Descripciones y dinámicas

Descripciones: se ofrecen los conceptos de las clases, grupos y cuentas existentes en el catálogo, muestran los registros que deben elaborarse en cada una de ellas.

Dinámicas: determinan la forma en que deben emplearse las cuentas y realizarse los diferentes movimientos contables que las afectan.

Clase

Activo

Según el Decreto 2650/93 “agrupa el conjunto de las cuentas que representan los bienes y derechos tangibles e intangibles de propiedad del ente económico que, en la medida de su utilización, son fuente potencial de beneficios presentes u futuros”.

Abarca los siguientes grupos: el disponible, las inversiones, los deudores, los inventarios las propiedades planta y equipo, los intangibles, los diferidos, los otros activos y las valorizaciones.

Las cuentas que integran esta clase tendrán saldo de naturaleza débito, con excepciones de las provisiones, las depreciaciones, el agotamiento y las amortizaciones acumuladas, que se deducirán por aparte, de los correspondientes grupos de cuentas”.

“Comprende las cuentas que registran los recursos de liquidez inmediata, total o parcial, con que cuenta el ente económico y que puede utilizar para fines generales o específicos; dentro de esas cuentas pueden indicarse caja, depósito de bancos y otras entidades financieras, remesas en tránsito y fondos” (Decreto 2650/93).

“Registra las existencias en dinero en efectivo o en cheques con que cuenta el ente económico, tanto en moneda nacional como extranjera, disponible en forma inmediata” (Decreto 2650/93).

“Registra el valor de los depósitos constituidos por el ente económico en moneda nacional y extranjera, en bancos tanto del país como del exterior. Para el caso de las cuentas corrientes bancarias conservadas en el exterior, su monto en moneda nacional se obtendrá de la conversión a la tasa de cambio representativa del mercado” (Decreto 2650/93).

“Registra la existencia de fondos a la vista a término constituidos por el ente económico en las diferentes entidades financieras, y que generalmente producen algún tipo de rendimiento” (Decreto 2650/93).

“Comprende las cuentas que registran las inversiones en acciones, cuotas o partes de interés social, títulos valores, papeles comerciales o cualquier otro documento negociable adquirido por el ente económico con carácter temporal o permanente, para mantener una reserva secundaria de liquidez, relacionarse económicamente con otras entidades y cumplir disposiciones legales o reglamentarias”.

“Las inversiones representadas en acciones y en cuotas o partes de interés social se registrarán por su costo histórico. Las demás inversiones, como bonos, cédulas, certificados, se contabilizarán por su valor nominal. El valor histórico de las inversiones, el cual incluye los costos ocasionados por su adquisición tales como comisiones, honorarios e impuestos, una vez reexpresado como consecuencia de la inflación según sea el caso, debe ser ajustado al final del período al valor de realización, mediante provisiones o valorizaciones” (Decreto 2650/93).

“En él se registra el costo histórico de las inversiones realizadas por el ente económico en sociedades por acciones, el cual incluye las sumas incurridas claramente en su adquisición.”
 
Las inversiones en acciones deben ser ajustadas por inflación de conformidad con las disposiciones vigentes. Si el valor del mercado o de realización es inferior al costo histórico una vez reexpresado como consecuencia de la inflación, éste debe ser ajustado mediante una provisión con cargo a los resultados del ejercicio en el cual se presentó la pérdida del valor y si es superior, mediante valorización acreditada a la cuenta 3805, inversiones. El valor del mercado se entiende como el promedio de cotización representativa en las bolsas de valores en el último mes. No obstante, cuando el ente económico adopte el método de participación, excluirá el efecto de las utilidades en el valor intrínseco” (Decreto 2650/93).

“Incluye el valor de las deudas comerciales y no comerciales a cargo de terceros y a favor del ente económico. En este grupo se encuentran las siguientes cuentas: clientes, cuentas corrientes comerciales, cuentas por cobrar a casa matriz, cuentas por cobrar a vinculados económicos, cuentas por cobrar a socios y accionistas, aportes por cobrar, anticipos y avances, depósitos y promesas de compraventa. Se incluye también el valor de la provisión pertinente, de naturaleza crédito constituido para cubrir las contingencias de pérdida; tal provisión debe ser justificable, cuantificable y confiable” (Decreto 2650/93).

