Se estima que en el mundo y en Colombia, no más de la tercera parte de los proyectos concluyen exitosamente; esto tiene un grave efecto para el desarrollo del país y representa grandes pérdidas en la inversión pública y privada. Con frecuencia, se encuentran proyectos mal diseñados y deficientemente ejecutados que no cumplen las expectativas de los interesados.

La elevada participación de los proyectos en el resultado global de las compañías y la búsqueda de soluciones probadas o mejores prácticas de la industria, avalan el rol decisivo de la gerencia de proyectos en todo tipo de organizaciones. El éxito de un proyecto radica, entre otros aspectos, en su viabilidad económica y en el grado en el que resuelve las necesidades de clientes internos y externos. Para que esto suceda, todos los procesos de un proyecto necesitan ser planificados, supervisados y optimizados.

Teniendo en cuenta lo anterior, en la presente unidad se identifican las funciones del gerente de proyectos, se busca la comprensión de los conceptos y los procesos necesarios en la gestión de proyectos, los cuales han sido identificados y definidos por un estándar internacional, aceptado a nivel mundial y que ha recogido la experiencia de miles de gerentes en cientos de proyectos.

En esta unidad conocerás las principales funciones de un gerente y conceptos clave dentro de la Gerencia de proyectos.

Objetivo general

Explorar las funciones del gerente de proyectos y conocer los conceptos y herramientas de la gerencia de proyectos.

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Objetivos específicos

• Identificar las funciones del gerente de proyectos.
• Definir qué es proyecto, qué es gerencia de proyectos e identificar el ciclo de vida de proyectos.
• Reconocer los procesos y herramientas de gerencia de proyectos del estándar del PMI® - Project Management Body of Knowledge.
• Aplicar los procesos de iniciación y cierre de un proyecto.
• Identificar técnicas para la planificación del alcance, el tiempo y los costos de un proyecto.

El gerente, además de cumplir con unas funciones técnicas, debe asumir el liderazgo, la solución de problemas, el trabajo en equipo, la negociación, la política y las expectativas del cliente. A continuación, se describen las funciones básicas de un gerente de proyectos:

The project manager^[1]

El gerente es la persona más influyente de la gestión de proyectos; su responsabilidad esencial, es integrar los esfuerzos de la participación en áreas funcionales de apoyo para lograr los objetivos del proyecto. En entornos complicados, es difícil para las organizaciones relacionar los hechos acerca de la tecnología, los métodos de producción, costos y mercados.

Management functions^[2]

1. El gerente del proyecto decide lo que hay que hacer, es decir, lo planifica todo. Comprende la constitución de metas de organización y de los medios para alcanzarlas, dependiendo de los recursos disponibles y las fuerzas del entorno.
2. El gerente decide cómo organizar el trabajo.
3. El gerente dirige y motiva a las personas para que alcancen los objetivos llevando a cabo el liderazgo. En esta función, el gestor se centra en los trabajadores, los grupos y sus relaciones para influir en el rendimiento laboral y el comportamiento.
4. El gerente controla y evalúa el desempeño en relación con los estándares de eficiencia y eficacia y toma las medidas correctivas necesarias.

Las cuatro funciones anteriores, se llevan a cabo para lograr las metas organizacionales. Ello incluye una quinta función: la evaluación de las otras funciones para determinar dónde se necesita un cambio. La función de cambio, reconoce que las organizaciones son sistemas abiertos y los objetivos y actividades tienen que adaptarse a los cambios en el entorno interno y externo.

Dentro de la gerencia de proyectos, existen diferentes elementos y conceptos que se interrelacionan. A continuación, se describen los principales:

• Proyecto

Según ISO 9000, un proyecto es un proceso único, que consiste en un conjunto de actividades coordinadas y controladas con fechas de inicio y de finalización, llevadas a cabo para lograr un objetivo conforme, con requisitos específicos, incluyendo las limitaciones de tiempo, costo y recursos.

• Gerencia de proyectos

La gerencia de proyectos es la aplicación de información, conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades involucradas en un proyecto, a fin de satisfacer las necesidades del mismo^[1].

• Ciclo de vida de un proyecto

El ciclo de vida del proyecto es un conjunto de fases generalmente secuenciales y en ciertas ocasiones superpuestas, cuyo nombre y número se determinan por las necesidades de gestión y control de la organización u organizaciones que participan en el proyecto.

• Estructura de la organización

La estructura de la organización es un factor ambiental de la empresa que puede afectar la disponibilidad de recursos e influir en la manera en que se dirigen los proyectos.

• Project Management Institute - PMI
• Guía PMBOK

Para que el proyecto tenga éxito, los procesos al igual que los objetivos deben ser claros y adecuados.

