Etapa contractual

La etapa contractual corresponde al periodo comprendido entre la iniciación del contrato previo perfeccionamiento, legalización y designación de supervisión o interventoría; la ejecución del contrato hasta su terminación por cumplimiento del plazo acordado, cumplimiento del objeto contractual o por mutuo acuerdo entre las partes.

El desarrollo de esta etapa da inicio con el acto administrativo motivado de adjudicación del contrato, posteriormente debe elaborarse y suscribirse el contrato, hacer el registro presupuestal, la aprobación de garantías si a ello hubiere lugar, la supervisión, la legalización y plazo de ejecución del contrato. También se puede dar de manera directa, es decir, con la simple suscripción del contrato.

La elaboración del texto contractual debe guardar completa armonía con los textos que dieron soporte en la etapa precontractual, pliegos de condiciones o términos de referencia. Se debe tener en cuenta que, del correcto diseño e implementación de este contrato, dependerá el buen desarrollo del proceso y ejecución, evitando controversias judiciales y administrativas con los contratistas. (Burbano Vargas, 2012).

Por lo tanto, el contrato deberá contener las condiciones, cláusulas, controles y estipulaciones necesarias, “que las partes consideren necesarias y convenientes, siempre que no sean contrarias a la Constitución, la ley, el orden público y a los principios y finalidades de esta ley y a los de la buena administración.” Inciso 3º Art.40 Ley 80 de 1993.

Perfeccionamiento y legalización	De conformidad con las normas vigentes, los contratos se perfeccionarán cuando se logre acuerdo sobre su objeto, la contraprestación y este se eleve a escrito (Artículo 41 Ley 80 de 1993). Una vez suscrito el contrato por las partes, se solicitará el registro presupuestal del contrato conforme a la descripción de actividades de perfeccionamiento y legalización de contratos.
Garantías	Perfeccionado el contrato, el contratista constituirá la garantía de cumplimiento o demás pólizas a que haya lugar, según la naturaleza y la cuantía del contrato, de conformidad con las reglas que regulen la materia. Constituidos en legal forma en los términos previstos en el contrato, la garantía de cumplimiento y demás amparos a que haya lugar, serán aprobados por la entidad. No podrá iniciarse la ejecución del contrato sin la constitución, por parte del contratista, de las garantías y la aprobación de las mismas.
Ejecución	Para la ejecución se requiere el registro presupuestal, la aprobación de la garantía y la verificación de que el contratista se encuentra al día en el pago de aportes parafiscales relativos al Sistema de Seguridad Social Integral, así como los propios del Sena, ICBF y cajas de compensación familiar, cuando corresponda. (Artículo 23 de la Ley 1150 de 2007). Una vez cumplidos los requisitos de perfeccionamiento y ejecución del contrato, se informará al supervisor o interventor para que proceda a la firma del acta de inicio con el contratista, en aquellos casos que así se establezca.
Adiciones, prórrogas, aclaraciones y modificaciones	Durante la ejecución de los contratos se pueden presentar modificaciones, adiciones, prórrogas o aclaraciones, sin embargo, en ningún caso puede variar el objeto contractual. Las modificaciones, adiciones, prórrogas o aclaraciones de los contratos solamente proceden cuando sea estrictamente necesario para el cumplimiento de las funciones, en desarrollo de los programas, planes y proyectos. Cabe resaltar que las adiciones no podrán superar el 50% del valor inicial del contrato, ni tampoco la cuantía establecida para cada uno de los procesos de contratación. Para el efecto, el supervisor o interventor del contrato deberá llevar a cabo el respectivo trámite ante quien corresponda, con suficiente antelación a la fecha en que se requiera suscribir el documento. Dicha solicitud debe estar debidamente justificada y acompañada de todos los soportes a que haya lugar.
Terminación	El contrato puede darse por terminado por las partes: Cuando las partes así lo acuerden, atendiendo la autonomía de su voluntad que se constituye en vinculante para las partes del contrato. Por vencimiento del término de duración o plazo del contrato, cumplidas o no las obligaciones. Por cumplimiento del objeto y las obligaciones del contrato, aun cuando no se haya cumplido el plazo.

Tabla elaborada a partir de Rosero Melo, 2014 y 2016.

Los contratos estatales deben publicarse en el SECOP que administra la Agencia Nacional de Contratación Pública, Colombia Compra Eficiente. (Artículo 19 del Decreto 1510 de 2013, compilado por el Decreto 1082 de 2015 en el artículo 2.2.1.1.1.7.1).

Con el fin de prevenir la ocurrencia de actos de corrupción, la vigilancia y control de los contratos estará a cargo de un supervisor o interventor, quien deben cumplir las obligaciones establecidas tanto en las normas como las estipuladas en los respectivos contratos, haciendo un seguimiento permanente del contrato y ejerciendo vigilancia para su correcta ejecución. Los supervisores o interventores serán designados por cada entidad y deben ser personas con conocimientos técnicos o especializados relacionados con el objeto del contrato.

«Ningún contrato puede iniciar su etapa de ejecución sin un supervisor o interventor debidamente asignado y la omisión en designar supervisor o en contratar interventor cuando la ley así lo exige, constituye falta disciplinaria gravísima.»

Instituto Colombiano de Bienestar Familiar.