Hacer un presupuesto es planear lo que se quiere desarrollar en un futuro y cuantificarlo en términos monetarios, por ejemplo, cuando un trabajador distribuye su salario entre sus gastos cotidianos: los almuerzos, los pasajes para ir trabajar, el arriendo, etc.

En el caso de los presupuestos de las organizaciones, partiendo de una planeación estratégica se pueden establecer los objetivos, estrategias, políticas y directrices, que faciliten el cumplimiento de las metas trazadas. Esta planeación estratégica, apoyada por la parte operacional, facilita el cumplimiento de las funciones principales de la administración dentro de las cuales se encuentran la planeación, la organización y el control –como lo enseñan los estudiosos de la administración– de tal forma que su cumplimiento demuestre resultados favorables para la organización.

Propósito general

Detallar las definiciones, usos y aplicabilidad de los conceptos presupuestales como herramientas básicas para la alta gerencia, de tal forma que se facilite la toma de decisiones y se obtengan los mejores resultados.

Propósitos específicos

• Reconocer cada una de las cuentas que forman parte del ciclo de cuentas, que abarca la contabilidad general y de costos.
• Preparar y analizar los estados financieros siguiendo las normas contables establecidas para dar origen a los presupuestos.
• Reconocer las cédulas presupuestarias como herramientas de presentación de los presupuestos.

Si se considera el presupuesto como un valor estimado de los recursos necesarios para ejecutar una serie de actividades con el objeto de obtener unos resultados previstos, es de gran importancia que el empresario planee las operaciones que su empresa desarrolla, así como sus ingresos, costos, gastos y utilidades.

En este contexto, los procedimientos que se determinen deberán contemplar las posibles desviaciones por situaciones imprevistas que afecten estos factores, por lo que se precisa contemplar las causas y consecuencias de tales desviaciones con el fin de prepararse para enfrentarlas y hacer los ajustes necesarios.

En la actualidad, elaborar un presupuesto no es responsabilidad de una sola persona, sino que son los equipos de trabajo los que, con su compromiso y entereza, contribuyen al logro de los mejores resultados. Para tal fin, el aporte de cada uno de los integrantes del equipo es fundamental, ya que cada uno puede tener diferentes puntos de vista y apreciaciones sobre la elaboración y ejecución del presupuesto.

El presupuesto se expresa de manera cuantitativa debido a que los objetivos se deben medir, y su alcance se extiende hacia los recursos económicos definidos. La aceptación del presupuesto exige que cada una de las personas que está al frente de la organización, se comprometa en su cumplimiento y vele porque los resultados esperados se logren a satisfacción. Haga clic sobre el enlace para conocer la importancia de los presupuestos.

Haga clic sobre el enlace para acceder a una actividad que le permitirá practicar la planeación de un presupuesto.

La planeación desempeña un papel fundamental en la elaboración de un presupuesto, ya que considera como punto de partida el diagnóstico estratégico que consiste en evaluar –bien sea mediante un análisis DOFA– un ejercicio interno de reflexión o cualquier otra estrategia; la situación real y actual de la empresa en aspectos internos y externos que pudieran afectarla positiva o negativamente; el cumplimiento de los propósitos de la organización; las estrategias; los proyectos de inversión, y las diferentes políticas de las áreas en las que se divide la empresa.

Todas las acciones y los esfuerzos que se planteen en la planeación del presupuesto deben orientarse hacia el cumplimiento de la misión y la visión organizacional, de tal manera que los resultados de este ejercicio sirvan para trazar los caminos de crecimiento más convenientes, los planes de desarrollo, las estrategias competitivas y el uso apropiado de los recursos de que se dispongan, todo lo anterior con miras a asegurar el cumplimiento de los objetivos trazados.

Con la planeación táctica, que se da a nivel de cada una de las áreas, se pueden generar políticas, procedimientos y normas orientadas a la gestión de los recursos y a la generación de fondos, cuyos resultados se evidencian en las utilidades y en la rentabilidad misma.

