Administración de efectivo
La administración de efectivo se refiere a la fijación de unos niveles mínimos de efectivo para atender las necesidades más frecuentes y evaluar la necesidad de acudir a fuentes externas, o a realizar inversiones temporales cuando existe exceso de efectivo que no se está utilizando. El objetivo fundamental de este presupuesto es determinar la capacidad de la empresa para generar un efectivo, con el cual se puedan atender sus obligaciones y considerar los proyectos de inversión y de expansión que se tengan previstos. Además permite analizar cada uno de los factores que pueden incidir en la generación de efectivo y que, por tanto, facilitan el proceso de toma de decisiones a nivel gerencial.
Según el Consejo Técnico de la Contaduría, el flujo de efectivo es un estado financiero básico que muestra el efectivo generado y utilizado en las actividades de operación, inversión y financiamiento
(Carreño, 2012).
Entre las actividades de operación se encuentran las que corresponden al objeto social de la empresa. Entre estas se destacan la producción, en el caso de las empresas manufactureras; la comercialización de bienes, en el caso de las empresas comerciales, y la prestación de servicios, en el caso de las empresas que compran y venden mercancías o insumos, las dedicadas al pago de nóminas, servicios públicos o impuestos, y las dedicadas a actividades de mantenimiento, seguridad, etc.
Respecto a las actividades de inversión, se incluyen la adquisición de títulos valores, la colocación de fondos y la adquisición de bienes destinados al aumento de la capacidad utilizada o de producción de la empresa.
Respecto a las actividades de financiación, se destaca la consecución de los recursos que la empresa necesita mediante terceros, a través del endeudamiento o mediante el aporte de los socios al patrimonio.
La liquidez determina las políticas de remuneración, endeudamiento, publicitaria y de abastecimiento, de modo que si se logran sincronizar o acomodar apropiadamente los flujos de efectivo se logrará recibir precios especiales por parte de los proveedores, descuentos en las compras y disminución en impuestos pagados al Estado por pronto pago. Esto conlleva a una reducción de los costos y a su consecuente reducción en los precios al cliente.
Lo anterior permite afirmar que la liquidez ejerce efectos positivos sobre los costos, los precios y los márgenes de utilidad.
Una adecuada planificación del efectivo permite controlar el dinero que se destina a la inversión y al gasto, y ayuda a que los recursos invertidos tengan una gran movilidad, se generen buenos márgenes de utilidad y aumente la rentabilidad.
Los factores que mayor influencia ejercen al momento de elaborar el presupuesto de efectivo son los siguientes:
- Necesidades de disponibilidad de fondos para cumplir con las obligaciones financieras de corto y mediano plazo.
- Políticas crediticias flexibles, de tal manera que se pueda recurrir, por ejemplo, a descuentos por pronto pago o a procurar ventas de contado.
- Costo de oportunidad, el cual se determina por no invertir cuando existe la posibilidad de obtener buena rentabilidad y se prefiere tener el dinero inactivo. Lo anterior basado en la suposición de que los proveedores no pagarán de contado y demorarán los pagos o se declararán en imposibilidad de cumplirlos, puede generar fondos líquidos ociosos y costos de confianza.