“Registra los valores a favor del ente económico y a cargo de clientes nacionales y/o extranjeros de cualquier naturaleza, por concepto de ventas de mercancías, productos terminados, servicios y contratos realizados en desarrollo de objetos social, así como la financiación de los mismos.

Debe presentarse por separado cada uno de los rubros que conforman la subcuenta 130515, deudores del sistema, a saber: cuota neta y de administración por cada grupo de suscriptores” (Decreto 2650/93).

“Registra los valores entregados en dinero o en especie a los socios o accionistas y los pagos efectuados por el ente económico a terceros por cuenta de estos, de conformidad con las normas legales vigentes” (Decreto 2650/93).

“Registra los montos provisionados por el ente económico para cubrir eventuales pérdidas en créditos, como resultados efectuados a cada uno de los rubros que conforman el grupo deudores. Es una cuenta de valuación de activo, de naturaleza crédito” (Decreto 2650/93).

“Este grupo incluye todos aquellos artículos, materiales, productos y recursos no renovables, para utilizarlos en proceso de transformación, consumo, alquiler o venta dentro de las actividades propias de los negocios del ente económico. A él se concentran las siguientes cuentas: materias primas, productos en proceso, obras de construcción en curso, cultivos en desarrollo, productos terminados, materiales, repuestos y accesorios, así como inventarios en tránsito” (Decreto 2650/93).

“En él se registra el valor de los bienes adquiridos para la venta por el ente económico, que no sufren ningún proceso de transformación o adición y se encuentran disponibles para su enajenación”.

“Registra los montos provisionados por el ente económico para cubrir eventuales pérdidas de sus inventarios, por obsolescencia, faltantes, deterioro o pérdida de los mismos; es resultado de análisis efectuado a cada uno de los rubros que conforman el grupo de inventarios. Ésta es una cuenta de valuación de activo, de naturaleza crédito” (Decreto 2650/93).

“En él se contiene el conjunto de las cuentas que registran los bienes de cualquier naturaleza que posea el ente económico con la intención de emplearlos en forma permanente en el desarrollo del giro normal de sus negocios o que se posee por el apoyo que prestan en la producción de bienes y servicios; que por definición no están destinados para la venta en el curso normal de sus negocios y cuya vida útil exceda un año. Las propiedades, planta y equipo deben registrarse al costo histórico, del cual forman parte los costos directos e indirectos causados hasta el momento en que el activo se encuentre en condiciones de utilización o de puesta en marcha o enajenación, como los de ingeniería, supervisión, impuestos, corrección monetaria proveniente del UVR e intereses. El valor de las propiedades, planta y equipo recibidos en cambio, permuta, donación en pago o aporte de los propietarios, se determina por el valor convenido por las partes o mediante avalúo. Las propiedades, planta y equipo, la depreciación, el agotamiento y la amortización acumulados se deberán ajustar por inflación, de acuerdo con las normas legales vigentes. Se deben establecer criterios prácticos para el registro de los costos capitalizables por adiciones, mejoras y reparaciones de propiedades, planta y equipos, que consideren tanto la importancia de las cifras como la duración del activo, de manera que se logre una clara distinción entre aquellos que forman parte del costo del activo y los que deben llevarse a resultados. Las reparaciones y mejoras que aumenten la eficiencia o extiendan la vida útil del activo constituyen costo adicional. Las erogaciones realizadas para atender el mantenimiento y las reparaciones que se realicen para la conservación de los bienes muebles e inmuebles, se deben registrar como gastos del ejercicio en que se produzcan. En el caso del impuesto sobre las ventas que forma parte del costo debe tenerse en cuenta lo prescrito en las normas legales vigentes. En este grupo se incluyen cuentas como: terrenos, materiales, proyectos petroleros, construcciones en curso, maquinaria y equipos en montaje, construcciones y edificaciones, maquinaria y equipo, equipos de oficina, equipos de computación y comunicación, equipo médico-científico, equipo de hoteles y restaurantes y flota y equipo de transporte” (Decreto 2650/93).

