Principales aspectos del presupuesto de mantenimiento

En el presupuesto anual de mantenimiento existen algunos costos que se pueden considerar como constantes, entre de los cuales se encuentra la mano de obra del personal de mantenimiento y el costo de las reparaciones programadas –incluyendo los repuestos e insumos– pero hay otros costos que son variables y que se pueden relacionar con las averías que se produzcan. A pesar de que todos los años no se producen las mismas averías, ni con la misma severidad, los materiales y las contrataciones pueden variar sensiblemente de un año a otro.

Por otro lado, al elaborar el presupuesto anual de mantenimiento es importante diferenciar los costos de implementación, la compra de herramienta, el inventario de repuestos y el periodo de capacitación y entrenamiento del personal, que no se repite, pero que también se debe contar en el costo anual que se repite un año tras otro a pesar de que existan algunas variaciones.

Por último, en el presupuesto hay que tener en cuenta que existen costos de grandes revisiones u otros gastos que no se generan cada año sino eventualmente y que pueden requerir mucho tiempo y por lo tanto no pueden computarse como gastos de un solo año, sino que hay que repartirlos entre los ejercicios que corresponda.

Todos estos aspectos deben considerarse al momento de elaborar el presupuesto anual, teniendo en cuenta que si el presupuesto que se ha estimado es más elevado de lo que realmente se requiere, la cuenta de resultados estará reflejando valores negativos para la empresa; pero si el presupuesto se queda corto y no se gastan muchos recursos para realizar un mantenimiento adecuado, no solo se generará un mayor número de averías, sino que además la vida útil de la planta se verá afectada.

Por lo anterior, es un error considerable hacer mal los cálculos del presupuesto de mantenimiento, ya sea por sobrevaluarlo por subvalorarlo.

La forma de realizar los presupuestos de proyectos se ha facilitado gracias a los nuevos modelos de bases de datos y a los programas informáticos, que permiten ahorrar tiempo y minimizar el riesgo de cometer errores. Un ejemplo de esto es que en la actualidad, es posible elaborar presupuestos mediante una hoja de cálculo.

Existen bases de datos relacionadas con los precios de materiales, con numerosas partidas ya construidas y con los precios de mano de obra, relacionados de tal forma que la variación de cualquiera de ellos puede ajustar automáticamente las previsiones que se hayan efectuado.