De acuerdo con el artículo 52 del Código de Comercio, toda empresa legalmente constituida deberá cumplir con lo estipula en este artículo: “al iniciar sus actividades comerciales y, por lo menos una vez al año, todo comerciante elaborará un inventario y un balance general que permita conocer de manera clara y completa la situación de su patrimonio.”[1] El balance general presenta a una fecha determinada la situación financiera del ente económico. Es de reconocimiento general que para efectos administrativos, financieros y por requerimientos legales el balance general y otros estados financieros se preparan en el país para periodos semestrales, trimestrales o mensuales. El balance general ofrece información a usuarios externos de la organización interesados en conocer su situación financiera y a los administradores para la toma de decisiones financieras. Los elementos del balance general de acuerdo con el decreto 2649 de 1993 son los siguientes:
El activo es una parte del balance general que representa todos los bienes que tiene la empresa su clasificación se hace de acuerdo a la exigibilidad. Se define según el artículo 35 del decreto 2649 como: “un activo es la representación financiera de un recurso obtenido por el ente económico como resultado de eventos pasados, de cuya utilización se espera que fluyan a la empresa beneficios económicos futuros.”[2]
El pasivo se define como todas aquellas obligaciones por pagar que la empresa tiene para con terceros el artículo 36 del decreto 2649 técnicamente lo define así: “un pasivo es la representación financiera de una obligación presente del ente económico, derivada de eventos pasados, en virtud de la cual se reconoce que en el futuro se deberá transferir recursos o proveer servicios a otros entes.”[3]
El patrimonio representa todas las obligaciones que tiene el ente económico con socios o accionistas según sea el caso, el Decreto 2649 en su Artículo 37 lo define técnicamente de la siguiente manera: “es el valor residual de los activos del ente económico, después de deducir todos sus pasivos.”[4]
La presentación del balance general, en nuestro país, refleja la expresión de la ecuación del patrimonio al momento de la apertura de operaciones, registrando las cuentas del activo en el lado izquierdo como cuentas deudoras y las del pasivo en el lado derecho como cuentas acreedoras. Existe también, aunque menos generalizada, la presentación estilo informe o reporte, donde se refleja en primera instancia el activo y en forma siguiente y en sentido vertical, las cuentas del pasivo y luego las del patrimonio La presentación de los estados financieros básicos debe realizarse en concordancia con el Plan Único de Cuentas y sus diferentes denominaciones y codificaciones, aplicando las normas y principios de contabilidad generalmente aceptados en lo referente a la presentación y revelación de los estados financieros. Adicionalmente, el activo se clasificara de acuerdo a su disponibilidad: activo corriente, propiedad planta y equipo y otros activos; los pasivos se clasificaran de acuerdo a su exigibilidad y estos serán pasivo corriente, Pasivo a mediano plazo y pasivo a largo plazo.
Comprende las partidas que posee el ente económico las cuales se pueden consumir, vender o realizar en un periodo no mayor a un año, éstas se deben ordenar en el balance de acuerdo a su liquidez, es decir, a la disponibilidad para volverse efectivo.
Comprende las cuentas que registran los recursos de liquidez inmediata, total o parcial con que cuenta el ente económico, correspondientes al grupo 11 según el Plan Único de Cuentas: caja, bancos, remesas en tránsito, cuentas de ahorro y fondos.
Comprende las cuentas que registran las inversiones del ente económico las cuales pueden hacerse en sociedades anónimas (acciones), en sociedades de responsabilidad limitada (cuotas de interés social), en títulos valores (cdt, bonos y otros), papeles comerciales o cualquier otro documento negociable adquirido con carácter temporal. Se determinan como activos corrientes aquellas inversiones temporales que se recuperan o redimen antes de un año.
Son aquellos compromisos que tienen los clientes, los terceros, los socios, los empleados, y otros deudores con la empresa por razones diferentes dependiendo de su origen y que están respaldadas por documentos a favor del ente económico. Se incluye en este grupo, las provisiones pertinentes, de naturaleza crédito, constituidas para cubrir las contingencias de pérdida la cual debe ser justificada, cuantificable y confiable.
Esta cuenta es la que controla la materia prima, los productos en proceso y los productos terminados que se utilizan en el proceso de producción para obtener los productos o artículos que se comercializan.
Son los gastos realizados por el ente económico en el desarrollo de su actividad, los cuales se deben amortizar durante el periodo en que se reciben los servicios o se causen los costos o gastos.
Comprende los recursos que posee el ente económico, convertibles en efectivo en un plazo mayor a un año.
Corresponde al dinero invertido por el ente económico en títulos valores y en papeles negociables cuya fecha de expiración es mayor a un año.
Corresponde a las deudas a favor del ente económico a largo plazo.
Comprende el conjunto de las cuentas que registran los bienes de cualquier naturaleza que posea el ente económico, con la intención de emplearlos en forma permanente para el desarrollo del giro normal de sus negocios o que se poseen por el apoyo que prestan en la producción de bienes y servicios no destinados para la venta en el curso normal de los negocios y cuya vida útil exceda de un año.