“En el se registra el costo histórico de la maquinaria y equipo adquirida por el ente económico. El costo también incluye la diferencia por tasas de cambio causadas hasta que se encuentren en condiciones de utilización, originada por obligaciones en moneda extranjera contraídas para su adquisición. Para la maquinaria y equipo recibidos en permuta o cambio, su valor se determinará por avalúo técnico y el del aportado por los accionistas o socios se debe registrar por el valor convenido por éstos o aprobado por las entidades de control. La diferencia que resulte con el precio de enajenación se registra en la cuenta de ingresos no operacionales” (Decreto 2650/93).

“Registra el costo histórico del equipo mobiliario, mecánico y electrónico de propiedad del ente económico, utilizado para el desarrollo de sus operaciones. La diferencia que resulte con el precio de enajenación se registra en la cuenta de ingresos no operacionales” (Decreto 2650/93).

“Se registra el monto de la depreciación calculada por el ente económico sobre la base del costo ajustado por inflación. Son bienes depreciables las propiedades, planta y equipo tangibles con excepción de los terrenos, las construcciones e importaciones en curso y la maquinaria en montaje. La depreciación debe basarse en la vida útil estimada del bien. Para la fijación de ésta se considera el deterioro por el uso y la acción de factores naturales, así como la obsolescencia por avances tecnológicos o por cambios en la demanda de los bienes producidos o de los servicios prestados. La vida útil podrá fijarse con base en conceptos o tablas de depreciación de reconocido valor técnico. Si se adquiere un bien que ha estado en uso y por tanto ha sido total o parcialmente depreciado, el ente económico debe depreciarlo teniendo en cuenta la vida útil restante. El valor de las propiedades, planta y equipo que tienen una vida útil limitada debe distribuirse, como una forma de medir la expiración e éste mediante el registro sistemático de su depreciación, durante su vida útil o el período estimado en que dichos activos generan ingresos. La depreciación debe ser determinada por métodos de reconocido valor técnico, como el de línea recta, saldos decrecientes, suma de dígitos de los años. El método seleccionado debe establecer una relación adecuada entre los costos expirados de los bienes y los ingresos correspondientes. Los cambios en las estimaciones iniciales del período de vida útil deben reconocerse, cambiando la alícuota por depreciación en forma prospectiva de acuerdo con la nueva estimación” (Decreto 2650/93).

“En éste se incluye el conjunto de cuentas representadas en el valor de los gastos pagados por anticipado en que incurre el ente económico en el desarrollo de su actividad, así como aquellos otros gastos comúnmente denominados cargos diferidos que representan bienes o servicios recibidos de los cuales se espera obtener beneficios económicos en otros períodos futuros. En él se encierra los gastos pagados por anticipado, como intereses, primas de seguro, arrendamientos, contratos de mantenimiento, honorarios, comisiones y los gastos incurridos de organización y preparación, remodelaciones, mejoras de oficina, etc.; son objeto de amortización o extinción gradual correspondiente a las alícuotas mensuales que resulten del tiempo en que se considera se va a utilizar o recibir el beneficio del activo diferido, bien sea mediante un crédito directo a la partida de activo o por medio de una cuenta de valuación, con cargo a resultados. Agrupa el conjunto de las cuentas que representan las obligaciones contraídas por el ente económico en desarrollo del giro ordinario de su actividad pagaderas en dinero, bienes o en servicios. Incluye las obligaciones financieras, los proveedores, las cuentas por pagar, los impuestos, los gravámenes y las tasas, las obligaciones laborales, los diferidos, otros pasivos, los pasivos estimados, las provisiones, los bonos y los papeles comerciales. En las cuentas que lo integran siempre se tendrá saldos de naturales crédito” (Decreto 2650/93).

“En él se incluyen el valor de las obligaciones a cargo del ente económico, por concepto de la adquisición de bienes y/o servicios para la fabricación o comercialización de los productos para la venta, en desarrollo de las operaciones relacionadas directamente con la explotación del objetos social como materias primas, materiales, combustibles, suministros, contratos de obra y compra de energía. Las obligaciones con proveedores representadas en moneda extranjera o con pacto de reajuste de acuerdo con las disposiciones legales vigentes” (Decreto 2650/93).

