicos realizados que no se hayan reconocido, corregir los asientos incorrectos y reconocer e incorporar las omisiones que hayan tenido lugar.

Objetivos específicos

• Conocer la definición de los asientos contables de ajuste.
• Identificar la clasificación de las diferentes cuentas.
• Aplicar los asientos de ajuste a que hubiere lugar a las irregularidades cometidas en las cuentas que son objeto de registros o asientos de ajuste como caja, conciliación bancaria, inversiones, cartera, inventarios, valorizaciones, depreciaciones, activos diferidos y pasivos diferidos.
• Entender la importancia de los asientos de ajuste en la veracidad de la información que se reporta en los estados financieros.

La promulgación de la Ley 1314 de 2009 marca el ingreso de Colombia en el proceso de adopción de las Normas internacionales de información financiera (NIIF) y de aseguramiento de la información. Actualmente está en la convergencia de la normatividad vigente hacia las Normas internacionales de contabilidad y de información financiera.

El balance de comprobación es una herramienta útil para el control de la información contable y financiera, previa al cierre definitivo del periodo contable y antes de la generación formal de los estados financieros. Detecta oportunamente errores y omisiones en los registros contables o su saldo, a través de la revisión de los saldos de cada cuenta, evidenciando la necesidad de su corrección.

Los errores pueden surgir de un proceso formal de auditoría, la generación de reportes especiales administrativos (internos o externos), de control o en cumplimiento a la normatividad legal vigente; por lo que es imperativa su corrección mediante los asientos de ajuste. Respecto a las omisiones se puede elaborar el asiento omitido y contabilizarse; si se trata de errores, se realiza una comparación entre el asiento registrado y el que debió hacerse, registrando un único asiento neto o dos (uno, que reversa el asiento erróneo; y otro, que contabiliza el correcto). Tras la elaboración de los asientos de ajuste, se contabilizan y se prepara un nuevo balance con saldos ajustados, el cual servirá para elaborar los estados contables básicos definitivos.

Entre las cuentas sobre las que se puede presenta esta situación, están caja, bancos, clientes, cuentas por cobrar, inventario de mercancías, proveedores, activos y pasivos diferidos, entre otros.

El artículo 58 del Decreto 2649, en este sentido contempla que antes de emitir los estados financieros es necesario efectuar los ajustes necesarios para cumplir la norma técnica de asignación, registrar los hechos económicos realizados que no hayan sido reconocidos, corregir los asientos hechos incorrectamente y reconocer el efecto de la pérdida de poder adquisitivo de la moneda funcional.

Estos ajustes se clasifican según su tratamiento contable y los efectos en los estados financieros:

• Ajustes por ingresos y gastos acumulados o causados.
• Ingresos realizados pendientes de cobro.
• Gastos acumulados causados por pagar.
• Ajustes por ingresos y gastos diferidos o prepagados.
• Ingresos diferidos.
• Gastos diferidos y pagados por anticipado.
• Ajustes por depreciaciones y amortizaciones.
• Corrección de errores y omisiones.
• Pérdida del poder adquisitivo de la moneda.

Adicionalmente están los ajustes de caja, las conciliaciones bancarias, las provisiones para cartera vencida y las provisiones laborales y de nómina, que afectan la contabilidad para obtener resultados ajustados a la realidad económica del ente.

Para resolver dudas acerca del tema de esta pantalla, se sugiere hacer la lectura del último párrafo del Artículo 1 de la Ley 1314.

Material de apoyo

Se entiende por inflación el fenómeno económico que se produce por el incremento generalizado de los precios, como una tendencia económica normal del mercado y que tiene como efecto la pérdida del poder adquisitivo de la moneda

El Decreto 1536 del 7 de Mayo de 2007, modifica el Artículo 51 del Decreto 2649 de 1993 en cuanto al ajuste de la unidad de medida, manifestando “que los estados financieros no deben ajustarse para reconocer el ajuste de la inflación”.

Esta unidad abordó los temas aplicados a los asientos contables de ajustes, que la organización debe hacer al término de un ciclo para mostrar el saldo real de cada una de las cuentas que conforman los estados financieros, para tomar decisiones reales sin sobreestimar ni subestimar algún valor.

Los ajustes surgen de la corrección a los asientos ordinarios, producto de la rutina transaccional de la compañía, sumado a aquellos asientos extraordinarios que no surgen de las transacciones normales, pero que es necesario registrar, pues impactan la situación financiera de la entidad. Se realizan para llevar a la máxima realidad financiera posible la información de la empresa, a través de los siguientes conceptos (susceptibles de análisis y ajustes):

• Caja y otros valores
• Conciliación bancaria
• Cartera
• Depreciaciones
• Activos diferidos
• Amortización de activos intangibles
• Pasivos diferidos
• Gastos acumulados por pagar
• Laborales o de nómina

Material de apoyo