Comprende el conjunto de bienes inmateriales, representados en derechos, privilegios o ventajas de competencia que son valiosos, porque contribuyen a un aumento en ingresos o utilidades por medio de su empleo en el ente económico.
Son los bienes y servicios de los cuales se espera obtener beneficios económicos en otros periodos contables. Corresponde a los costos y gastos ocasionados en las etapas de organización, exploración, construcción, instalación, montaje y puesta en marcha a las mejoras a propiedades tomadas en arrendamiento; a los útiles y papelería, a los costos y gastos ocasionados en la investigación y desarrollo de proyectos.
Representados por recurso de propiedad del ente económico que no son generadores de renta, como bienes de arte y cultura, bibliotecas, etc.
Comprende el mayor valor adquirido por los activos en relación con su costo de adquisición, establecido por normas de reconocido valor técnico.
Comprenden todas aquellas obligaciones del ente económico con terceros, las cuales deben cubrirse en un plazo no mayor de un año, éstas se presentan en el balance por orden de exigibilidad.
Estas cuentas muestran el valor de los préstamos bancarios, las aceptaciones bancarias, las cartas de crédito y otros compromisos adquiridos con el sector financiero por el ente económico. Estas obligaciones por lo general están respaldas por documentos que avalan la obligación.
Esta cuenta del pasivo corriente muestra los valores adeudados por la empresa por concepto del suministro de productos, materiales y suministros que son necesarios para el desarrollo de su actividad económica.
Comprende las deudas a corto plazo del ente económico diferentes a obligaciones financieras y proveedores.
Los impuestos generados a favor del estado deben mostrasen en esta cuenta, como el impuesto de renta y complementario, el IVA, la retención en la fuente por todos los conceptos realizados; además gravámenes y tasas que el ente económico tenga que cancelar por el desarrollo normal de su actividad económica o lo que comúnmente se denomina negocio en marcha.
Las obligaciones laborales corresponde a los diferentes conceptos que la empresa debe pagar a sus trabajadores como los sueldos, las prestaciones sociales (cesantías, primas, vacaciones, intereses sobre cesantías y otros). Estas obligaciones son las que surgen por el contrato de trabajo que existe entre el empleador y el trabajador, el cual consiste en una contraprestación de la fuerza de trabajo.
Comprende las obligaciones reconocidas por el ente económico con sujeción a la norma de prudencia, que deben ser provisionadas, así como para atender acreencias laborales no consolidadas y que puedan estimarse razonablemente.
Comprende el valor de los ingresos no causados recibidos como anticipos, que por su naturaleza han de influir económicamente en varios ejercicios, en los que deben ser distribuidos.
Corresponde a otras obligaciones a corto plazo del ente económico, las cuales pueden ser las obligaciones que no se puedan clasificar en el pasivo corriente o no tengan una denominación especial, pero como existe realmente la obligación deben aparecer en el pasivo.
Son aquellas obligaciones de la organización cuyo vencimiento es superior a un año. Están formados básicamente por los mismos grupos de los pasivos corrientes, salvo que su fecha de vencimiento es superior a un año. Cuando hay un pasivo clasificado a largo plazo, su vencimiento pasa a ser inferior a un año y debe ser reubicado en la parte de los pasivos corrientes; así mismo, la parte corriente de los pasivos a largo plazo debe clasificarse dentro de los pasivos corrientes.
Comprende el valor total de los aportes iniciales y los posteriores aumentos y disminuciones que los socios o accionistas ponen a disposición del ente económico.
Corresponde a la venta de cuotas sociales o acciones por mayor valor del nominal, por concepto de donaciones y por el crédito mercantil y el know how adquirido o formado por el ente económico.
Representa los recursos retenidos de las utilidades del ente económico por exigencias de carácter legal, estatutario u ocasional.
Corresponde a los ajustes por inflación de las cuentas de patrimonio ocasionado por la pérdida del poder adquisitivo de la moneda. Dividendos o participaciones decretadas en acciones o en cuotas o partes de interés social. Corresponde a las utilidades que van a ser capitalizadas por el ente económico pendientes del trámite de legalización.
Corresponde al resultado del ejercicio del ente económico en un periodo determinado, como consecuencia de las operaciones realizadas.
Corresponde a la acumulación de utilidades o pérdidas del ente económico en periodos anteriores.
Corresponde a la contrapartida del grupo de valorizaciones de los activos.
[1]Presidencia de la República de Colombia. Colombia. Código del comercio. Decreto 410 de 1971, artículo 52.
[2]Presidencia de la República de Colombia. Colombia. Reglamento general de contabilidad. Decreto 2649 de 1993. Artículo 35.
[3]Presidencia de la República de Colombia. Colombia. Reglamento general de contabilidad. Decreto 2649 de 1993. Artículo 36.
[4]Presidencia de la República de Colombia. Colombia. Reglamento general de contabilidad. Decreto 2649 de 1993. Artículo 37.