Métodos no estadísticos
Son todos aquellos métodos basados en la experiencia o en los criterios personales. Por ejemplo, las estimaciones del personal del departamento de producción y de los supervisores o las determinaciones de los ejecutivos de la empresa.
Para la aplicación de estos métodos, la empresa pide a cada uno de los trabajadores, supervisores y directivos que calcule la producción de manera independiente, es decir que cada persona elabora sus cálculos de acuerdo con su experiencia y su conocimiento del proceso de producción. Finalmente los estimativos son revisados y puestos en consenso para determinar el presupuesto global.
La elaboración del presupuesto de un departamento en especial y de la empresa en general no es una tarea fácil y requiere de cálculos estimados con precisión. Para conseguir lo que se había planificado y alcanzar las metas propuestas se debe contar con técnicas de elaboración de presupuestos lo más exactas posibles, de tal forma que no exista producción excesiva ni faltantes en la producción.
La persona o equipo que elabore el presupuesto debe:
- Conocer muy bien la misión, visión, valores, estrategias y planes de la organización o del proyecto.
- Manejar muy bien los conceptos rentabilidad y costo.
- Comprender las consecuencias de generar y recaudar fondos.
Para tener la seguridad de que el presupuesto contemplará todas las necesidades de los diferentes departamentos, las empresas acostumbran contar con un equipo presupuestario, lo cual supone que el director de cada departamento elabora el borrador del presupuesto que luego es comentado y discutido por todo el equipo. Por lo general, estos equipos se conforman por el director financiero o contable, el director del proyecto o del departamento y el director de la organización.
A las empresas les resulta conveniente que alguno de los integrantes de la junta directiva cuente con conocimientos en la elaboración de presupuestos y en otros temas financieros, con el fin de asesorar al personal encargado de estas tareas, pues son precisamente los integrantes de la junta quienes mejor conocen los intereses de la empresa y de los dueños. Es necesario que todos los miembros de la organización, y especialmente los directivos, sepan qué es un presupuesto, para qué se utiliza, cómo se prepara y cuáles son los mecanismos de seguimiento y control de la ejecución del presupuesto.
Si la organización cuenta con sucursales, regionales o distintos departamentos, cada uno de ellos debe elaborar su propio presupuesto. Estos presupuestos se unifican y se consolidan en uno solo, el cual se constituye en el presupuesto general de la empresa. Cada división debe estar en capacidad de revisar y estar al tanto de la forma en la que su presupuesto encaja en el presupuesto general, además debe tener la facultad de controlar su presupuesto de forma periódica, de tal manera que al terminar el año se pueda evaluar su nivel de cumplimiento y determinar si ejecutó el presupuesto, si existió sobredimensionamiento o si faltaron recursos.