Normatividad

Los entes económicos o empresas, deben cumplir con algunas formalidades de tipo legal, en lo que se refiere a los libros de contabilidad considerados oficiales, para este efecto el Código de Comercio en Colombia establece los siguientes requisitos y condiciones:

• Se debe llevar la contabilidad en idioma español y por el sistema de partida doble. Para esto se recomienda la lectura de los Artículos 48, 49 y 50 del Código de Comercio:
  Presidencia de la República de Colombia. (27 de Marzo de 1971). Por el cual se expide el Código de Comercio. [Decreto 410 de 1971]. DO: 33339. Recuperado de: http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=41102
• Por otro lado, el Decreto 2649 de 1993 se refiere con mayor detenimiento sobre los libros que se deben llevar y registrar y cómo se deben llevar. Para consultar esto se debe revisar los Artículos 125 a 128 de este Decreto:
  Presidencia de la República de Colombia. (29 de diciembre de 1993). Por el cual se reglamenta la Contabilidad en General y se expiden los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia. [Decreto 2649 de 1993]. DO: 41156. Recuperado de: http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=9863
• En cuanto a las prohibiciones sobre el manejo de los libros de contabilidad, estas se encuentran alojadas en el Decreto 2649 de 1993, en los Artículos 128 a 135:
  Presidencia de la República de Colombia. (diciembre 29 de 1993). Por el cual se reglamenta la Contabilidad en General y se expiden los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia. [Decreto 2649 de 1993]. DO: 41156. Recuperado de: http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=9863)

• A la hora de realizar el registro, los requisitos que demanda la Ley se encuentran descritos en el Decreto 2649 igualmente, en su Artículo 126.
  Presidencia de la República de Colombia. (diciembre 29 de 1993). Por el cual se reglamenta la Contabilidad en General y se expiden los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia. [Decreto 2649 de 1993]. DO: 41156. Recuperado de: http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=9863)

  Para complementar esta información se sugiere leer la siguiente lectura:

  Guía de Trámites – de Libros de Comercio. (s.f.). Cámara de Comercio de Cartagena. Recuperado de:http://www.cccartagena.org.co/sites/default/files/publicaciones/2012082442_regm_guia_tramites_reg_mercantil_05libros_comercio.pdf

Principales libros de contaduría

Los principales libros son: libro mayor y balances; libro diario; libro de inventarios y balances; libro de actas, tales como de Junta Directiva y Asamblea General o de Junta de Socios.

• Los comerciantes están obligados a llevar libros de contabilidad, registrándolos en la Cámara de Comercio como es debido.
• Los comerciantes deben llevar libros auxiliares, y aunque estos no se registran, son necesarios para el correcto entendimiento de los libros principales.
• Una vez al año y antes del 31 de marzo, obligatoriamente se debe presentar un balance general que describa la situación económica de la entidad.
• Forman parte de la contabilidad general la correspondencia relacionada con el negocio y los comprobantes soporte de las operaciones que se registran y se realizan internamente.

Importancia de los libros de contabilidad

La documentación y libros contables son prueba de hechos mercantiles para terceros y demás entidades de vigilancia del Estado. Estos libros permiten llevar un mayor orden dentro de la empresa, cumpliendo así con las obligaciones establecidad por el mismo Estado; esto también ayudan a llevar una información oportuna, adecuada y precisa del desarrollo en general de la actividad económica, dando facilidades para conocer la situación financiera del ente en cuanlquier momento. Esto último ayuda a que las decisiones internas sean más precisas y certeras.

Corrección de errores

Es importante detectar en forma inmediata los errores y corregirlos tomando en cuenta los procedimientos contables y las prohibiciones expresas por la ley comercial de alterar los libros de contabilidad, con borrones, enmendaduras, tachones, etc.

Estos errores se corrigen utilizando el procedimiento de los paréntesis en la misma columna, sea débito o crédito, para anular la equivocación y anotar el motivo. Al presentarse omisiones, se puede recurrir a comprobantes o notas de contabilidad por las diferencias invirtiendo o haciendo la reversión de esos registros, para luego efectuarlos correctamente. La mejor medida para solucionar esta dificultad será que se imponga el mayor cuidado y concentración para evitar cometer errores.