El PMI - Project Management Institute, establece un grupo de procesos de dirección de proyectos que aseguran que el proyecto avance de manera eficaz durante toda su existencia. Estos procesos incluyen herramientas y técnicas involucradas en la aplicación de habilidades y capacidades en las diferentes áreas de conocimiento y grupos de procesos^[1].

A continuación, se describen los grupos de procesos y las áreas de conocimiento:

Grupos de procesos

El PMBOK® describe un total de 42 procesos que se agrupan dentro 5 categorías:

• Iniciación: define o autoriza el proyecto o una fase del mismo. Sus productos son el project charter y el registro de stakeholders.

• Planeación
• Ejecución
• Control
• Cierre

Áreas de conocimiento

Se deben establecer las áreas de conocimiento en la gestión del proyecto.

La gestión de la integración consiste en los procesos requeridos para asegurar que varios de los elementos de un proyecto estén coordinados apropiadamente. Apoya el desarrollo, ejecución del plan de proyecto y el control de cambios en general. La gestión implica tomar decisiones para balancear los objetivos del proyecto, asignar recursos y manejar las interdependencias entre las áreas de conocimiento y los diferentes procesos relacionados.

A continuación, se describen cada uno de los procesos de la gestión de integración del proyecto, según el PMBOK.

• Desarrollar el acta de constitución del proyecto - Project charter

El acta de constitución del proyecto, establece una relación de cooperación entre la organización ejecutante y la organización solicitante (o cliente, en el caso de proyectos externos) y se caracteriza, por dar a conocer unos ítems al iniciar un proyecto.

• Desarrollar el plan para la dirección del proyecto

Es el proceso que define, prepara, integra y coordina todos los planes subsidiarios del proyecto (tiempo, alcance, costo, calidad, etc.). Debe contar con unos entregables.

• Dirigir y gestionar la ejecución del proyecto

Aquí se lleva a cabo lo definido en el proyecto. Además, se pueden realizar los cambios que ayuden a la prevención y restauración de defectos dentro del proyecto.
Las actividades a realizar para este proceso, se pueden observar aquí.

• Supervisar y controlar el trabajo del proyecto

En la gestión del alcance se define lo requerido en el proyecto; es decir, se incluyen los procesos necesarios y se determina qué se incluye y qué se excluye para el alcance del proyecto:

• Acopio de requerimientos.
• Definición del alcance.
• Crear Estructura de Desglose de Trabajo – EDT.
• Verificación del alcance.
• Control del alcance.

La gestión del tiempo se encarga de obtener la planeación del proyecto en el tiempo acordado. Contiene los siguientes procesos:

• Definición de las actividades
• Secuenciar actividades

En este proceso, se toman las actividades identificadas en el proceso anterior y se les da una secuencia de acuerdo con la forma en la que se debe hacer el trabajo. La forma más utilizada es un diagrama de red.

Existen dos métodos para realizar el diagrama de red:

1. Método PDM (Precedence Diagramming Method).
2. Método ADM (Arrow Diagramming Method).

• Estimación de recursos de las actividades
• Estimación de la duración de las actividades
• Desarrollo del cronograma
• Control del cronograma

La gestión de costos, implica, desarrollar una aproximación de los costos que tendrán los recursos necesarios para completar cada una de las actividades del cronograma. Se compone de tres procesos:

• Estimación de costos: determina el presupuesto, el nivel de precisión y exactitud. Es importante tener en cuenta, que la precisión determina la exactitud del precio y también de los desfases e incumplimientos.

• Determinar el presupuesto: para determinar el presupuesto, se suman los costos estimados de cada una de las actividades del cronograma, se agregan y muestran por paquetes de trabajo para ir estableciendo una línea base de costo total, lo equivale al costo total del proyecto.

• Control de costos: proceso que monitorea la situación del proyecto y gestiona cambios en la línea base de costo.

  
  

Para ver un ejemplo de utilización de la técnica del valor ganado, revise la documentación de la derecha.

La gestión de la calidad, debe abordar los aspectos de la calidad relativos a la gestión del proyecto, como la de los productos, servicios y resultados. Cualquier fallo en alguno de estos aspectos, pone en peligro el riguroso control y calidad de todo el proyecto^[1].

La no implementación de los procesos de gestión de calidad, incrementa la probabilidad de que el proyecto incurra en costos de la no calidad.

Y en la gestión de calidad, los procesos que la comprenden son:

• Planificación de la calidad
• Realizar aseguramiento de la calidad

Es el proceso en el que se realizan actividades planificadas y sistemáticas, necesarias para proporcionar confianza. Aporta al mejoramiento continuo del proceso, que busca reducir las actividades inútiles y que no agregan valor, lo cual permite que los procesos operen con mayores niveles de eficiencia y efectividad. La forma más detallada para describir este proceso, se encuentra en el PHVA.

• Realizar control de la calidad

Para reforzar el conocimiento, por favor realice la siguiente actividad de repaso.