“Incluye las obligaciones contraídas por el ente económico a favor de terceros por conceptos diferentes a los proveedores y obligaciones financieras, como cuentas corrientes comerciales, a casa matriz, a contratistas, órdenes de compra por utilizar, costos y gastos por pagar, acreedores oficiales, regalías por pagar, retención en la fuente, retenciones y aportes de nómina, cuotas por devolver y acreedores varios” (Decreto 2650/93).

“Este comprende el valor de los gravámenes de carácter general obligatorios a favor del Estado y a cargo del ente económico por concepto de los cálculos con base en las liquidaciones privadas sobre las respectivas bases impositivas generadas en el período fiscal.  Incluye también los impuestos de renta y complementarios, sobre las ventas, de industria y comercio, de licores, cervezas y cigarrillos, de valorizaciones, de turismo y de hidrocarburos y minas” (Decreto 2650/93).

“Se registra el valor pertinente de pago por concepto de impuestos de renta y complementarios del respectivo ejercicio; así como los montos de años anteriores sujetos a revisión oficial y todo saldo insoluto, menos los anticipos y retenciones pagadas por los correspondientes períodos. En el se encuentra también el valor de las contribuciones especiales y demás recargos que deben pagarse con el impuesto de renta” (Decreto 2650/93).

“Registra tanto el valor recaudado como el valor pagado en la adquisición de bienes producidos, importados y comercializados, así como de los servicios prestados y/o recibidos, gravados de acuerdo con las normas fiscales vigentes, los cuales pueden generar un saldo a favor o a cargo del ente económico, producto de las diferentes transacciones ya que se trata de una cuenta corriente” (Decreto 2650/93).

“Incluye el valor de los pasivos a cargo del ente económico, a favor de los trabajadores, extrabajadores o beneficiarios, ocasionados en virtud de norma legales, convenciones de trabajo o pactos colectivos, como lo son: salarios por pagar, cesantías consolidadas, primas de servicios, prestaciones extralegales e indemnizaciones laborales” (Decreto 2650/93).

“En él se encuentran los valores provisionados por el ente económico, por concepto de obligaciones para costos y gastos como intereses, comisiones, honorarios, servicios, así como para atender acreencias laborales no consolidadas determinadas en virtud de la relación con sus trabajadores; igualmente para multas, sanciones, indemnizaciones, demandas, reparaciones y mantenimiento. Si una provisión es excesiva o se ha formado indebidamente, la revisión de la provisión se abonará a la subcuenta 425035, reintegro provisiones, cuando concierne a ejercicios anteriores, o restando de los cargos si corresponde al mismo ejercicio” (Decreto 2650/93).

“En él se incluye el valor de los ingresos no causados recibidos de clientes, los cuales tienen carácter de pasivo, que debido a su origen y naturaleza han de influir económicamente, en varios ejercicios, en los que deben ser aplicados o distribuidos. De la misma manera, se registra el monto apropiado por el reajuste a las cuotas netas, para el caso de las sociedades administradoras de consorcios comerciales, la utilidad diferida en ventas a plazos, el crédito por corrección monetaria diferida y los impuestos diferidos” (Decreto 2650/93).

“Éste incluye el conjunto de cuentas que se derivan de obligaciones a cargo del ente económico, contraídas en desarrollo de actividades que por su naturaleza especial no pueden ser incluidas apropiadamente en los demás grupos de pasivo” (Decreto 2650/93).

“Agrupa el conjunto de las cuentas que representan el valor residual de comparar el activo total menos el pasivo externo, producto de los recursos netos del ente económico que han sido suministrados por el propietario de los mismos, ya sea directamente o como consecuencia del giro ordinario de sus negocios” (Decreto 2650/93).

“Se incluye el valor total de los aportes iniciales y los posteriores aumentos o disminuciones que los socios, accionistas, compañías o aportantes, ponen a disposición del ente económico mediante cuotas, acciones, monto asignado o valor aportado, respectivamente, de acuerdo con las escrituras públicas de constitución o reformas, suscripción de acciones según el tipo de sociedad, asociación o negocio con el lleno de los requisitos legales” (Decreto 2650/93).
 