Para apreciar este flujo de información y cómo los resultados son la base para las decisiones estratégicas se sugiere consultar el gráfico expuesto en la página 15 del libro de Jorge Burbano. Haga clic acápara acceder al enlace.

Tipos de Crecimiento La planeación estratégica orienta y regula el crecimiento de la empresa a través de los planes y acciones, estableciendo tres tipos de crecimiento:

No es igual una empresa que ejecuta una serie de actividades de manera empírica y sin planeación con el ánimo de lograr unos resultados económicos, que una empresa que define con anticipación los rubros en los que va a invertir para realizar esas actividades. Es apenas evidente que en el segundo caso los resultados serán superiores, y por ello elaborar un presupuesto tiene las siguientes ventajas:

• Se puede corroborar la coherencia entre las actividades planeadas y los objetivos y políticas de la empresa.
• Es posible cuantificar los recursos que se necesitan para la realización de las actividades previstas.
• Se puede establecer si los recursos necesarios están disponibles para su ejecución.
• El equipo de trabajo puede tener en consideración los riesgos y oportunidades, lo cual aumenta su compromiso y facilita la toma de decisiones.
• Ayuda a planear los costos de producción o prestación del servicio, sin dejar al azar aspectos que puedan ser relevantes posteriormente.
• Se puede planear la consecución de los recursos financieros a través de la solicitud de créditos. En este caso, también es posible programar los tiempos y formas de pago de dichos créditos.
• Cada persona del equipo puede participar con sus opiniones, de tal manera que se genera un compromiso por parte de todos y no se delega la responsabilidad a una sola persona.
• Permite establecer control sobre la disposición de los recursos y sus responsables.

La precisión en la información requiere del buen juicio o de la experiencia de quienes la proporcionan, pues una información mal suministrada puede entorpecer o frenar decisiones importantes en la ejecución de las actividades.

En ocasiones, el error de no contemplar factores que afecten la ejecución del presupuesto puede redundar en no conseguir los resultados esperados con las acciones planeadas. Esta situación puede generar molestias tanto en el equipo de trabajo como en la alta dirección de la organización.

En muchas ocasiones, la exigencia de ejecutar el presupuesto en su totalidad lleva a sus ejecutores a gastar en cosas innecesarias para la organización por el temor de que no se les vuelva a asignar esa partida en el siguiente periodo.

Existen cuatro formas de clasificar los presupuestos: de acuerdo a su flexibilidad, a su periodo, a su campo de acción y al sector al que corresponden.

De acuerdo con su flexibilidad, los presupuestos pueden dividirse en rígidos o flexibles; de acuerdo con su periodo, pueden dividirse en presupuestos de corto o largo plazo; según su campo de acción, pueden clasificarse como financieros, y si se tiene en cuenta el sector al que corresponden, se pueden dividir en privados, públicos o mixtos.

Tipos de presupuestos Haga clic sobre el enlace para conocer la descripción de algunos de los tipos de presupuestos anteriormente mencionados.

Al elaborar el presupuesto es fundamental considerar el tipo de planeación que se realiza en la empresa, la cual se establece de acuerdo a la forma en la que se planearán las actividades. En este orden de ideas, existen tres tipos de planeación que se subordinan de acuerdo al nivel organizacional en el que se realizan.

La planeación estratégica es la que se realiza en la alta dirección de la organización y la cual permea a todas sus dependencias, la planeación táctica corresponde a las áreas de la organización y sus líderes son los respectivos jefes de dichas áreas. Finalmente, la planeación operativa se desarrolla al interior de los grupos de trabajo.

La planeación estratégica consiste en formular, organizar y evaluar decisiones fundamentales en el largo plazo que afectarán a toda la organización y cuya responsabilidad recae esencialmente en la alta gerencia, por lo cual se hacen de obligatorio cumplimiento para toda la empresa.