La gestión de recursos humanos, hace referencia a los procesos requeridos para aprovechar los conocimientos y capacidades de las personas involucradas en el proyecto. Consiste en la planeación organizacional, adquisición de staff y desarrollo del equipo.

Los procesos que se destacan en la gestión de recursos humanos son:

• Planificación de los recursos humanos.

• Adquirir el equipo del proyecto.

• Desarrollar el equipo del proyecto.

• Gestionar el equipo del proyecto.

En la gestión de las comunicaciones, se hace especial énfasis, en que la comunicación entre todos los miembros del proyecto sea clara y eficaz, con miras a la obtención de excelentes resultados en el transcurrir del proyecto. Según el PMBOK, el gerente de un proyecto invierte el 90% de su tiempo en la comunicación con los miembros del equipo y otros interesados del proyecto. Por ello, es fundamental establecer excelente comunicación.

Los procesos que comprenden la gestión de las comunicaciones son:

• Identificación de interesados

En este proceso, se determina quiénes son las personas y entidades impactadas por el proyecto, se documenta la información de su interés, la intervención e impacto.

• Planificación de las comunicaciones

La planificación de las comunicaciones, se crea a través de herramientas como el análisis de requisitos de comunicación, donde se determina la información requerida por cada interesado y la complejidad del proceso. Además, se toma en cuenta la infraestructura tecnológica de la organización para establecer la comunicación.

• Distribución de la información
• Gestionar las expectativas de los interesados
• Informar el desempeño

Este proceso hace referencia a la identificación, análisis y respuesta al riesgo del proyecto. Consiste en la identificación del riesgo, cuantificación del riesgo, desarrollo de la respuesta al riesgo y en el control de la respuesta al mismo.

Los procesos que comprenden la gestión de riesgos son:

• Planeación de la gestión de riesgos.

• Identificación de riesgos

En este proceso, se identifican los riesgos que pueden aparecer en la vida del proyecto. En él participan: el equipo de dirección de proyectos, el equipo de gestión de riesgos, expertos de la empresa u organización, expertos externos, clientes, usuarios finales, los inversores, los participantes y encargados de las distintas tareas del proyecto.

• Análisis cualitativo de riesgos

• Análisis cuantitativo de riesgos

Establece un análisis numérico de la probabilidad de cada riesgo y de su peso cuantitativo sobre los objetivos del proyecto, así como del riesgo global en sí del propio proyecto. Generalmente, hace uso de técnicas avanzadas de simulación, como pueden ser las técnicas de Monte-Carlo.

• Planeación de la respuesta a los riesgos
• Seguimiento y control de riesgos

Para ver un ejemplo de utilización de la técnica del valor ganado, estudie el caso sobre administración del riesgo.

A continuación, haga clic aquí para realizar la actividad de repaso.

Procesos requeridos para adquirir bienes y servicios fuera de la organización ejecutora. Consiste en la planeación de la gestión de las adquisiciones, planear las licitaciones, selección de proveedores, administración de contratos y cierre de contratos.

Los procesos que comprenden la gestión de las adquisiciones son:

• Planificar las adquisiciones

• Realizar las adquisiciones

Consiste en obtener respuestas de los proveedores, seleccionar un proveedor y adjudicar un contrato. En este proceso, el equipo recibirá ofertas y propuestas y aplicará criterios de selección definidos previamente, a fin de seleccionar uno o más proveedores que estén calificados para efectuar el trabajo requerido y que sean aceptables como tales.

• Administrar las adquisiciones

La administración de las adquisiciones, garantiza que el desempeño del vendedor satisfaga los requisitos de adquisición y que el comprador actúe de conformidad con los términos del contrato legal.

• Cerrar las adquisiciones

La gerencia de proyectos es una disciplina de gran importancia para distintos entornos. Hoy en día, se ha convertido en pieza esencial para muchos sectores así como asignatura destinada al manejo de actividades singulares de carácter temporal, que maximiza la probabilidad de obtención de resultados a tiempo, dentro del presupuesto y con la calidad esperada.

La gerencia de proyectos, se encarga de la planificación y el control de proyectos.

Por planificación, se entienden todas aquellas tareas orientadas a planear la ejecución de un proyecto antes de su inicio, mientras que las actividades de control se encargan del monitoreo y seguimiento del progreso del proyecto.

Según el Project Management Institute, la gerencia de proyectos es la aplicación del conocimiento, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades de un proyecto, con el fin de cumplir los requerimientos de este. La gerencia de proyectos, se concibe mediante el desarrollo de procesos como iniciación, planificación, ejecución, control y finalización.

Es importante, tener en cuenta que muchos de los procesos asociados a la gerencia de proyectos son de naturaleza iterativa. Esto se debe en parte, a la existencia y la necesidad de un desarrollo progresivo del proyecto conforme avanza su ciclo de vida, puesto que cuanto más se conoce sobre el proyecto, mejor puede ser gestionado.