Para las compañías por acciones, se constituirá de la siguiente forma, según lo expuesto en el Decreto 2650/93:
 

• “El capital autorizado, que es la suma fijada en la escritura pública de constitución o reformas.
• El capital por suscribir, que lo conforma el capital autorizado menos el valor de las acciones suscritas.
• El capital suscrito es el valor que se obligan a pagar los accionistas, por no menos del 50% del autorizado al constituirse la sociedad.
• El capital suscrito por cobrar, que corresponde al valor pendiente de pago por parte de los accionistas en la suscripción de las respectivas acciones.

Para las cuentas auxiliares se registra por separado cada clase de aportes según los derechos que confieran. Los aportes en especie deberán registrarse por el valor pactado por los accionistas o por los socios, o por el debidamente fijado por los órganos competentes del ente económico previa aprobación por la entidad que ejerza la atención y control, si fuere el caso. La diferencia entre el valor asignado y el valor nominal de las acciones, cuotas o partes de interés social para efecto de la capitalización se debe registrar en la cuenta 3205, prima en colocación, acciones, cuotas o partes de interés social” (Decreto 2650/93).

“En él se percibe el valor de las cuentas que reflejan el incremento patrimonial ocasionado por primas en colocación de acciones, cuotas o partes de interés social, las donaciones, el crédito mercantil e el know how” (Decreto 2650/93).

“Registra los valores apropiados de las utilidades líquidas, según mandatos legales, con el propósito de proteger el patrimonio social.

Incluye los conceptos de reserva legal, reservas por disposiciones fiscales y reservas para readquisición de acciones y de cuotas o partes de interés social.
 
La reserva legal corresponde a la apropiación de por lo menos el 10% de las utilidades líquidas de cada ejercicio y están obligadas a constituirla las sociedades en comandita por acciones, de responsabilidad limitada, anónimas y las sucursales de sociedades extranjeras con negocios permanentes en Colombia, en términos establecidos por la legislación comercial” (Decreto 2650/93).
 
“Las reservas para la readquisición de acciones y de cuotas o partes de interés social corresponden al valor apropiado de las utilidades líquidas para cubrir en su totalidad la adquisición de las mismas.

Se registra también el valor pagado por la compra de sus propias acciones, cuotas o partes de interés social, en el desarrollo de la operación de readquisición aprobada previamente por el órgano competente” (Decreto 2650/93).

“Incluye el valor del incremento patrimonial por concepto de la aplicación de los ajustes integrales por inflación efectuados, y los saldos originados en saneamiento fiscales, realizados conforme con las normas legales vigentes” (Decreto 2650/93).

“En él se comprende el valor de las utilidades o pérdidas obtenidas por el ente económico al cierre de cada ejercicio”.

“Se incluye el valor de los resultados obtenidos en ejercicios anteriores, por utilidades acumuladas que estén a disposición del máximo órgano social o por pérdidas acumuladas no enjugadas” (Decreto 2650/93).

“Comprende la valorización de inversiones propiedades, planta y equipo así como de otros activos sujetos a valorización.

Para el registro contable de las valorizaciones deben observarse las instrucciones del grupo 19, valorizaciones.

Las contrapartidas de las diferentes cuentas y subcuentas de este grupo se registran en las cuentas y subcuentas respectivas del grupo 19 valorizaciones”.

“Agrupa las cuentas que representan los beneficios operativos y financieros que percibe el ente económico en el desarrollo del giro normal de su actividad comercial en un ejercicio determinado.
 
Mediante el sistema de causación se registrarán como beneficios realizados y en consecuencia deben abonarse a las cuentas de ingresos los causados y no recibidos. Se entiende causado un ingreso cuando nace el derecho a exigir su pago, aunque no se haya hecho efectivo el cobro.

Al final del período contable, las cuentas de ingresos se cancelarán con abono al grupo 59, Ganancias y pérdidas”.