Cada uno de los departamentos o áreas funcionales realizará sus actividades teniendo como fijación las determinaciones que proceden de las directivas, de tal manera que la sumatoria de todas ellas debe dar como resultado el cumplimiento de las metas empresariales.

Haga clic sobre el enlace para conocer un ejemplo de la forma en que se aplica la planeación estratégica en una organización.

Los principales referentes a usar en un proceso de planeación estratégica son la visión, la misión, los valores y las estrategias de la organización.

Diagnóstico empresarial interno y externo

En esta gráfica se puede observar que el diagnóstico interno y el diagnóstico externo son la base para la realización de la planeación estratégica. En este sentido, la planeación estratégica se constituye en una herramienta que le ayuda a la alta gerencia a cumplir con sus funciones para que todas las actividades puedan ejecutarse dentro de los lineamientos estipulados. Haga clic sobre el esquema interactivo.

Actividad de aprendizaje

Le invitamos a realizar la siguiente actividad relacionada con los referentes de la planeación estratégica.

Corresponde a la planeación que se realiza al interior de un área funcional de la empresa con el fin de cumplir con la planeación estratégica. Entre las características más relevantes de este tipo de planeación se destaca que es realizada por el jefe directo de cada uno de los departamentos, por lo cual cada uno de los integrantes de las diferentes secciones se encargará de cumplir con las instrucciones de su jefe inmediato.

Volviendo al ejemplo de la planeación estratégica citado anteriormente, en el que la alta gerencia de una cadena de cafeterías quiere conquistar el mercado en el departamento de Cundinamarca, la planeación táctica permitiría que cada uno de los departamentos realice su propia planeación.

Así las cosas, el área de producción se encargará de planear junto al de ventas, las cantidades de productos que se deberán surtir para satisfacer a los consumidores, los equipos de cocina que se deberán disponer, el personal necesario para atender las nuevas sucursales, los insumos necesarios, el nivel de productividad esperado, etc.

Este tipo de planeación tiene su campo de acción a nivel de cada uno de los subgrupos de las áreas funcionales, por lo que la planeación de objetivos será eminentemente a corto plazo, siendo responsable de su cumplimiento el jefe de sección –que será un jefe de menor rango jerárquico– junto con su equipo de trabajo.

Se refiere especialmente a la forma como se designan las tareas específicas que deben realizar las personas en cada una de sus unidades, realizando dentro de los lineamientos establecidos las actividades que se han planteado en la planeación estratégica y en la planeación táctica. Normalmente obedece a la realización de actividades programables y su parámetro principal es la eficiencia.

Para el caso de la cadena de cafeterías, involucra las actividades que se realizan en las diferentes áreas. En el área de producción: la preparación y empaque de alimentos; en el área de ventas: actividades relacionadas con capacitación, publicidad y generación de expectativas en cada zona, y en el área de recursos humanos: las labores de búsqueda de personal local para atender los nuevos puntos de venta.

Algunas empresas tienen establecido el procedimiento para elaborar su presupuesto, mientras que otras no. Por esta razón no existe un modelo único de procedimiento y, en consecuencia, a continuación se propone una serie de pasos para elaborarlo.

Actividad de repaso

En la siguiente actividad se presenta un ejercicio resuelto sobre el tema de análisis de esta unidad. Revíselo detenidamente, responda las preguntas que se plantean al final y socialice las respuestas con el tutor de la asignatura. Haga clic sobre el enlace para acceder el contenido.

Los estados financieros se usan para presentar a los directivos el reporte de lo que ha ocurrido durante el periodo para el cual se han elaborado, respecto de la situación financiera, las utilidades que se han obtenido, la forma como se han logrado estos resultados y el método a emplear para analizarlos.

