La planeación se define como una herramienta gerencial que permite analizar el pasado en el presente de la empresa, y proyectar el futuro. En este proceso se anticipan los hechos y se determinan estrategias para alcanzar los objetivos organizacionales formulados.
Como resultado del planeamiento en la organización se establecen los planes estratégicos o de largo plazo que se componen de programas, y los programas contienen proyectos. Este tipo de estructura de planeación tiene aplicación en las organizaciones de los sectores público y privado.
Conforme a la normatividad legal, es evidente la aplicación del planeamiento en las entidades del sector público. Sin embargo, cada organización privada adecúa el planeamiento conforme al sector de la economía en que se desenvuelve, o al tipo de empresa que es: industrial, comercial o de servicios.
En las entidades públicas se habla de plan de desarrollo conforme al plan de gobierno, mientras que en las organizaciones privadas se hace referencia al plan de negocios. Sin embargo, en ambos casos se trata de un documento escrito en el que se plasma el plan de empresa, se describe un proyecto que se va a realizar, y contiene todo lo que esté relacionado con este: los objetivos del proyecto, las estrategias que permitirán alcanzar dichos objetivos, la razón de ser de la empresa, los recursos y el financiamiento requerido, la proyección de los ingresos y egresos, la evaluación financiera, y el seguimiento y evaluación del proyecto.
Luego de definir en qué consiste la planeación, se conocerán los aspectos que la conforman:
En el plan se expresa la voluntad institucional. Es una proyección con la intención supuesta de realizar una acción o acciones, para ser dirigidas y encausadas; todo plasmado en un escrito con los correspondientes detalles desde el inicio hasta el final, con la correspondiente evaluación y control del mismo. En el plan, el nivel estratégico de la organización define: prioridades, criterios o políticas, cobertura, los recursos necesarios, presupuestos y el horizonte en el tiempo.
Se pueden considerar planes generales y globales de cada organización, como: plan de desarrollo, plan estratégico, plan decenal, plan cuatrienal y plan sectorial, entre otros.
También se pueden considerar planes específicos en cada una de las áreas de una organización, tales como: plan de mejoramiento, plan de mercadeo, plan financiero y plan de producción, entre otros.
Es de anotar, que cada plan, por áreas, hace parte y apunta a los objetivos organizacionales en el plan general. En el caso del Estado, se puede apreciar un plan general, como es el caso del plan de gobierno a cuatro años, este plan está conformado por los planes sectoriales por parte de cada uno de los componentes del Estado.
El programa representa la especificación de fines y la concreción de los recursos. Es una estructuración del plan; es decir, el plan está conformado por uno o varios programas. En el programa, el nivel táctico de la organización concreta los objetivos y los proyectos, en lugar y tiempo determinado aterrizando las ideas generales del plan.
El proyecto es responsabilidad del talento humano al servicio institucional. En el proyecto hay una intervención concreta de individuos para hacer realidad las acciones contempladas en los programas. El proyecto define resultados previstos mediante el uso concreto de recursos; así como procesos de evaluación y control. El proyecto se ejecuta mediante el desarrollo de diversas actividades.
En este sentido, la inteligencia de mercados endógena (IME) tiene conocimiento de todos y cada uno de los procesos al interior de la organización para direccionar el correspondiente plan de mercadeo que apunte a los objetivos organizacionales y además, provee información necesaria y suficiente a la alta dirección concerniente al plan de mercadeo para las proyecciones pertinentes a los planes empresariales. Se podría decir que se mantiene al nivel estratégico lo suficientemente documentado sobre los aspectos fundamentales relacionados con el mercadeo empresarial, para la correspondiente toma de decisiones.
Es el que indica el desarrollo trazado por la organización en el horizonte del largo plazo y por eso facilita la construcción del derrotero organizacional en el futuro, con el direccionamiento estratégico, en el que se define la misión, la visión, los objetivos y las metas de la empresa. Este plan incluye todos los pilares de la organización, como las áreas: productiva, financiera y comercial.
En este orden de ideas, la inteligencia de mercados (IM) aporta información pertinente para la toma de decisiones en la propuesta de los planes, programas y proyectos, toda vez que el área o la gerencia comercial elabora el plan de mercadeo, el cual hace parte del plan estratégico organizacional. Este plan estratégico no solamente se debe elaborar una vez se crea una empresa, sino además en el momento en que la alta dirección de la organización redirige el rumbo, conforme a las diferentes variables que ameriten un cambio. Para adelantar este proceso de conformación del plan estratégico, se tienen en cuenta los siguientes aspectos: