Las organizaciones que busquen la excelencia, deben desarrollar sistemas de información confiables, oportunos, precisos y significativos como uno de los factores clave de éxito. La contabilidad es un sistema de información cuantitativa, que traduce las operaciones de la empresa en valores monetarios para satisfacer las necesidades de diferentes usuarios que acuden a la información financiera de las organizaciones, para tomar las decisiones más adecuadas sobre las mismas.

Los sistemas contables en general, son técnicas para generar información en forma sistemática que cuantifican todas las operaciones de una organización y las expresan en términos monetarios: transacciones, labores y conversiones que realice la empresa en el desarrollo del objeto económico o razón de ser de la compañía.

La información generada por las diferentes actividades de la organización es de vital importancia para todos los individuos involucrados en el desarrollo de las mismas, ya sea que estén dentro o fuera de la organización.

Objetivo general

Comprender los conceptos básicos de contabilidad general con sus componentes, y su complemento y diferencia con los conceptos de contabilidad de costos, en los distintos tipos de empresas.

Objetivos específicos

• Brindar a los estudiantes conceptos claros que le permitan diferenciar la contabilidad general y la contabilidad de costos.

• Relacionar los conceptos previos de contabilidad general con los nuevos conceptos de contabilidad de costos.

• Establecer las diferencias entre gastos y costos.

• Identificar los diferentes tipos de empresas y los costos aplicables en cada una de ellas.

Aunque aparentemente la contabilidad es un campo altamente técnico, que solo pueden entender las personas versadas en el tema; todo el mundo, a diario, practica la contabilidad con los diferentes ingresos y egresos. La contabilidad puede definirse como el sistema de información que permite identificar, clasificar, registrar, resumir, interpretar, analizar y evaluar, en términos monetarios, las operaciones y transacciones de una empresa.

La contabilidad general permite establecer los estados financieros y presentar el resultado final del ejercicio contable en forma global. A su vez presenta informes de situaciones pasadas o históricas. Este tipo de contabilidad es también conocida como contabilidad financiera y brinda información estática de la compañía, lo que permite un análisis a un corte establecido.

Lectura complementaria

Contabilidad financiera, administrativa y de costos

El propósito fundamental de la contabilidad es proporcionar Información financiera veraz, confiable, y oportuna de las operaciones de una organización. Esto se logra a través de contabilidad financiera, administrativa y de costos.

A diferencia de la contabilidad general, la contabilidad de costos muestra un detalle pormenorizado de los componentes del costo de producción o venta de un artículo en forma unitaria, lo que permite la fijación de precios y el conocimiento de los márgenes.

Además, los costos permiten la planificación de todos los momentos del proceso productivo: de la compra de los materiales, insumos o materias primas, la contratación de personal, el stock de materiales, entre otros; todo esto permite el aprovechamiento de los recursos y la planeación financiera.

Se entiende por empresa toda la unidad productiva que combina capital y trabajo, dedicada a la producción de bienes o prestación de servicios destinados al mercado, con o sin fines de lucro. Busca producir un resultado económico, está sometida a las reglamentaciones profesionales o estatales, destinada al establecimiento de la libre competencia y sometida al control de calidad de los productos ofrecidos a los consumidores. Toda empresa precisa de recursos humanos (directivos y empleados), financieros, técnicos y económicos para poder funcionar.

Para conocer las diferencias que existen entre las actividades de las empresas comerciales, las empresas de servicios y las empresas manufactureras o de transformación, haga clic aquí.

Los elementos del costo varían cuando se trata de una empresa comercial, de servicios o manufacturera. Independientemente de tratarse de entes que buscan un lucro o ganancia, y finalmente entran a ejercer una función comercial en el mercado, para los productores o industriales resulta un poco más complejo determinar el costo final:

• Empresas comerciales o distribuidoras: se dedican a la compra de productos y sin necesidad de someterlos a transformaciones los venden. Por ejemplo: Carrefour, Éxito, zapaterías, comercializadores de muebles, almacenes de ropa, etc.

• Empresas industriales o manufactureras: para poder sacar el producto a la venta deben transformarlo. Allí entran los tres elementos del costo: materias primas o materiales directos, mano de obra directa y carga fabril o costos indirectos de fabricación (CIF). Por ejemplo: fábricas de alimentos, Alpina, Bavaria, Coltejer, fábricas de muebles, etc.

• Empresas de servicios: se dedican a la satisfacción de las necesidades de un cliente mediante la prestación de un servicio especializado o profesional. Por ejemplo: compañías de asesorías profesionales, aseguradoras, talleres de mantenimiento, bancos, etc.

Gasto: constituyen erogaciones de dinero que se efectúan para mantener en marcha una empresa o actividad productiva. Son salidas constantes y fijas de efectivo. Habitualmente el gasto ocurre independientemente a que la compañía genere un ingreso; es decir, el gasto no es recuperable en el tiempo. En la contabilidad general los gastos se encuentran en la cuenta 5.

Costos: desembolsos o erogaciones de dinero para cubrir las necesidades de producción en una compañía, directamente ligados al producto, por lo que son gastos transferidos al inventario de productos terminados, o al inventario de mercancías para la venta. Existen otras erogaciones que deben incluirse en costos indirectos de fabricación.

“Cargos directos: Son aquellos que se pueden identificar plenamente ya sea en su aspecto físico o de valor en cada unidad producida, y como tales tenemos: las materias primas básicas y la mano de obra directa en la fabricación. Cargos indirectos: Son aquellos que no se pueden localizar en forma precisa en una unidad producida, absorbiéndose en la producción en forma de prorrateo”¹.

Concepto de sistemas de costos

Desde la perspectiva de la función de producción, un sistema de costos se define como el: "conjunto de procedimientos, técnicas, registros e informes estructurados sobre la base de la teoría de la partida doble y otros principios técnicos, que tienen por objeto la determinación de los costos unitarios de producción y el control de las operaciones y equipos de fabriles efectuadas.”¹

Para concluir, las características de producción y el momento en que se determinan los costos, representan tan sólo dos aspectos diferentes pero complementarios, y no es posible aislar una clasificación de la otra; sino que por el contrario, debe referirse tanto a una como a otra clasificación cuando se desarrolle un sistema de costos en una industria de transformación. Así, por ejemplo, puede hablarse de un sistema de costos por órdenes de producción con costos históricos o con costos predeterminados.

Lectura complementaria

Para comprender la contabilidad de costos en las empresas, es necesario tener claridad en los conceptos básicos de contabilidad, su manejo, sus principios y sus normas; ya que la contabilidad de costos no es una contabilidad nueva, sino que por el contrario, es una derivación de la contabilidad general que permite detallar los elementos del costo de producción, y por tanto brinda mayor control de las cifras y su evolución.

Es importante tener en cuenta que los tres elementos del costo: materiales, mano de obra y costos indirectos de fabricación están en constante cambio y evolución; por lo tanto, si no se revisan constantemente, puede que los precios no sean los adecuados; lo que pueden llevar a la quiebra de una compañía. Es necesario que también se tenga en cuenta la competencia, y controlar las posibles fugas de dinero, por costos que no se tuvieron en cuenta en el momento de fijar precios.