Haga clic sobre el enlace para conocer los pasos a seguir en la elaboración de un presupuesto.
Corresponde a la fase en la que se evalúan los resultados de las vigencias anteriores, se realiza un análisis del comportamiento del mercado (precios de los productos o servicios, cantidad de unidades vendidas por el sector y por la empresa misma, rentabilidad, etc.) y se establecen las políticas internas de la organización.
Con este diagnóstico la empresa puede tener más fundamentos y seleccionar las estrategias que le permitirán obtener los mejores resultados. Esta información servirá para que cada uno de los departamentos o áreas de la empresa prepare su propio presupuesto y lo entregue a la alta gerencia para consolidarlos en un único presupuesto y poder establecer las estrategias para su cumplimiento.
Con base en la información proveniente de cada una de las áreas se procede a elaborar sus respectivos presupuestos y a consolidar el presupuesto maestro, de acuerdo a las siguientes pautas:
En esta etapa se ponen en marcha los planes de acuerdo a la información que ha brindado cada área. Un comité de presupuestos se encarga de asesorar y apoyar su realización, y presenta los informes apropiados de acuerdo a los objetivos y metas propuestos.
Mediante el monitoreo, el continuo seguimiento y el acompañamiento, se puede establecer el grado de cumplimiento y hacer los ajustes necesarios, en caso de requerirse, para evitar desviaciones que afecten al área involucrada y a aquellas que dependan directamente de sus recursos.
Al final del periodo de elaboración del presupuesto se debe elaborar un informe crítico de los resultados obtenidos, analizando las fallas que se presentaron en cada etapa y haciendo un reconocimiento de los logros alcanzados. Es fundamental que se haga esta retroalimentación para reconocer el buen trabajo o tomar las medidas necesarias donde se presentaron fallas.
Es evidente que un presupuesto originado en un diagnóstico organizacional cuantifica los recursos necesarios en cada una de las áreas: ventas, producción, administración, etc. Por ejemplo, en producción se deben incluir los costos de fabricación como materiales, mano de obra y costos indirectos de fabricación; en ventas se deben tener en cuenta las unidades a producir y el precio de venta de cada una de ellas; mientras que en tesorería se deben incluir las entradas de dinero y la distribución del recurso monetario en los diferentes gastos para que se pueda dar origen a los estados financieros correspondientes.
En la página 70 del texto de Jorge Burbano se encuentra publicada la figura «Estructura del presupuesto empresarial» la cual muestra el orden más apropiado para preparar los presupuestos. Haga clic sobre el enlace para acceder al texto en línea:
Burbano, J. (s. f.). Presupuestos. Un enfoque de direccionamiento estratégico, gestión y control de recursos. 3.ª ed. (p. 70).
Recuperado de:
http://bit.ly/2mpgCRf.
Una vez elaborado el diagnóstico organizacional se procede con el presupuesto de ventas, el cual forma parte del estudio de mercados. Para este presupuesto se programan las unidades que se van a fabricar en los periodos siguientes empleando cualquiera de las técnicas conocidas, como la proyección por mínimos cuadrados, por incremento en los valores relativos, por incremento en los valores absolutos, etc.
Se define el precio que se va a fijar para el producto o servicio y luego se multiplican las cantidades por el precio para obtener el valor de las ventas, las cuales sirven de base para elaborar el presupuesto de caja y el presupuesto de recaudo con las sumas que se reciban de acuerdo a las políticas crediticias que haya establecido la organización para sus clientes.
Se determina con las cantidades que se encuentren al inicio del ejercicio, denominadas inventario inicial, a las cuales se deben agregar las cantidades que se van a comprar.
De este valor se restan las unidades que se hayan utilizado en la fase de producción y se establece el valor del inventario final de los productos terminados. El valor de este presupuesto se establece con el sistema que se aplique para valorizar los inventarios, y el cual puede ser el método FIFO o PEPS (primeras en entrar, primeras en salir); el método LIFO o UEPS (últimas en entrar, primeras en salir); el método de promedio ponderado (mediante el cual se dividen los valores de los inventarios en las unidades existentes y se obtiene el precio promedio), o el método retail (que es el precio del mercado de acuerdo al precio al cual vende la competencia en un sector determinado).
A este presupuesto de producción se le adiciona el valor de la mano de obra directa teniendo como base la cantidad de horas presupuestadas para la producción y la tasa de remuneración que se haya calculado. Además, para completar este presupuesto se suma el valor de los CIF (costos indirectos de fabricación).
Con la información proveniente de los presupuestos de ventas y del presupuesto de producción se puede elaborar el estado de resultados proyectado para cada uno de los años posteriores. Para efectuarlo se debe tener en cuenta que se debe iniciar desde el valor de las ventas, del cual se resta el costo de producción para calcular la utilidad bruta. De este total se restan los gastos no operacionales y nos da como resultado la utilidad neta antes de impuestos. Se calcula la carga impositiva a la tasa vigente, se resta de la utilidad neta antes de impuestos y se obtiene la utilidad neta después de impuestos.
El balance general, como se estudió anteriormente, está conformado por los activos, el pasivo y el patrimonio. Dentro del grupo de los activos se proyecta especialmente el valor del efectivo mediante el presupuesto de efectivo, el saldo del presupuesto de recaudo y el valor de los inventarios finales. Además se incorporan los valores de los activos fijos que queden o se hayan adquirido.
En el grupo de los pasivos se proyectan las cuentas por pagar a los proveedores y cualquier otra obligación resultante de las operaciones realizadas, y finalmente en el patrimonio se verán reflejados el aporte de los socios y las utilidades provenientes del estado de resultados, las cuales servirán para comprobar la ecuación patrimonial, es decir, que el valor de los activos sea igual a los pasivos más el patrimonio.