Grupo de procesos

El ciclo de vida de un proyecto se ha organizado en los que en adelante identificaremos como grupos de procesos.

Estos grupos de procesos están directamente relacionados con el modelo de mejora continua de Edwards Deming que se conoce como PHVA (Planear – Hacer – Verificar – Actuar ) o en inglés PDCA ( Plan – Do – Check – Act).

Haciendo una correlación con el modelo de mejora continua, en la gerencia de proyectos, se puede identificar los grupos de procesos así:

Es importante aclarar que los grupos de procesos no necesariamente se desarrollan de manera consecutiva, ya que por ejemplo la ejecución y control se estarán desarrollando permanentemente.

Tomar la decisión de desarrollar un proyecto, para cualquier organización, es un proceso que debe ser realizado con responsabilidad, ya que se están comprometiendo recursos y presupuesto. Por eso es muy importante realizar un análisis para determinar la justificación de emprender el proyecto.

El equipo de dirección del proyecto, debe entre otras actividades realizar un estudio de factibilidad que permita valorar el proyecto, para lo cual se utiliza la documentación disponible, se establecen reuniones con los interesados y expertos en la materia y se toman en consideración las restricciones asociadas.

Se debe determinar el alcance a partir de los requisitos del negocio y criterios de aceptación que permitan dar respuesta a las necesidades y expectativas de los clientes o interesados.

Finaliza este grupo de procesos con el acta de constitución del proyecto, que integra los requisitos, hitos y entregables. Esta acta permite formalizar la autoridad del director del proyecto y el compromiso con el mismo.

Grupo de procesos de planificación

Este es el grupo más importante, ya que se deben establecer las líneas base, que permitirán posteriormente generar controles para evitar desviaciones de lo proyectado.

Las actividades de planeación que pueden considerarse como obligatorias son: la planificación del alcance, los recursos humanos, los interesados, las comunicaciones y el cronograma.

Otras actividades que, aunque pueden considerarse opcionales, no deberían omitirse son: la planificación de riesgos, calidad y adquisiciones.

Por último se debe ajustar el cronograma, alineándolo con el tiempo estimado, costes, presupuesto y financiación.

Grupo de procesos de ejecución

En este grupo de procesos, el director del proyecto demuestra su capacidad de liderazgo, al coordinar el trabajo de los demás integrantes del equipo, de acuerdo con las líneas bases planificadas, para el desarrollo de los entregables.

Se encarga además de implementar cambios o hacer ajustes a lo planeado si así se requiere, para que se produzcan los entregables definidos. Una buena parte de su tiempo, estará gestionando las comunicaciones con los interesados.

Grupo de procesos de monitorización y control

En este grupo de procesos se realizan mediciones del desempeño, a partir de diferentes técnicas y herramientas que permitan determinar los niveles de desviación, de lo ejecutado respecto a lo planificado.

Además de realizar controles para mantener actualizada la información sobre los riesgos, verificar la calidad definida para los entregables y administrar los contratos relacionados con las adquisiciones del proyecto, se debe tener control de la comunicación y participación del equipo, el desarrollo del trabajo y gestionar los cambios que se requieran.

Grupo de procesos de cierre

Todo proyecto tiene un fin, esto es la culminación de las actividades, a partir de la entrega y aceptación del producto o servicio desarrollado.

Las actividades que se involucran en este grupo de procesos implican la aceptación formal y final de los entregables por parte de la entidad solicitante, la entrega formal y el cierre administrativo con los componentes legales, financieros y administrativos.

Se deben archivar las lecciones aprendidas, la documentación del proyecto, para garantizar su posible utilización como fuente de conocimiento en proyectos futuros.

Desde el momento mismo de la solicitud del proyecto hasta su culminación, el director del proyecto debe utilizar una serie de buenas prácticas que forman parte de las competencias y habilidades que debe desarrollar.

El reconocimiento del contexto de la organización solicitante, así como el de la entidad que ejecuta, proveedores e interesados en general, es un factor relevante para lograr el engranaje de los diferentes procesos que permitirán alcanzar las metas propuestas para el proyecto.