Antes de conocer cada uno de los estados financieros, vale precisar que éstos se encuentran directamente relacionados con el balance general y el estado de resultados. Es preciso recordar que el primero conforma la ecuación contable: activos, pasivos, patrimonio o capital contable y facilita conocer los compromisos y controles fiscales de la empresa. Por su parte, el estado de resultados presenta los ingresos, costos, gastos y, por efecto, la inflación denominada corrección monetaria o ajuste por inflación.
A continuación se explica cada uno de ellos:
Corresponde al efectivo, los derechos, bienes propios u otros que representan para la empresa probables beneficios económicos futuros que se obtienen y que están controlados por una empresa como resultado de las transacciones o hechos pasados.
Son las obligaciones a corto y largo plazo o probables sacrificios futuros de beneficios económicos que surgen de las obligaciones presentes de una empresa para transferir activos o proporcionar servicios en el futuro como resultado de las transacciones o hechos pasados.
Es la participación residual de los dueños en los activos de una empresa después de descontar los pasivos.
Los elementos anteriores integran el balance general, que en resumen presenta la ecuación contable de ACTIVO=PASIVO+PATRIMONIO, principio fundamental de la contabilidad financiera.
Son cuentas que se registran y se presentan en el balance general separadas de sus activos, pasivos y patrimonio. Representan compromisos futuros, garantías, avales, cupos otorgados o recibidos de créditos sin utilizar, controles fiscales y contables, como de manejos financieros. Se clasifican en cuentas de orden contingentes, fiduciarias, fiscales y de control.
Son el efectivo o futuros flujos que entran a la empresa y que incrementan los activos o disminuciones del pasivo o una combinación de ambos y que generan aumentos en el patrimonio devengados por la venta de bienes, por la prestación de servicios o por la ejecución de otras actividades, realizadas durante el período, que no provienen de los aportes de capital. Los ingresos ordinarios generados por el objeto social del ente económico se denominan ingresos operacionales y los ingresos financieros, los extraordinarios o esporádicos se clasifican como ingresos no operacionales.
Representan erogaciones presentes y futuras y cargos asociados clara y directamente con la adquisición o producción de bienes o a la prestación de los servicios, de los cuales un ente económico obtuvo sus ingresos; se denominan costos de ventas o costos por servicios.
Los gastos representan flujos de salida de recursos, en forma de disminuciones del activo o incrementos del pasivo o una combinación de ambos, que generan disminuciones del patrimonio, incurridos en las actividades de administración, comercialización, investigación y financiación, realizadas durante un período, que no provienen de los retiros de capital o de utilidades o excedentes. Los gastos relacionados directamente con los ingresos objeto del negocio, son los de administración o los gastos de ventas y se clasifican como gastos operacionales y los gastos financieros. Por su parte, los extraordinarios o esporádicos se clasifican como gastos no operacionales.
Representa la ganancia o pérdida obtenida por un ente económico como consecuencia de la exposición de la inflación de sus activos y pasivos monetarios. Es reconocida por la re expresión de los estados financieros a los activos, pasivos y patrimonio no monetarios.
Estos cuatro últimos elementos conforman el estado de resultados o llamado antiguamente estado de pérdidas y ganancias, que representa la utilidad (excedente) o pérdida de un ejercicio específico.
Permite conocer la situación financiera de la empresa a una fecha determinada. Éste permite que los usuarios, como los analistas de crédito, proveedores o inversionistas conozcan la verdadera situación económica de la empresa y que los administradores, gerentes o ejecutivos puedan tomas decisiones adecuadas.
Este estado debe prepararse debidamente clasificado en parte corriente y no corriente, según el grado de realización de los activos y de exigibilidad de los pasivos y entregarse mínimo una vez al año, aunque puede hacerse por períodos más cortos (mensual, trimestral), según los requerimientos de tipo administrativo o legal.
Está representado por el disponible y todos aquellos bienes que se puedan realizar, vender o convertir en disponible en un término inferior a un año. En estos activos se incluye el grupo de cuentas del disponible: caja, bancos, cuentas de ahorro, inversiones temporales, parte corriente de deudores, inventarios y los gastos pagados por anticipado.
En este grupo están todos los recursos que son convertibles en efectivo en un tiempo mayor a un año y los que representan los bienes usados en el desarrollo del objeto social. Entre éstos se encuentran: inversiones permanentes, la parte no corriente de los deudores, las propiedades, planta y equipo, los activos intangibles, cargos diferidos, otros activos y las valorizaciones.
Están representados por todas las obligaciones que posee el ente económico con terceros, que deben cubrirse en un término inferior a un año.
Es la participación residual de los dueños en los activos de una empresa después de descontar los pasivos.
Es el que permite evaluar la gestión operacional de la empresa y además sirve de base para la toma de decisiones y su presentación está dada por el grupo de cuentas denominadas nominales o transitorias, comenzando por los ingresos brutos operacionales, producto de la venta de bienes o servicios. A estos ingresos debe descontárseles el valor correspondiente a las devoluciones, rebajas o descuentos concedidos, a fin de determinar los ingresos netos del período.
Antes era conocido como estado de ganancias y pérdidas. En él se reúnen todas las transacciones correspondientes a los ingresos generados y a los costos y gastos incurridos por la empresa en un período determinado. La diferencia que resulta entre los ingresos y egresos será el producto de las operaciones que puede ser utilidad o pérdida.
Para la elaboración de este estado debe aplicarse el principio de causación para todos los costos y gastos y los ingresos deben reconocerse cuando se hayan realizado, a fin de obtener un resultado justo.
Es necesario tener presenta que a los ingresos netos se les descuenta el valor de los costos y gastos operacionales administración y de ventas, para determinar el valor de la utilidad operacional del ejercicio. En aso de necesitar conocer la utilidad antes de impuestos se les adicionan los ingresos no operacionales y se les restan los gastos no operacionales.
Los grupos de cuentas incluidas en este estado son: