Comprobante de Contabilidad
Los formatos del comprobante de contabilidad tienen la siguiente estructura:
- En el encabezamiento:
- La información del respectivo ente económico.
- El nombre del comprobante con su numeración respectiva.
- La fecha de los actos que registra.
- En el cuerpo del comprobante aparecen las columnas para los registros contables de la siguiente forma:
- Código de las cuentas y de las subcuentas afectadas por los hechos económicos.
- Concepto o detalle, en donde se registran las cuentas, subcuentas y razón.
- Valores parciales que corresponden a las subcuentas.
- Débitos, que son los valores correspondientes a las cuentas auxiliares que se debitan o cargan.
- Créditos, que son valores correspondientes a las cuentas auxiliares que se acreditan o abonan.
- En el pie del comprobante van las firmas de las personas responsables quienes realizan, revisan aprueban y registran los comprobantes.
El asiento contable
Es el registro en el comprobante de contabilidad y en los libros de contabilidad, de los hechos económicos que se describen en los documentos contables que le sirven de base.
| Tipo de cuenta | Parcial | DEBE | HABER |
| Cuenta deudora | xxxx | xxxx | |
| Cuenta acreedora | xxxx | xxxx | |
| Sumas iguales | xxxx | xxxx |
El contenido del respectivo asiento contable se integra así:
- Las cuentas, subcuentas y auxiliares, deudoras y acreedoras, Las cuales resultan de aplicar el principio fundamental de la partida doble.
- Los valores débitos y créditos correspondientes, se deben escribir a la derecha de la(s) respectiva(s) cuenta(s) con cantidades iguales en las deudoras y acreedoras de cada asiento.
La razón y las estructuras
La relación de los soportes contables los cuales contienen los datos motivo del registro contable y el concepto genérico de las transacciones comerciales efectuadas.
- Asiento simple: compuesta por dos cuentas, una deudora y otra acreedora.
- Asiento compuesto: Tiene más de dos cuentas y pueden presentar:
- Una cuenta deudora y varias acreedoras.
- Varias cuentas deudoras y una acreedora.
- Varias cuentas deudoras y varias acreedoras.
- Asiento de apertura: es el registro que se hace en el primer comprobante de contabilidad de las cuentas con que se inicia la misma, o sea, del inventario general inicial.
- Asiento de diario: el que se hace al registrar los documentos contables de las transacciones del período.
- Asiento de ajuste: aquel en el cual se registran las notas de contabilidad que el Contador elabora cuando se justifica la modificación del saldo de alguna cuenta, especialmente al cierre de los ejercicios contables.
- Asiento de cierre: se efectúa para cancelar las cuentas nominales o de resultado sirven para trasladar su saldo a la cuenta de PERDIDAS Y GANANCIAS con el fin de determinar la utilidad o la pérdida de ejercicio contable.
- Asientos de diario: estos asientos se elaboran con los datos que contienen los documentos contables por los actos del día.
Clasificación
Al igual que los asientos de contabilidad, los comprobantes se clasifican según su función, así:
- Comprobante de apertura: aquel en el cual se escribe el asiento del inventario general inicial o asiento de apertura del ente económico al momento de constituirse con los aportes sociales o el capital suscrito; dicho inventario se anexa como soporte incluyendo los recibos de caja y la escritura de constitución correspondiente.
- Comprobante diario: es el documento en el cual se escriben los asientos de diario resultantes de los actos del día; se le deben anexar todos los documentos contables correspondientes a sus asientos.
- Comprobante de ajustes: en este comprobante se escriben los asientos de ajuste que resultan de las notas de contabilidad que elabora el contador, las cuales deben ir anexas al mismo comprobante.
- Comprobante de cierre: en él van escritos los asientos de cierre para cancelar las cuentas nominales; su elaboración sucede en época de balance general. Se le deben anexar las respectivas notas de contabilidad.
Recuerde también que todos estos comprobantes contables pueden ser elaborados en formulario llamado comprobante de contabilidad agregando después del número, el asunto del cual se trate como apertura, diario, ajustes, o cierre.