Cuando una empresa se dedica a la producción de artículos manufacturados requiere de una cantidad definida de insumos y materias primas, para lo cual debe balancear, estudiar y definir de manera precisa la cantidad de materiales directos que requiere. Entre estos materiales se encuentran la materia prima, entendida como los materiales que se van a transformar en nuevos productos, y los insumos, entendidos como aquellos materiales que ayudan a que el producto se pueda terminar. La proyección de estos materiales se elabora mediante una cédula denominada presupuesto de materiales. Cuando se trata de una empresa comercial, los materiales corresponden a los productos que se van a vender posteriormente, es decir que no existen materiales para la fabricación, sino productos terminados que se van a comercializar posteriormente. En este caso se elabora un presupuesto de compras.
Se desarrolla con el fin de cuantificar la cantidad de productos que se van a comercializar una vez termine su fabricación. En la elaboración de este presupuesto juegan un papel importante los inventarios tanto de materiales como de productos terminados. Se debe cuantificar el inventario inicial, que es la cantidad de productos existentes al iniciar el periodo que comprenderá el presupuesto, y el inventario final, que es la cantidad de productos de los cuales se debe disponer para atender las necesidades del periodo siguiente. Este inventario final se convierte en el inventario inicial del periodo siguiente y se continúa de esa forma hasta concluir todo el presupuesto.
Permite predecir la cantidad de personas que laborarán en la empresa, especialmente en las áreas de producción o de operaciones, como se denomina en las empresas de servicios. Este presupuesto, además de cuantificar los cargos y sus respectivas asignaciones salariales debe indicar la carga laboral que les corresponde. Esta carga laboral se conforma por las prestaciones sociales a las que tiene derecho el trabajador, por la seguridad social de la que se encarga la empresa y por el pago de parafiscales, y para su cálculo se debe tener en cuenta la legislación vigente. Otro factor determinante en este presupuesto es la dotación tanto de tipo legal como adicional que la empresa determine para garantizar la seguridad de sus colaboradores y su presentación personal.
Sirve como respaldo al área de producción, ya que aborda pagos como servicios públicos, arriendos, cargas impositivas, publicidad, gastos menores de papelería, etc. Cuando se determina el costo de producción, se suman estos valores para establecer los costos de venta y fijar los precios comerciales.
Los gastos se dividen en administrativos y de ventas. En este presupuesto se encuentra todo lo relacionado con elementos de apoyo logístico tales como transporte, combustible, servicios públicos del área administrativa, impuestos y gastos de ventas, entre los cuales se destacan campañas de lanzamiento, contratos, entre otros.
Proyecta la base fundamental de los ingresos de la empresa, de tal manera que puede anticipar la cantidad de dinero que se planea recibir periódicamente y con el cual se puede garantizar el funcionamiento de la empresa. Junto con los otros ingresos –por rendimientos financieros, producto de inversiones, arriendos, comisiones, etc.– van a permitir que las decisiones que se tomen encuentren un respaldo económico aproximado y se puedan programar, con bastante grado de certidumbre, los desembolsos que serán necesarios a lo largo del periodo.
El presupuesto de ventas es el más importante de todos los presupuestos y, por tanto, debe ser al que mayor cantidad de tiempo y esfuerzos se le debe dedicar. Se deben presupuestar tanto las cantidades que se van a vender como los precios unitarios y la forma de manejar la cobranza, lo cual puede dar lugar a un presupuesto de cartera que ilustre el recaudo efectivo que se tendrá y no se caiga en falsas expectativas y en decisiones erradas al momento de programar las compras y los desembolsos por gastos.
Junto con el presupuesto de caja van a facilitar la predicción del efectivo con el cual se contará al final de cada periodo. Este presupuesto consolida los anteriores presupuestos y sirve como base para evaluar los resultados que se tendrán al final del ciclo, empleando los indicadores o índices financieros que se aplican desde la matemática financiera y la evaluación de proyectos. Se incluyen los ingresos y egresos en efectivo por diferentes conceptos, la utilidad, los impuestos a pagar por las utilidades obtenidas y los indicadores de evaluación tales como el valor presente neto (VPN), la tasa interna de retorno (TIR), el periodo de recuperación de la inversión (PRI) y la relación beneficio-costo (B/C), que servirán como fundamento para la toma de decisiones gerenciales.