“Incluye los valores recibidos y/o causados como resultado de las actividades desarrolladas en cumplimiento de su objeto social mediante la entrega de bienes o servicios, así como los dividendos, participaciones y demás ingresos por concepto de intermediación financiera, siempre y cuando se identifique con el objeto social principal del ente económico” (Decreto 2650/93).

“Incluye los ingresos provenientes de transacciones diferentes a los del objeto social o giro normal de los negocios del ente económico e incluye, entre otros, lo ítems relacionados con operaciones de carácter financiero en moneda nacional o extranjera, arrendamientos, servicios, honorarios, utilidad en venta de propiedades, planta y equipo e inversiones, dividendos y participaciones, indemnizaciones, recuperación de deducciones e ingresos de ejercicios anteriores” (Decreto 2650/93).

“Agrupa las cuentas que representan los cargos operativos y financieros en que incurre el ente económico en el desarrollo del giro normal de su actividad en un ejercicio económico determinado. Mediante el sistema de causación se registrará con cargo a las cuentas del estado de resultados los gastos causados pendientes de pago. Se entiende causado un gasto cuando nace la obligación de pagarlo aunque no se haya echo efectivo el pago. Al final del ejercicio económico las cuentas de gastos se cancelarán con cargo al grupo 59 Ganancias y pérdidas. Los gastos se registrarán en moneda nacional, es decir en pesos, de suerte que las transacciones en moneda extranjera u otra unidad de medida deben ser reconocidos en moneda funcional reconociendo la tasa de conversión (tasa de cambio UVR) aplicable a la fecha de su ocurrencia, de acuerdo con el origen de la operación que los genera” (Decreto 2650/93).

“Los gastos operacionales de administración son los ocasionados en el desarrollo del objeto social principal del ente económico y registra, sobre la base de causación, las sumas o valores en que se incurre dentro del ejercicio, directamente relacionados con la gestión administrativa encaminada a la dirección, planeación, organización de las políticas establecidas para el desarrollo de la actividad operativa del ente económico incluyendo básicamente las incurridas en las áreas ejecutiva, financiera, comercial, legal y administrativa. Se clasifican bajo el grupo de gastos operacionales de administración, conceptos como honorarios, impuestos, arrendamientos y alquileres, contribuciones y afiliaciones, servicios, seguros y provisiones” (Decreto 2650/93).

“Comprende los gastos ocasionados en el desarrollo principal del objetos social del ente económico y se registran, sobre la base de causación, las sumas o valores en que se incurre durante el ejercicio, directamente relacionados con la gestión de ventas, encaminada a la dirección, planeación, organización de las políticas establecidas para el desarrollo de la actividad de ventas del ente económico incluyendo básicamente las incurridas en las áreas ejecutiva, de distribución, mercadeo, comercialización, promoción, publicidad y ventas. Se clasifican bajo los conceptos de gastos de personal, honorarios, impuestos, arrendamientos, contribuciones y afiliaciones, seguros, servicios, provisiones entre otros” (Decreto 2650/93).

“Comprende las sumas pagadas y/o causadas por gastos no relacionados directamente con la explotación del objeto social del ente económico. Se incorporan conceptos tales como: financieros, pérdidas en venta y retiros de bienes, gastos extraordinarios y gastos diversos” (Decreto 2650/93).

“Comprende el monto asignado por el ente económico a los artículos y productos vendidos y a los servicios prestados durante el ejercicio contable”.

“Registra el monto asignado por el ente económico a los artículos vendidos y a los servicios prestados durante el ejercicio contable”.

“Agrupa el conjunto de las cuentas que representan las erogaciones y cargos asociados clara y directamente con la elaboración o producción de los bienes o la prestación de servicios, de los cuales un ente económico obtiene sus ingresos. Comprende los siguientes grupos: materia prima, mano de obra directa, costos indirectos y contratos de servicios.

Las cuentas que integran esta clase tendrán siempre saldo de naturaleza débito, los cuales al finalizar el período (mes), deberán cancelarse contra las cuentas del grupo 14 inventarios, tanto en proceso como en producto terminado, según sea el caso, para aquellos entes que utilizan como método de contabilización el sistema de inventario” (Decreto 2650/93).