Clasificación general de los libros contables

Los libros de contabilidad se clasifican en libros auxiliares y libros obligatorios, donde los libros auxiliares son aquellos que registran precisa y claramente las transacciones y operaciones desarrolladas por las empresas. No requieren ser registrados ante las autoridades y facilitan el análisis y verificación de los movimientos contables. Existen los libros oficiales que requieren registro ante las autoridades, en nuestro caso ante la Cámara de Comercio y son: el libro mayor, el libro de inventarios y balances, el libro de actas y el libro de accionistas o socios.

Libros auxiliares

Sirven para detallar precisa y claramente los registros de las transacciones y operaciones desarrolladas por la empresa. Facilitan el análisis y verificación de los movimientos en los libros mayores. Se deben llevar por cada una de las cuentas, tanto reales o de balance como para las nominales o de resultado, en el nivel más apropiado para cada ente. El número de cuentas auxiliares por utilizar va ligado con el objeto social o con el volumen de operaciones o la necesidad de tener más detalle de cada transacción. Por ejemplo, estos libros se deben llevar para cuentas del activo como bancos, caja, inventarios, cuentas por cobrar a clientes, propiedad planta y equipo; cuentas de pasivo y patrimonio como cuentas por pagar a proveedores, obligaciones financieras, capital; y para las cuentas de resultado como compras, ingresos operacionales y gastos operacionales.

Los libros auxiliares se pueden llevar en hojas sueltas o empastadas; esto depende de la organización de la empresa; y tienen 6 columnas repartidas de la siguiente forma:
la primera columna para la fecha de la transacción, la segunda para anotar el detalle de cada transacción, la tercera columna corresponde al número del comprobante, la cuarta para el registro de los movimientos débitos de todas las cuentas afectadas, la quinta para los movimientos créditos de todas las cuentas afectadas y la sexta para determinar los saldos de las cuentas.

Libros obligatorios

• Libros oficiales
  

  Son obligatorios los libros de inventarios y balances, el libro mayor y balances, el libro diario, el libro de actas, el libro de accionistas y similares.

• Libro de inventarios y balances
  

  En él se contabiliza el inventario Inicial y los balances generales de cada uno de los ejercicios siguientes. Por lo tanto, se maneja una vez por año y se incluye el balance general en una fecha determinada al final del ejercicio (31 de diciembre). Se presentan los saldos y la composición de las cuentas del activo, del pasivo y del patrimonio.

  Este libro contiene cinco columnas: en la primera, va el código de la cuenta y subcuentas; en la segunda, el nombre de las cuentas; la tercera, corresponde a los parciales de las subcuentas; en la cuarta, se ubica el valor del saldo de las cuentas deudoras, y por último, en la quinta columna se ubica el valor del saldo de las cuentas acreedoras.

  Si la contabilidad se lleva de forma manual, se toman los saldos al cierre del ejercicio.

  En el caso de algunas cuentas, es necesario colocar una nota al margen, explicando que tiene anexos o relación aparte, ya que presentan gran cantidad de artículos (como la de inventarios), o gran cantidad de ítem (como las cuentas por pagar a proveedores o cuentas por cobrar a clientes).

• Libro diario columnario
  

  Registra los comprobantes de contabilidad, para después trasladar los movimientos créditos y débitos de las cuentas al libro mayor y balances, cuando se hace manualmente el proceso contable. Su diseño está dado en columnas dobles, en las que se registran los valores débito y crédito que resultan del resumen de las transacciones.

• Libro mayor y balances
  

  Registra la información contable proveniente del libro diario columnario. Su diseño es el siguiente: en la primera columna se anota el código de la cuenta; la segunda, el nombre de la cuenta; la tercera debe ser doble para los saldos anteriores, tanto créditos como débitos; la cuarta columna también debe ser doble, para anotar el movimiento de las operaciones débito y crédito del mes, trasladados del libro diario comunitario; y la quinta, debe ser doble, para determinar los nuevos saldos débito y crédito de las cuentas, teniendo en cuenta su naturaleza.

• Libros de actas
  

  Su diligenciamiento se basa en transcribir como texto los pormenores de las reuniones de los máximos órganos sociales de los entes económicos llámense Asambleas generales de accionistas, juntas generales de socios o juntas directivas. Si existen varios órganos administrativos, se pueden llevar sus actas en un mismo libro, siempre y cuando la numeración consecutiva se haga independientemente por cada órgano social. Los entes económicos deben llevar un registro escrito y detallado de los detalles de las reuniones ordinarias o extraordinarias, tanto de los directivos como de los dueños y las decisiones que ellos tomen. Entre estos libros tenemos:

