Títulos valores
Documentos contables
Es necesario saber diligenciar los documentos que sirven de soporte a las operaciones que suceden en la entidad, para atender cualquier reclamo de clientes, proveedores, acreedores, etc.
Algunos documentos contables son motivo de estudio, especial en unidades futuras; sin embargo, presentaremos los más usuales con su correspondiente estudio o con la indicación de la unidad respectiva. Todos ellos son muy sencillos; basta observarlos con atención para recordar su manejo.
Recibo de caja
Por todos y cada uno de los ingresos a caja, sea en efectivo o en cheques, debe expedirse un recibo que contenga la información de quién pagó, una copia va para contabilidad y otra para archivo consecutivo. Se aconseja consignar diariamente en el banco, la totalidad de los ingresos y efectuar los pagos únicamente en cheque, con la excepción de pagos muy pequeños los cuales se pueden cancelar por el fondo fijo de caja menor.
Recibo de caja menor
Con esta forma la persona encargada de caja menor deberá respaldar todos los valores pagados por los diferentes conceptos a personas que firmarán en señal de haberlos recibido. Se utiliza para pagos de menor cuantía. Como el manejo de dineros es una función delicada y de responsabilidad, se debe controlar siempre por medio de los recibos.
Reembolso de caja menor
Resume adecuadamente los valores correspondientes, para solicitar los dineros egresados por caja menor; la forma permite además, que la persona encargada efectúe en cada caso un arqueo de caja menor.
El reembolso debe efectuarse un poco antes que se termine el fondo fijo y normalmente al final de cada mes para contabilizar los egresos en el mes correspondiente y ajustar los saldos a la realidad.
Comprobante de consignación
En este documento se relacionan los depósitos en cuenta corriente, en entidades bancarias. Cada banco utiliza diferentes modelos para depósitos en cuenta corriente, pero todos los formatos tienen los mismos datos básicos.
Comprobante de egreso o de pago
La duplicación del cheque en el encabezamiento de los formatos de egreso sirve para verificación posterior o inmediata, en relación con el pago correcto del valor; los espacios para la imputación contable agilizan la clasificación de las cuentas. La información debe complementarse detallando en los respectivos espacios los datos del beneficiario del pago, tales como el NIT y la firma en constancia de haber recibido, constituyendo así en la mayoría de los casos, comprobante externo al mismo tiempo. Existen modelos que no tienen espacio para la duplicación del cheque pero presta los mismos servicios; se utiliza especialmente para pagos en efectivo.
Conciliación bancaria
Es necesario conciliar los saldos en libros con el de los extractos bancarios por lo menos una vez al mes; por lo tanto debe utilizarse esta forma, con la cual se conoce, además del total de consignaciones no corrientes, las notas crédito y débito no contabilizadas. Se archiva copia porque se necesita cuando llegue el nuevo extracto bancario, para elaborar la nueva conciliación bancaria.
Factura
Es la base para el asiento contable tanto del vendedor como del comprador; tiene los espacios adecuados para los datos del registro contable que origina, sirve para traslado directo a los libros auxiliares, a los diarios especiales, a las tarjetas de kárdex, etc.
La factura es la prueba de transferencia de la propiedad; contiene y describe la mercancía entregada o el servicio prestado. Se le entrega al usuario el original y las copias a las dependencias de la empresa, según la organización.
Resumen de inventarios
Se diligencia después de efectuar el conteo físico y después de valorar al costo, todas las existencias, lo cual generalmente se hace al final de cada mes. Consta de una columna especial para registrar las diferencias tanto de valores como de cantidades. Si existen diferencias, se toman los datos de esta hoja para elaborar el comprobante de contabilidad por ajuste de inventario.
En la columna de las diferencias se marcarán con signo positivo los excedentes y con signo negativo los faltantes para hallar la diferencia real en el total del inventario. Si los faltantes son mayores habrá una disminución del inventario, lo que redundará en pérdida que debe ser investigada y controlada; si los excedentes son mayores habrá un aumento del inventario y por lo tanto ganancia.
Nómina
Es la relación semanal, quincenal o mensual, de los salarios devengados pagados a cada trabajador, con las respectivas deducciones o descuentos legales y obligatorios. También las contribuciones forzosas o apropiaciones que están a cargo de la empresa.
Liquidación y pago de cesantías
Cada patrono está en la obligación de pagar a cada trabajador al terminar el contrato de trabajo, como auxilio de cesantía, un mes de salario por cada año de servicios, y proporcionalmente por fracciones de año. C. S. T. Artículo 249.
Para liquidar este auxilio de cesantía se toma como base el último salario mensual devengado por el trabajador, siempre que no haya tenido variación en los tres últimos meses; si este es el caso, al igual que el los salarios variables, como las comisiones, se tomará como base el promedio de lo devengado en el último año de servicios. Decreto 2351 de 1965.
Liquidación y pago de intereses sobre cesantías
Todo patrono obligado a pagar cesantías a sus trabajadores, les reconocerá y pagará intereses del 12% anual (o proporcional por fracciones de año), sobre los saldos que en 31 de diciembre de cada año, o en la fecha del retiro definitivo del trabajador, o de liquidación parcial de cesantía, tengan a su favor por concepto de cesantía.
Dichos intereses deberán pagarse en el mes de enero del año siguiente a aquel en que se causaron, o dentro del mes siguiente a la liquidación parcial de cesantías, o en la fecha de retiro del trabajador. Decreto 116 de 1976.
Liquidación y pago de prima de servicios
Toda empresa de carácter permanente esta obligada con cada uno de sus trabajadores permanentes a pagarles una prima de servicios equivalente a un mes de salario, pagada por semestres del calendario; una quincena hasta el último día de junio y la otra quincena hasta el 20 de diciembre, a quienes hayan trabajado todo el respectivo semestre o proporcional al tiempo servido siempre que éste sea por lo menos la última mitad del semestre respectivo.
Las empresas con capital menor de $200.000, pagarán en total solo el equivalente a quince días de salario, distribuyendo dicho valor en la misma proporción del caso anterior.
Liquidación y pago de vacaciones
Los trabajadores que hayan prestado sus servicios durante un año, tienen derecho a quince días hábiles consecutivos de vacaciones remuneradas. C. S. T. Artículo 186.
Es prohibido compensar en dinero las vacaciones; sin embargo, el Ministerio de Trabajo podrá autorizar que se pague en dinero hasta la mitad de las vacaciones, en casos especiales.
Los decretos 2351 de 1965 y 1373 de 1966 hacen referencia a que cuando se termine el contrato de trabajo sin que el trabajador hubiere disfrutado de vacaciones, la compensación de éstas en dinero procederá por año cumplido de servicio y proporcionalmente por fracción de año, siempre que ésta sea de 6 meses o más, y se tomará como base el último salario devengado por el trabajador.
Nota de contabilidad
Siempre que haya lugar un error en las operaciones contables de la empresa y sea localizado el mismo, se deben corregir por medio de la Nota de Contabilidad, efectuando los traslados a que de lugar el error.
Nota de débito
Se usa para debitar sumas a nuestros acreedores por causas justificadas, lo cual disminuye nuestra deuda; y para cargar valores a los deudores por algún motivo justo, lo cual aumenta su deuda. Se envía el original al usuario o al acreedor y la copia se toma como soporte del respectivo asiento en el comprobante de diario.
Nota de crédito
Se usa para abonar valores a los deudores, como por ejemplo al haber cobrado en exceso, o para acreditar valores a los acreedores, como cuando se necesita adicionar cantidades a las que ya les debemos.
Se envía original al usuario o al proveedor y la copia se utiliza como soporte del comprobante de diario.