Enfoques de gestión
Para conseguir una buena dirección de proyectos es necesario desarrollar de manera eficiente los procesos que se definieron para el desarrollo del proyecto. Con esto se conseguirá aumentar la probabilidad de éxito y cumplir con las metas trazadas para el proyecto
La dirección de un proyecto conlleva la gestión de todos los aspectos que deben ser considerados para un eficaz desarrollo y de acuerdo con el marco normativo existente, se ha establecido un plan de gestión de proyectos que los organiza y describe los procesos a su interior.
Todos los procesos al interior de un proyecto tienen relaciones que están directamente asociadas al enfoque que desde la dirección del proyecto se halla adoptado.
Los procesos de la dirección de proyectos son un conjunto de actividades que sistemáticamente producen un resultado que será recibido por otros procesos y se encuentran distribuidos a través de todas las fases del proyecto, de acuerdo con el ciclo de vida adoptado para el desarrollo del mismo.
Una de las principales responsabilidades en la dirección del proyecto es la realización de la integración del proyecto, ya que debe tener claro el objetivo del proyecto y como éste aporta valor a los objetivos estratégicos de la organización. En la gestión de la integración del proyecto se unen personas, procesos y el conocimiento que se ha generado en la organización.
Dependiendo de las características particulares del proyecto, tales como su tamaño o complejidad, el director del proyecto, de acuerdo con sus habilidades y competencias en todas las áreas de conocimiento del proyecto, selecciona un método en el que aplica la gestión técnica para integrar los procesos de inicio a fin del proyecto y alcanzar los resultados esperados.
Otro elemento fundamental es la gestión de las comunicaciones. Durante la dirección de un proyecto, un alto porcentaje del tiempo se va a dedicar a reunir información y comunicarla a los interesados, de acuerdo con las estrategias, formatos y canales definidos para ello.
La línea de acción general estará determinada por el alcance definido para el proyecto, y se basada en los objetivos, requerimientos y entregables, con lo cual se podrá elaborar una planificación de todas las actividades necesarias para el desarrollo del proyecto.
Se consideran en esta gestión la secuencia de actividades a realizar, a partir de la estructura de descomposición del trabajo, el cual se puede representar cómo un diagrama que contiene los bloques de tareas, junto con sus dependencias. El cronograma representa la secuencia de las tareas y los plazos que se establecen para cada una de ellas.
Cuando en el proyecto participan diferentes equipos, es necesario sincronizar las tareas, para que los entregables de los que dependan los equipos se desarrollen dentro de los límites de tiempo asignados.
Para la realización de las tareas se debe contar con una serie de recursos y es por esto que se requiere de una gestión de los recursos, incluyendo recursos humanos, herramientas o servicios que pueden estar disponibles en la organización. Se puede requerir, además, el gestionar la adquisición de los mismos a través de los procesos de contratación de proveedores.
De manera permanente se deben establecer procesos que permitan realizar un seguimiento y control. Estas actividades enmarcadas en los estándares de calidad y las líneas base definidas para costos, tiempos, alcance y los riegos identificados para el proyecto, apoyan otras actividades de gestión, para poder garantizar el cumplimiento de los objetivos del proyecto.
Como punto final es necesario documentar las actividades propias del cierre del proyecto, incluyendo además las experiencias y lecciones aprendidas.
Cada uno de los procesos y procedimientos de la dirección de proyectos deben estar alineado con las políticas y estándares de la organización. Las diferentes gestiones que se realizan, permiten prestar atención a todos los aspectos que deben ser tenidos en cuenta por el director del proyecto, en su camino para liderar al equipo de proyecto de manera efectiva y alcanzar los objetivos propuestos para el proyecto.