Análisis de caso: mapa de procesos

Antes de abordar el caso tenga en cuenta que:

Un mapa de procesos se convierte en un instrumento útil para la gestión del cambio porque en él se puede identificar:

• Posibles correctivos o cambios, así como nuevas oportunidades para el modelo de negocio.
• Roles y contribuciones claves que ofrece cada área en favor de los objetivos de la organización.
• Mejoras en el flujo de información para que los procesos sean más eficientes y eficaces.
• Identificar las necesidades actuales y futuras de los clientes.

Es así como por medio de este instrumento se puede analizar e identificar cambios que pueden representar para la organización un agregado de valor importante frente a su mercado. Con el desarrollo de este tema usted aprenderá a apoyarse en el mapa de procesos de su empresa para detectar un cambio en la estructura organizacional e introducirlo, así como también usar dos herramientas más de diagnóstico útiles para el líder: el análisis de contexto y el DOFA.

Con el siguiente estudio de caso, usted podrá desarrollar la competencia analítica tan necesaria para el líder de la alta gerencia.

Ahora si el caso, léalo con atención:

Una estructura organizacional se puede asemejar a un carro. Su carcaza es la estructura y el motor es el pensamiento estratégico que convierte a la organización en un buen carro que le permite llegar al objetivo. Gracias a la estructura, se alcanza velocidad, agilidad y eficiencia. Pero en otros casos, muchas veces, las estructuras son un obstáculo, en vez de ser un estímulo.

Supongamos que usted, como líder de la alta gerencia, después de analizar el contexto de su organización, mediante la herramienta DOFA, detectó en el área administrativa la siguiente oportunidad: que sus productos (cursos de formación) los podía llevar hacia las regiones. Pero también detectó como amenaza que llevar el producto a la región encarecería el curso de formación debido al transporte de los profesores.

Así que, revisa el mapa de procesos del área administrativa y al analizar los procesos operativos que se encuentran en la franja roja del mapa, usted encuentra un proceso llamado “gestión de los gastos de viaje de los trabajadores”

Usted analiza que este proceso operativo podría ser una nueva oportunidad negocio, pero también analiza que de hacer crecer este proceso el nivel de docentes que iría a la región a dictar los diplomados de su empresa aumentaría y gastarían más de lo previsto. Por tanto, los diplomados tendrían que subir de precio para cubrir el gasto de viaje de los docentes.

Usted decide gestionar un cambio en el área y buscar una solución más atractiva comercialmente y menos costosa administrativamente.

¿Qué haría?

1. Eliminaría este proceso administrativo y evitaría abrir una nueva oportunidad de negocio pese a que el análisis de contexto le demostró que era una oportunidad, debido a los altos costos que supondrían llevar docentes a dictar diplomados a regiones apartadas.
2. Mantendría ese proceso e iniciaría con pocos docentes esta oportunidad de negocio para ver si ir a regiones cercanas a su sede empresarial a dictar los diplomados no saldría tan costoso.
3. Definitivamente eliminaría este proceso y lo convertiría en un proceso estratégico sumándolo a la “gerencia de innovación+desarrollo”.
   
   Sopese cada una de las alternativas. Analice cada decisión frente al mapa de procesos, puesto que esto implicaría gestionar cambios en el área y en el talento humano de su empresa.
   
   Si usted decidió la tercera opción, analice ¿por qué lo haría?, ¿qué beneficios cree le traería a su empresa esta decisión?