Partes de Ciclo Contable
El ciclo contable es el proceso ordenado y sistemático de registros contables, ya sea manualmente o en medios magnéticos comenzando por la preparación de comprobantes contables y el registro en auxiliares, finalizando en la preparación y estudio de los Estados Financieros.
Apertura
Al constituirse la empresa, con la participación o aporte de cada propietario o socio se inicia el proceso contable a través de los registros de aportes iniciales. Con la toma física inicial de mercancías se realiza el balance general inicial y el comprobante de diario o de apertura que se utiliza para abrir libros principales y libros auxiliares.
Movimiento
Las operaciones mercantiles realizadas por el ente económico, deben para ser registradas en los libros principales y auxiliares estar debidamente soportadas, en el orden cronológico en que suceden los hechos económicos, elaborando al final previo a la generación formal de Estados Financieros el Balance de Prueba.
En esta etapa se producen:
- Asientos de ajuste: Cuya intención busca acercar lo máximo posible a la realidad económica la cifras del Ente Económico, para ello se registra en el comprobante de Ajustes, todos los registros a que en este sentido haya lugar.
- Hoja de trabajo: Se utiliza como base para la preparación de Estados Financieros (el Balance General y el Estado de Resultados).
- Comprobante de cierre: Es realizado cada fin de año en el cierre de las cuentas transitorias, nominales o de resultado (ingresos y gastos), trasladando a cada libro auxiliar el resultado correspondiente.
- Desarrollo del ciclo contable: Como proceso, el ciclo contable debe cumplirse, de tal manera que pueda garantizar que todos las operaciones comerciales y financieras del ente económico queden debidamente reconocidas, de tal suerte que se ofrezca a los usuarios de esta, la máxima calidad posible en la información (producida en desarrollo de las normas básicas legales establecidas por la legislación Colombiana), transmitiendola correctamente.
Una vez elaborado el estado de resultados del periodo, los saldos de las cuentas de ingresos y gastos pierden valor, en la medida que sus saldos no se tendrán en cuenta en el período siguiente. Para sacar de los libros los saldos de las cuentas temporales, como se conocen las cuentas de ingresos y gastos, se inicia el proceso de cierre de estas cuentas, llevando sus saldos a cero para que reciban los registros del periodo siguiente.
El mundo de los negocios día a día genera operaciones que afectan alguna o algunas cuentas básicas de la contabilidad como ejemplos se pueden decir Venta de productos, prestación de servicios, transformación de materias primas, pago de nómina, cancelación de una cuenta por cobrar etc. Todas ellas se denominan transacciones comerciales que alimentan el ciclo contable.