Fase preliminar de la auditoría

Actividades	Descripción	Ejemplo	Responsable
Revisión de documentos	Consiste en verificar la documentación entregada por el auditado, relacionada con el SGSST a auditar, la cual permite determinar en términos técnicos la viabilidad de la auditoría, además de aportar la información para el diseño del plan de de auditoría.	Políticas en SST Mapas de procesos Manual del SGSST Procedimientos operativos y del SGSST Matriz de requisitos legales y otros aplicables en SST Matriz de identificación de peligros	Responsable
Plan de auditoría	Documento de planeación en donde se lleva a cabo la programación y la coordinación de las actividades de auditoría, buscando con esta el logro del objetivo propuesto para la auditoría a desarrollar. Facilita la realización de acuerdos con el cliente.	Muestra secuencial del desarrollo de las actividades de auditoría Determina procesos y personas a intervenir	Auditor líder
Asignación de tareas al equipo auditor	Actividad que se realizará de ser necesario. Consiste en definir las funciones de cada uno de los miembros del equipo auditor, especificando requisitos del criterio de auditoría y procesos a auditar.	Auditor lider: verifica de forma documental y en campo numerales 4.3 planificación y 4.4 implementación y operación OHSAS 18001:2007 Auditor 2: verifica numerales 4.5 verificación y 4.6 revisión gerencial OHSAS 18001:2007	Auditor líder
Preparación de documentos de trabajo	Hace parte de las técnicas de auditoría, permite el desarrollo de los elementos que serán utilizados como herramientas para la recolección, la consolidación y la evaluación de las evidencias encontradas durante el desarrollo de la auditoría.	Listas de chequeo Formatos para registro de notas del auditor Formato para informe de auditoría Plan de muestreo	Auditor líder y equipo auditor

Revisión de la documentación

En cuanto a la revisión de la documentación, también se puede solicitar todo aquello que permita obtener el conocimiento de los aspectos generales relevantes de la organización, así como aquella información que le permita al auditor conocer el SGSST, para de esta forma realizar la planeación de las actividades de auditoría. Como ejemplo adicional de información a recolectar, estaría la actividad económica, los procesos que la componen, el tipo de organización en cuanto a su conformación legal, el número de trabajadores, el nivel de riesgo laboral que esta presenta, la ubicación de su planta física, los componentes del sistema de gestión y sus interrelaciones, las funciones, las responsabilidades y la autoridad dentro de la organización, entre otras informaciones pertinentes.

Una vez hecha esta revisión, se procederá a analizar la información para lograr así determinar la viabilidad de la auditoría, momento en que se definirá si es posible alcanzar los objetivos y dar cobertura al alcance, teniendo presente las condiciones de disponibilidad de la organización en cuanto al acceso suficiente y apropiado de la información; como también en cuanto a la asignación de recursos y tiempos para la realización de la auditoría, así como la voluntad de cooperación de los auditados.

Posteriormente, se genera el plan de auditoría, como herramienta de planeación, que deberá seguir el ciclo PHVA, el cual se deberá implementar durante la realización de las actividades de auditoría para garantizar un proceso eficiente y eficaz de verificación. De este modo el plan brindará una organización secuencial de las actividades, desde la reunión de apertura, los requisitos a verificar, las personas a auditar, los espacios de descanso, los espacios para reunión del equipo auditor si es el caso, las observaciones pertinentes y el cierre de la auditoría.