Técnicas de Simplificación del Trabajo

Según Montoya (2014), cualquier método aplicado con la intención de hacer rendir los procesos productivos de las unidades económicas es válido si cumple con el objetivo de disminuir la cantidad de materiales, energía y tiempo, empleados para producir una unidad de producto final.

No obstante lo anterior, existen dos técnicas en particular que contribuyen a la eficiencia en los procesos de simplificación del trabajo.

1. Diagrama de Distribución del Trabajo

Según Zamudio (2007), es un cuadro que contiene el conjunto de labores que realiza un grupo de empleados, los cuales conforman una unidad administrativa, que revela al analista gran parte de lo que necesita saber acerca de la división del trabajo en esa unidad. El diagrama debe cubrir un grupo de empleados que realice actividades homogéneas. Por lo general, se utiliza para cubrir las labores de la pequeña unidad de trabajo.

En él deben aparecer «las funciones que debe cumplir cada sector especifico de la oficina; este cuadro cuenta con la lista de actividades y la lista de tareas, las cuales proporcionan factores necesarios para registrar las actividades de la unidad organizacional» (OIT, 1983).

Tabla 1. Tareas y actividades.

Lista de tareas Lista de actividades
Las tareas de la lista (primordiales y esporádicas) y sus descripciones deben ser detalladas, claras y deben ir acompañadas del tiempo que se les dedica semanalmente; es decir, para la elaboración de este cuadro de distribución del trabajo «es necesario recoger información detallada acerca de funciones y responsabilidades que tienen todos los funcionarios» (OIT, 1983), se registra el promedio del número de horas que se emplea en cada tarea semanalmente; especificando clara y precisamente el avance de cada empleado. Luego, se realiza la lista de actividades, es decir, un inventario de aquellas acciones que realizan los departamentos, divisiones, secciones o unidades productivas que son objeto de estudio. Sirve para establecer la relación lógica que hay entre ellas y las tareas que realizan los empleados. Esta lista identifica las funciones principales que realiza cada unidad; registra las actividades principales y esporádicas, y debe realizarse en conjunto entre el analista y el empleado.

Finalmente, debe prepararse el diagrama de distribución del trabajo que sirve para el análisis con el cual se ayuda a detectar una mala distribución de las cargas de trabajo, que sirve de base para determinar el promedio del costo por actividad y empleado, y permite obtener el porcentaje que corresponde a cada actividad.

El cuadro de distribución del trabajo contiene:

Tabla 2. Modelo de un diagrama de distribución del trabajo

Diagrama de distribución del trabajo
Fecha: Junio 21 de 1999
Departamento analizado: Compras
Preparado por: Luis Alfonso Rojas
Aprobado por: Rafael Moreno

Actividades HRS Rafael Moreno
Jefe de Sección		 HRS Aurelio Penagos
Asistente		 HRS Roberto correa
Almacenista		 HRS Aura García
Secretaria		 HRS Juan Pérez
Cotizador		 HRS
Programar las compras semestrales 128 Determinar propiedades 16 Preparar programas 20 Determinar faltantes 16 Mecanografear documentos 16 Cotizar precios en el comercio 34
Recibir cotizaciones de los precios 64 Analizar cotizaciones 6 Comparar cotizaciones 12 Analizar cotizaciones 2 Recibir facturas 6 Colaborar en general 10
Efectuar las compras 12 Autorizar compras 4 Colaborar en las compras 12 Almacenar elementos 10 Recibir público 10 Colaborar en general 44
Administrar y supervisar el personal 16 Manejar el personal 4 Recibir consultas y personal 2 Suministrar elementos 10 Recibir público 10
Rendir cuentas a la Auditoría 220 Preparar cuentas 2 Recibir documentos 2 Preparar inventarios 4 Registrar corresponencia 2
Reunir el comité de compras Asistir al comité 2 Preparar documentos 1 Registrar proveedores 1 44
Preprarar documentos varios Revisar facturas 4 Llevar registros de facturas 1 Atender teléfono 1
Actividades variadas Correspondencia 6 Varios 44 44
44

2. Diagrama de Procedimientos

Según la OIT (1983), este diagrama permite conocer una descripción detallada de todos los pasos que se realizan en un proceso, de tal manera que se puedan visualizar, tanto la secuencia de las etapas como el método para llevarlas a cabo.

Consiste en el registro y en la descripción detallada de las operaciones, transportes, inspecciones, demoras y almacenajes, dados en el mismo orden en que tienen lugar, bien sea en el marco de un proceso ejecutado por el hombre o durante el tratamiento de un material.

Este diagrama proporciona una descripción detallada acerca de cada paso realizado en un proceso de producción, visualizando la secuencia de etapas y su método para llevarlas a cabo.