  • Libro de actas de junta directiva: registran todo lo relacionado con los pormenores de temas, mandatos y decisiones de las juntas directivas. Cada reunión, sea ordinaria o extraordinaria, debe tener un acta, la cual debe ir firmada por el presidente y el secretario de la junta correspondiente. Estos libros deben foliarse previamente y registrarse en la entidad correspondiente, según el tipo de empresa, sea privada o de orden público o estatal.
  • Libro de actas de la asamblea general: todos los comerciantes, personas naturales o jurídicas deben realizar por lo menos una vez al año, antes de terminar el primer trimestre, una asamblea general ordinaria de accionistas, en el caso de las sociedades de capital o una junta de socios (si la sociedad es de personas), con el fin de aprobar los estados financieros, nombrar revisor fiscal, juntas directivas y elaborar el acta correspondiente. En este libro se registran por escrito los pormenores de los temas tratados y las decisiones del máximo órgano social en sus reuniones ordinarias o extraordinarias.
• Registro ante cámara de comercio
  

  Según el artículo 126 del Decreto 2649 de 1993, “Cuando la ley así lo exija, para que puedan servir de prueba los libros deben haberse registrado previamente a su diligenciamiento, ante las autoridades o entidades competentes en el lugar de su domicilio principal”. En el caso de los libros de los establecimientos, éstos se deben registrar ante la autoridad o entidad competente del lugar donde funcione el establecimiento, a nombre del ente económico e identificándolos con la enseña del establecimiento. Sin perjuicio de lo dispuesto en otras normas legales, los libros auxiliares no requieren ser registrados. Solamente se pueden registrar los libros en blanco.

  Para registrar un nuevo libro se requiere:

  • Al anterior le falten pocos folios por utilizar.
  • Que un libro deba ser sustituido por causas ajenas al ente económico.
  • Una u otra circunstancia debe ser probada presentando el propio libro, o un certificado del revisor fiscal cuando exista el cargo, o en su defecto de un contador público. Si la falta del libro se debe a pérdida, extravío o destrucción, se debe presentar la copia auténtica del denuncio correspondiente.
  • Las formas continuas, las hojas removibles de los libros o las series continuas de tarjetas deben ser autenticadas mediante un sello de seguridad impuesto en cada una de ellas.
  • Las autoridades o entidades competentes pueden proceder a destruir los libros presentados para su registro que no hubieren sido reclamados pasados cuatro (4) meses de su inscripción.
• Libro diario
  

  El libro diario columnario incluye una serie de columnas dobles para registrar cada una de las cuentas que se utilizan en la contabilidad del ente económico: la primera columna corresponde al año de las operaciones; la segunda a la descripción o detalle; la tercera al número de comprobante; a partir de la cuarta columna, van columnas dobles para el registro de los movimientos débitos y créditos de cada cuenta. Se recomienda dejar en la parte final una columna para cuentas varias.

  El manejo de este libro se hace de la siguiente manera: se registran en orden consecutivo los comprobantes de diario o de resumen, correspondientes a las operaciones de cada periodo, anotando los valores crédito y débito de las cuentas mayores. Al terminar el ciclo contable se suman las columnas con los valores débitos y créditos, para luego trasladarlos al libro mayor.

• Libro mayor
  

  Se maneja de la siguiente forma: se trasladan del libro diario la suma de los créditos y de los débitos a cada una de las cuentas del mayor en la columna de movimiento del mes.

  Teniendo en cuenta los saldos del balance anterior, se procede a determinar los nuevos saldos de las cuentas que pasan para el mes siguiente así:

  • A las cuentas cuyo saldo anterior sea débito, se les suma el movimiento débito y les resta el movimiento crédito del mes, y se obtiene el nuevo saldo que será débito en condiciones normales.
  • A las cuentas que su saldo anterior haya sido crédito, se les suma el movimiento crédito y se les resta el movimiento débito, y se obtiene el nuevo saldo que en condiciones normales será crédito.
  • Si las cuentas no presentan movimiento durante el mes, pasan al mes siguiente con el mismo saldo.
  • Las cuentas que no traen saldo anterior, pero tienen movimiento durante el mes, su saldo será equivalente a la diferencia entre el débito y el crédito.
  • Efectuado dicho proceso, se suman los movimientos débito y crédito del mes y deben dar sumas iguales; siempre deben dar sumas iguales.
  • De la misma manera se aplica para la columna de los nuevos saldos, que se convierten en el saldo anterior para el siguiente mes. Este proceso es repetitivo para cada periodo.