¿Qué es un Sistema?

Para entender adecuadamente qué es un sistema, se hace referencia a los sistemas naturales del cuerpo; por ejemplo: sistema circulatorio, respiratorio, óseo, alimenticio entre otros, cuya principal razón de ser y de existir es cumplir con una función vital. El hecho de que si dejan de funcionar causarán trastornos que pueden llegar a causar la desaparición ya que cada uno cumple con un cometido; si alguno de ellos deja de funcionar, los demás empiezan a trabajar con deficiencias y pueden interrumpir su función.

Pues bien, se puede decir que la información es la vida en la empresa; haciendo un símil, es la sabia de las matas, o es la sangre de los organismos vivos. Hoy por hoy se define al sistema de información como un macro componente que alimenta continuamente a la empresa ante todo de conocimiento.

Algunos tratadistas han definido un sistema como un todo unitario organizado, compuesto por dos o más partes, componentes o subsistemas interdependientes y delineados por límites identificables de su supra-sistema ambiente. El término sistema cubre una amplia gama de nuestro mundo físico, biológico y social. En el universo existen sistemas galácticos, geofísicos y moleculares, a diario encontramos ejemplos de sistema de transporte, (transmilenio, el metro) los sistemas económicos. En la actualidad la interacción dinámica es el problema básico en todos los campos y sus principios generales tendrán que ser formulados en la teoría general de sistemas.

Interacción Dinámica

Interacción significa modo de relacionarse, y dinámica, movimiento, esto quiere decir que por la continua evolución del mundo todos los elementos están en continuo movimiento, un ejemplo de ello es la globalización, que involucro tecnología como el Internet, llevando información y conocimientos a distintas partes generando consigo una gran cantidad de variables que al parecer siempre están en continuo movimiento, por ejemplo, las tasas de interés, de cambio, la inflación, la devaluación etc. elementos que inciden radicalmente en la forma de hacer empresarial y en el desarrollo de la teoría política, económica y social; como consecuencia la teoría contable evoluciona hacia nuevas formas de hacer. De igual manera la tecnología tampoco escapa a esta influencia, dado que esta cambio la forma de hacer contable tal como se verá más adelante.

Hoy en día se vive en un mundo donde es difícil predecir (Artículo 3 numeral 2 y 6 Decreto 2649 1993) por las diversas circunstancias que afectan el desempeño a todo nivel, a estas circunstancias poco manejables, con un grado de acercamiento mínimo se define como incertidumbre, lo cual constituye uno de los problemas más significativos sobre los cuales trabaja la toma de decisión.

Las empresas continuando con el símil de "organismos vivos" tienen igualmente muchas variables vitales, lo que es lo mismo con vida propia, en movimiento continuo, en continua evolución. El intentar manipular las variables ha influenciado el desarrollo de distintas formas de generar, guardar, analizar e interpretar datos, creando mapas que disminuyen el grado riesgo o de dificultad. Igualmente el avance vertiginoso hace que cada día se requiera más y mejor información, y esto ha hecho que los datos tengan una importancia única en la toma de decisiones. Aquí se hace concluyente el estudiar la forma de tener datos adecuados que permitan orientar a la organización, la pregunta a resolver en este caso es, ¿qué tipo de datos y cual debe ser su calidad? Así las cosas ya se tiene un panorama, o el punto global desde donde se deben analizar todas las aplicaciones, los sistemas y en especial los sistemas de información.

Datos en el sistema de información

El sistema de información debe recoger los datos necesarios para hacer que la aplicación funcione adecuadamente hacia los fines para los que se estableció u orientó. Se debe partir de que el sistema de información contable debe cubrir a la empresa en su totalidad y servir de alarma o monitoreo a la misma en cada instante, es decir siempre la empresa se debe ver como una fuente de producción de datos diaria, con la cual cada usuario mediante el análisis detallado podrá tomar la decisión, o el contador en nuestro caso estará dando la voz de alerta u orientando hacia el mejor hacer empresarial, entendiéndose que para lograr este objetivo resulta esencial la simbiosis entre los sistema de información (apoyados en la informática) y la normativa contable, añadiéndose a ella otro concepto que es transversal a la entidad y es justamente su organización jerárquica, ya que este determinará los alcances y la cobertura que dentro del manejo de la información cada funcionario según su cargo dentro de la empresa tenga. Orientado desde el punto de vista de sistema empresarial se puede analizar las dos partes básicas de la misma, la coordinación y la integración, cada uno de estas partes, hacen que la organización sea diferente, cada organización es diferente y posee distintos niveles y cada nivel se diferencia por la función que ejecuta, tratase de producir, mercadear, publicitar entre otros; la integración concierne a las interacciones entre las unidades de los diferentes niveles; esto hace que una aplicación contable no sea solo de uso exclusivo de la gerencia y a su vez que la fuente de sus datos no solamente sean las transacciones propias del negocio.

La información de la empresa debe tender a integrar conceptos tales como la planeación, dado que esta se deberá realizar en conjunto a todos los elementos de la organización y la contabilidad debe integrarse de la misma manera; logrando sensibilizar los cambios, de tal manera que logre identificar las amenaza y las oportunidades a partir de integrar el dato contable a los datos generales del ente. Por ello la aplicación debe estar dispuesta a identificar el síntoma y evidentemente orientar para que sea encontrada una solución simultánea y cooperativamente desde todo punto de vista de allí depende el nivel de coordinación que debe lograrse. La integración implicará entonces que lo que se planifique independientemente en los niveles de la organización sea la respuesta a las políticas y prácticas esenciales de la organización, generando con ello reciprocidad en cada uno de las partes. La combinación de la integración y la coordinación hace que mejoren los resultados organizacionales. En pocas palabras, no es hacer teneduría de libros a nivel de informática para obtener un balance, es generar información útil para guiar a la empresa, para prever, los acontecimientos que afecten a afectaran a la organización empresarial (capítulo II Dc 2649/1993 objetivos y cualidades de la información contable), aquellos fenómenos que pueden cambiar el libre desarrollo de la empresa.

La contabilidad no es solo el registro de datos, la razón del saber contable nace de la necesidad que tienen otras ciencias como la administración y la economía, de medir, la ingerencia de procesos, normas y efectos de distintas intervenciones y decisiones sobre el ente económico, esto hace que la contabilidad se oriente a elementos que más adelante se desarrollarán de la estrategia empresarial, es decir en qué términos mide la planeación y proyección empresarial, cómo mide los efectos del entorno económico, del mercado de capitales, el efecto de las nuevas disciplinas y tecnologías y finalmente como hace la contabilidad o el contador para predecir sobre los síntomas que muestra la empresa y su entorno.

Finalmente es importante entender que con el desarrollo de todas las áreas del saber y que hacer humano, la tecnología ha hecho que la teneduría de libros deje de ser manual y física como en tiempos de antaño lo era, para convertirse en automatizada y digital, no obstante para fines didácticos y como parte del ciclo contable es fundamental que estudiantes y profesionales contables tengan claridad sobre este concepto, de tal forma que les permita al analizar la información resultante a través de procesos especiales si tal información es cierta y de no serlo entender teóricamente los conceptos del proceso para llevarlo a la configuración de la herramienta informática, apoyado por el experto en ella.