Características y estructura de los estados financieros básicos

Todo estado financiero debe tener un encabezamiento que indique la clase de documento que es, el nombre de la empresa y la fecha o periodo al que hace referencia; luego, en la parte central, los datos y el contenido, y al final deben aparecer las firmas de quien lo realizó, del representante legal y, en caso del ser necesario, del contador junto a su número de su matrícula profesional.

1. Estado de resultados

También se conoce como estado de pérdidas y ganancias, y presenta los resultados de las actividades financieras al terminar un periodo contable. Se encarga de resumir los ingresos provenientes de las operaciones de la empresa, así como los costos y gastos en los que ha incurrido, para determinar la utilidad o pérdida obtenida al final.

En el informe, los ingresos deben aparecer en la parte superior y se deben diferenciar los operacionales (producto de las ventas o la prestación de servicios) de los no operacionales (provenientes de actividades diferentes a la actividad principal de la organización). Después deben aparecer los diversos costos y gastos que pueden ser ordinarios u operacionales, cuando proceden de las actividades normales de la organización, y no operacionales que corresponden a gastos en los que incurren las otras áreas de la empresa. Finalmente se sustraen los costos y gastos para obtener la utilidad neta si los ingresos son mayores que los egresos, o la pérdida del ejercicio si se presenta el caso contrario. En la parte inferior del informe se muestra un reporte acerca de las utilidades y dividendos por acción.

Las partidas más comunes del estado de resultados son:

• Ventas netas: para su cálculo se restan las devoluciones y rebajas sobre las ventas de las ventas totales del periodo.
• Compras netas: corresponden a la diferencia entre el valor de las compras totales y las devoluciones y rebajas que se hayan efectuado sobre las compras.
• Costo de lo vendido: para calcular el costo de lo vendido se suma el inventario inicial al total de las compras netas y, posteriormente, de este valor se resta el inventario final. Otra forma de calcularlo es sumar el costo de materiales, la mano de obra y los CIF (costos indirectos de fabricación).
• Utilidad o pérdida en ventas (bruta): una vez que se ha obtenido el total de las ventas netas se procede a restarle el costo de lo vendido y el resultado obtenido es la utilidad o pérdida operacional, también llamada utilidad en ventas o simplemente utilidad bruta.
• Gastos generales: son todos los pagos realizados con el fin de llevar a cabo las diversas actividades y operaciones planeadas. La clasificación de los gastos corresponde a: gastos de operación, que son aquellos generados con ocasión de las ventas; gastos propios de la administración, y gastos correspondientes a endeudamiento financiero, ya que sin ellos no sería posible la realización de algunos de los propósitos de la empresa.
• Utilidad o pérdida neta: se toma la utilidad final o utilidad bruta y se le restan los gastos generales, las pérdidas, etc. Si los ingresos que se han obtenido en el periodo de tiempo durante el que se hizo el estudio son superiores a los gastos generales, se denomina utilidad del ejercicio; pero si son inferiores al valor registrado en los gastos generales, se denomina pérdida del ejercicio. Este resultado también se conoce como utilidad antes de impuestos (UAI).
• Provisión de impuestos (carga impositiva): a la utilidad final neta se le calcula la carga impositiva que se encuentre vigente en el momento. Esta carga corresponde a un porcentaje que se multiplica por la utilidad antes de impuestos.
• Utilidad a repartir o utilidad del ejercicio: corresponde a la diferencia entre la utilidad neta y la provisión de impuestos, y es el valor que se repartirá entre los accionistas de acuerdo a lo que ellos determinen en la asamblea general o la junta de socios, una vez se hayan elaborado las reservas correspondientes.

El siguiente, es un ejemplo de la forma en que se presenta un estado de resultados:

2. Estado de situación financiera

El balance general corresponde al documento que muestra la situación financiera de una empresa en una fecha determinada, por lo cual el balance de hoy será diferente al de mañana. El balance general proporciona un informe sobre los activos, pasivos y patrimonio neto de la empresa en una fecha definida.

El balance general está dividido en tres partes importantes, que son:

• Encabezado: como su nombre lo indica, se escribe en la parte superior y está formado por la razón social o nombre de la empresa, el nombre del estado financiero y la fecha de elaboración.
• Cuerpo: es el contenido del estado financiero y en él se presentan las cuentas y valores, o sea que está formado por el activo, el pasivo y el patrimonio de la entidad.
• Pie de firmas: es el espacio donde se colocan las firmas de las personas que hicieron el estado financiero, entre ellas están el contador, si es necesario, el representante legal, y el revisor fiscal cuando lo exija la ley.

A su vez, el cuerpo del estado financiero debe contener la siguiente información:

2.1 Activos

Corresponden al total de bienes y derechos que son propiedad de la empresa, es decir que se encuentran a su favor y que se pueden convertir en dinero. Estos activos se dividen en:

2.1.1 Activos corrientes

Son los activos con mayor nivel de liquidez, por lo general se destacan cuatro tipos:

• Caja.
• Bancos.
• Inventario.
• Cuentas por cobrar.

2.1.2 Activos fijos

Son aquellos bienes que están destinados al uso de la empresa y se caracterizan por ser depreciables. Dentro de este grupo de cuentas se citan:

• Maquinaria.
• Vehículos.
• Equipo de cómputo.
• Construcciones o edificaciones.

Los terrenos, por ejemplo, se consideran activos no depreciables ya que éstos se valorizan en lugar de depreciarse.

2.1.3 Activos diferidos

Corresponden a los pagos que se hayan efectuado con anticipación. Algunos autores y contadores los incluyen en los activos corrientes, y entre estos se destacan:

• Gastos de constitución.
• Arriendo pagado por anticipado.
• Intereses pagados por anticipado.

Estos activos se amortizan a medida que va transcurriendo el tiempo, hasta que se agotan en su totalidad.

2.1.4 Otros activos

Se encuentran en este grupo los intangibles y los activos que no se hayan clasificado en los grupos anteriores, tales como:

• Inversiones.
• Intangibles (patentes, derechos de autor, etc.).

2.2 Pasivos

Corresponden a todas las obligaciones en favor de otros que tiene la empresa. Se clasifican en:

2.2.1 Pasivos de corto plazo

Son aquellas deudas que vencen en menos de un año. Entre estos se encuentran los pagos a proveedores, la carga laboral, las obligaciones bancarias, las deudas con acreedores, etc.

2.2.2 Pasivos de largo plazo

Incluyen las deudas con vencimiento a más de un año, como en el caso de las hipotecas con entidades bancarias.

2.3 Patrimonio

Corresponde a los derechos de los socios, por ejemplo, la cuenta de capital que representa el aporte que ellos hicieron al momento de constituir la empresa y que también se conoce como cuenta de socios o capital suscrito. Otro ejemplo son las utilidades tanto del ejercicio actual, proveniente del estado de resultados, como las que se tienen acumuladas o las reservas que ha efectuado la empresa para destinar de acuerdo a los estatutos o al documento de constitución. Estas reservas también se denominan reserva legal, reservas estatutarias o reservas voluntarias.