Sin embargo, hay algunos factores que no se pueden expresar en términos monetarios y no se registran en los estados financieros, como por ejemplo:

• Las condiciones existentes en el medio.
• La capacidad de que disponen los directivos para obtener resultados.
• La eficiencia del personal en la ejecución de las actividades.
• La procedencia de materias primas, recursos, etc.

En consecuencia, los estados financieros no pueden mostrar con exactitud matemática cuál es la posición financiera que se ha logrado, los resultados obtenidos ni los métodos empleados, sino que estas conclusiones deben ser inferidas por los gestores y el personal administrativo responsable de los mencionados factores.

Características y estructura de los estados financieros básicos Haga clic sobre el enlace para acceder a un documento que le permitirá profundizar en los aspectos estructurales de los estados financieros.

El primer paso para elaborar un presupuesto global es definir sus objetivos, es decir, lo que se quiere hacer con él. Luego se deben analizar las políticas empresariales, el diagnóstico estratégico empresarial; la disponibilidad y calidad de los recursos necesarios; la misión, visión y objetivos organizacionales; el ambiente económico y la distribución de las áreas funcionales.

A continuación, a manera de ejemplo, podrá conocer la estructura básica de un estado de situación financiera:

Para elaborar un presupuesto es necesario que la organización cuente con personal capacitado en ciertas áreas del saber. Estas personas deben tener conocimientos específicos que permitan elaborar de manera correcta el presupuesto y, por su puesto, cumplir con los objetivos planteados. En la siguiente interactividad se exponen algunas de estas áreas del saber.

La investigación de mercados es un área del saber que le puede ayudar a la empresa a definir la factibilidad de sus proyectos y a establecer el mercado potencial y la utilidad tanto social como económica de sus operaciones. En este contexto, los elementos necesarios para elaborar un presupuesto son:

• el análisis financiero;
• el diagnostico estratégico empresarial, y
• las políticas de la empresa.

Una vez se cuenta con los elementos para elaborar un presupuesto se procede a elaborar las cédulas presupuestarias o cuadros de información, que se utilizan para elaborar cada uno de los presupuestos. Estas cédulas se usan para llevar el control del avance y la ejecución de los proyectos de la empresa.

Ejemplos

Con el propósito de mostrar ejemplos prácticos de la forma de elaborar las cédulas presupuestarias y, en general, los presupuestos, a continuación se presentan dos ejemplos puntuales. Haga clic sobre cada uno de ellos para acceder a los documentos:

• Elaboración de cédulas presupuestarias.
• Caso aplicativo de elaboración de presupuestos.

Actividad de repaso

Con el propósito de poner en práctica los conceptos aprendidos, realice el siguiente ejercicio. Haga clic sobre el enlace para acceder al contenido.

Los presupuestos son herramientas fundamentales para las organizaciones, tanto públicas como privadas y se utilizan en todos los sectores de la economía: industrial, comercial, de servicios, etc. Los presupuestos brindan información que permite pronosticar el futuro y facilitan a la alta gerencia la toma de decisiones en forma oportuna. Para elaborarlos es importante conocer la misión, la visión y las políticas organizacionales sobre las cuales descansa el quehacer de la empresa.

La planeación estratégica, mediante el conocimiento del comportamiento interno y externo, permite que la empresa se pueda anticipar a las situaciones que resulten imprevistas generando ventajas significativas, con lo cual se reduce tanto el riesgo como la incertidumbre que puedan conducir al fracaso en los negocios.

Para realizar los presupuestos se debe tener pleno conocimiento de las ventajas que se derivan de adoptar un sistema de presupuestos, definir el horizonte comercial y financiero de la empresa, y estar preparado para las condiciones imprevistas que se puedan presentar.

De igual manera, se debe tener pleno conocimiento de las cuentas y partidas contables que conforman tanto los estados como los movimientos financieros, el papel que juegan dentro de los resultados y especialmente la forma de proyectar las cifras confiablemente, de tal forma que la gerencia pueda pronosticar los ingresos y egresos en cada uno de los periodos que se estimen.