Nombrar sistemas[1] o lo que es lo mismo identificar y caracterizar el sistema, desde la percepción personal, es el primer paso de la declaración de identidad de una organización. El proceso de identificación de un sistema organizacional incluye definir partes y relaciones de acuerdo con el propósito del mismo,[2] lo que implica identificar entradas o insumos, salidas o productos, procesos que transforman insumos en productos, quienes organizan y quienes ejecutan esos procesos, y el entorno con el cual interactúa el sistema, en el cual se encuentran diferentes grupos entre los que están además de los clientes y proveedores, los competidores, el Estado, la comunidad, los inversores, las entidades financieras y los medios de comunicación. A excepción de los proveedores, clientes y competidores, los demás son considerados reguladores de la interacción de la organización con el entorno.
En ese proceso de identificación se caracterizan organizaciones, actividades primarias, actividades de apoyo y procesos. La identificación puede variar dependiendo del punto de vista de quien hace la caracterización.
Para ejemplificar este caso, se invita al lector a hacer el ejercicio con la figura anterior. ¿Qué ve? Algunos dirán que una joven mujer y otros que una anciana, dependiendo de la percepción personal.
Por ejemplo, la gerencia de ventas ve a la organización como aquella que atiende clientes a través de las visitas comerciales para obtener pedidos y lograr el presupuesto de ventas. La gerencia de producción ve a la organización como aquella que produce artículos con máxima productividad y mínimo costo, para cumplir pedidos de clientes. Y la gerencia financiera ve a la organización como aquella que factura artículos a los clientes y recauda la cartera lo más pronto posible para generar flujo de efectivo que debidamente reinvertido produce rentabilidad.
Obsérvese que la descripción de la organización hecha por los diferentes autores, aunque con diferente enfoque, tiene tres elementos en común. Primero define que hace la organización. En segundo lugar explica cómo lo hace. Y por último, establece el porqué lo hace, es decir el propósito u objetivo que se busca. Resumiendo, nombrar sistemas comprende:
En el caso de una universidad, un ejemplo de una posible descripción hecha por estudiantes sería:
Sistema que brinda educación superior a los estudiantes, a través de docentes que dictan clases, conferencias, y seminarios, orientan talleres y laboratorios y colocan pruebas y trabajos los cuales evalúan, para formar profesionales idóneos capaces de vincularse laboralmente o montar su propia empresa.
Para el caso de un supermercado, desde el punto de vista de los gerentes:
“Un sistema para suministrar comestibles en pequeñas cantidades a los consumidores individuales a través de comprar grandes cantidades a productores y agricultores y distribuirlas, para proveer ganancias a los accionistas y buenos salarios a los empleados”.[3]
Para facilitar el proceso de nombrar sistemas se desarrolló el sistema nemotécnico conocido como TASCOI,[4] el cual corresponde al segundo paso de la declaración de identidad de la organización. Su significado se traduce en la definición de Transformación, Actores, Suministradores, Clientes, Owners (propietarios), Intervinientes.
Para el ejemplo del supermercado, presentado en la sección anterior, el desarrollo del TASCOI queda:
| T | Comestibles producidos en grandes volúmenes, agrupados en presentaciones pequeñas que pueden ser comercializados al detalle. |
| A | Todos los empleados del supermercado. |
| S | Agricultores y empresas procesadoras de comestibles. |
| C | Consumidores locales. |
| O | La gerencia del supermercado. |
| I | Competidores. Superintendencia de Industria y Comercio. INVIMA. DIAN. Confederación Colombiana de Consumidores. |
[1][2][3]Reyes, A. (2005). Apuntes de clase curso Diagnóstico y diseño organizacional. Bogotá. Universidad de los Andes, Maestría en Ingeniería Industrial.
[4]Espejo, R. (1993). Syncho Ltd. Cybernetic Method to Study Organization. Citado en: Rojas, M. (2005). Aplicación práctica del método Cibersyn. Medellín. Universidad Nacional de Medellín, Escuela de Ingeniería de la Organización. Facultad de Minas. En: http://xue.unalmed.edu.co/mdrojas/pdf_doc/cibersyn.pdf, Recuperado: 9 de agosto de 2009.