Para empezar es necesario tener presente que en el informe del estado financiero de resultados se hacen las siguientes revelaciones:
Al elaborar esta Estado lo primero que se hace es revisar la utilidad o pérdida operacional que conforman las ventas netas o servicios prestados netos, luego se hace la resta de los costos de ventas, los gastos de administración y los gastos de ventas.
Cuando se tenga esta claridad por la variación generada en el ejercicio, se comienza la interpretación dando respuesta a ¿qué genero esta variación? ya sea positiva o negativa. Si es un aumento representativo de los ingresos por concepto de prestación de servicios o venta de un producto o por el contrario una disminución en los mismos rubros, hay que tener en cuenta las tendencias ocurridas en el periodo o periodos analizados. Se realiza una conclusión de los resultados del estudio de la utilidad operacional con las causas que les represento utilidad o pérdida del ejercicio.
Posteriormente, se revisa la utilidad neta total, determinando las incidencias de los ingresos y gastos financieros y de los otros ingresos y gastos no operacionales y la incidencia de los impuestos de renta y complementarios generados.
Teniendo clara las tendencias de las cuentas de resultados, con respecto a las ventas, los costos de ventas y gastos operacionales y no operacionales y lo que género o resulto sobre las utilidades brutas, operacionales y netas para los periodos estudiados, se realizará entonces, un análisis más detallado, el cual podrá contestar a las preguntas de ¿cuáles son las causas de estos resultados?
Se deberá estudiar una línea de productos o un segmento de ventas, al igual que la información contenida en los costos de venta detallados, haciendo profundidad en los componentes de los mismos, de las materias primas, materiales, mano de obra directa e indirecta y de los otros gastos de fabricación indirectos.
Hay que tener en cuenta, que el costo de los bienes no vendidos aparece como el inventario en el Balance General, por lo tanto podría existir una subvaluación o sobrevaluación del mismo, afectando los costos de ventas, reflejándose como mayor costo arrojando una menor utilidad bruta o un menor costo, produciendo una mayor utilidad.
Es necesario también, realizar una revisión de la incidencia de los gastos de la administración y de ventas bajo un análisis vertical de participación en las ventas netas y sus variaciones con el anterior ejercicio u otros, determinando además, las tendencias por rubros de gastos de personal, honorarios, impuestos, arrendamientos, servicios, depreciaciones, amortizaciones, entre otros, verificando las diferencias importantes encontradas y estableciendo las razones por las cuales se presentaron.
La observación en los ingresos y gastos financieros es relevante examinar en conjunto con las inversiones temporales y las financiaciones recibidas, con el fin de hacer los cálculos aritméticos con las tasas normales de mercado haciendo una aproximación e identificar si los acumulados son o no razonables, como se ha dicho, cualquier diferencia hay que hacerle el seguimiento respectivo.
De los otros ingresos y/o gastos no operacionales, se deberá recolectar la información de la misma fuente donde se generaron. Puntualmente se recomienda tener en cuenta, la existencia de dos sistemas de contabilidad: caja y causación. El primer sistema es utilizado para la elaboración y presentación del Estado de Flujo de Efectivo y el segundo para los demás estados financieros básicos, pero de manera especial para el de Resultados, partiendo del principio contable de que los ingresos se reconocen en el momento en que ocurre la venta o la prestación del servicio, independientemente de la fecha en la cual se recibe el dinero del cliente, mientras que los gastos se reconocen en el momento en que se producen, independiente de la fecha en la cual se efectuara el pago.
Si se quiere revisar el estado de resultados bajo la perspectiva de los flujos de efectivo, se deberá tomar la utilidad o pérdida neta sumándole la depreciación, las provisiones de cartera y las amortizaciones. De esta manera se obtendrá una aproximación del ingreso efectivo, debido a que estas partidas no generan salidas de fondo o efectivo, pero si afectan la utilidad o pérdida neta.
Así las cosas, se podrá tener claro: el volumen y tendencia de las ventas, la incidencia de los costos de venta sobre las ventas bajo tres elementos esenciales: materia prima o materiales, mano de obra y los costos indirectos de fabricación. Las tendencias y totales de los ingresos y gastos financieros con las inversiones temporales y las financiaciones recibidas. Además, de las tendencias y totales de los otros ingresos y gastos no operacionales. El resultado del ingreso neto o la pérdida, al igual que el ingreso efectivo generado por la actividad de la empresa.