Preparación previa

De acuerdo con lo expuesto por (Cipra, 2009), a menudo, las negociaciones se ganan o se pierden en la preparación previa. Pero la preparación no se puede realizar en unos minutos, porque lo esencial es el asegurarse una buena situación de no-acuerdo, y esto puede requerir mucho tiempo.

Es muy importante tener una buen planeación estratégica, que incluya todos los elementos, tanto internos como externos, que faciliten y ayuden a llevar a cabo una buena negociación. Disponer de una buena situación de no acuerdo, es decir, el estar en situación de abandonar la negociación sin que ello suponga una pérdida importante, permite aumentar las exigencias propias y ayuda a hacer comprender a la parte contraria que tiene que ser flexible; por tal motivo, es importante tener una planeación que implica la preparación de todos los puntos y elementos que van a ser discutidos y negociados dentro del grupo que está realizando este proceso.

Casi siempre existe alguna posibilidad de mejorar la situación de no acuerdo si se empieza a trabajar con el tiempo suficiente. Por ejemplo, es habitual que los departamentos de compras o de contratación soliciten al menos tres ofertas para cualquier adquisición, aunque tengan decidido de antemano a quién le van a comprar. De esta forma transmiten al ofertante el importantísimo mensaje de que está en competencia con otros y, por tanto, ya no basta con que haga una buena oferta, sino que tendrá que ser mejor que la de los demás.

Pero hay que saber diferenciar este elemento, crear falsas expectativas también puede llegar a convertirse en un cuello de botella, ya que por lo general estos procesos son muy sensibles de ser percibidos por cualquier integrante del grupo negociador.

Evidentemente, es más fácil mejorar la situación de no acuerdo para el que compra que para el que vende, pero también este último lo puede conseguir. Por ejemplo, diversificándose para no depender demasiado de un cliente determinado, u ofreciéndole ventajas que no le den los competidores para empeorar así la condición de no-acuerdo del comprador.

Sin lugar a duda encontrar los elementos en conflicto en el no acuerdo, mejorarlos y mostrarle a la contraparte los cambios realizados, generan confianza y un ambiente agradable para seguir debatiendo y discutiendo los demás puntos de una agenda de negociación.

Cuando se esté muy próximo a llegar a una situación donde no hay acuerdo durante la preparación previa hay que tener en cuenta aspectos como:

Buscar información sobre la parte contraria que pueda dar pistas sobre sus límites de negociación, su situación de no-acuerdo y sus intereses ocultos.
Quien tiene la información, tiene el poder, es una premisa que este aspecto es claro, y que la consecución de esta, es parte importante para destrabar una negociación.
Buscar oportunidades de gana - gana y concesiones que puedan ser importantes para la otra parte y tengan poco costo para nosotros. Para esto hace falta imaginación y, como no se puede esperar que esta surja en el fragor de la discusión, es conveniente realizar una especie de brainstorming informal durante la preparación previa. Solo en aquellas negociaciones que a priori se sabe que van a tener lugar en un ambiente muy distendido se puede dejar para el mismo momento de la negociación la búsqueda de oportunidades gana - gana.
Cuando se habla de falta de imaginación, es claro que la experiencia y el carisma que tenga el grupo o uno de sus integrantes, quien lidera, se constituye en una ventaja muy apetecida, ya que es acá donde a través de la lluvia de ideas que se genera, se pueden dilucidar propuestas que sea atractivas para la otra parte.
Una vez establecida la información que se tiene sobre la contraparte y se estudian todas las oportunidades que pueden ser benéficas para ambas partes se decide qué estrategia se va utilizar.
Si se desea crear un clima abierto y confiado no conviene llevar muchas personas a la reunión. El ambiente suele ser más hostil en las reuniones con muchos asistentes.
Entre más personas estén en la negociación, con poder e influencia, pueden torpedear la negociación y llevarla a situaciones complejas. Como reza el adagio popular colombiano: “entre más vacas, menos leche”.
Y para finalizar, un punto a tener en cuenta, es el del lugar de la reunión. Es más conveniente hacer la negociación en un terreno o muy conocido, o en el escenario más desafortunado, en un terreno neutral.