La auditoría gubernamental supone adelantar un conjunto de actividades que se desarrollan en fases o momentos sucesivos que se concatenan o entrelazan para alcanzar, en un tiempo y con unos insumos dados, los propósitos de evaluación de la gestión en el manejo de los recursos públicos. Para ello, estas auditorías interrelacionan unos momentos de planificación general y específica, de ejecución y de sistematización para obrar como un verdadero proceso de mejoramiento de la gestión.
Para adelantar el proceso auditor, la Contraloría tiene en cuenta los siguientes pasos:
En este paso se busca:
Es una matriz, a través de la cual se definen las entidades o sujetos de control, las fechas en que van a ser visitados por la Contraloría y los lineamientos del proceso auditor, mediante el cual se da cumplimiento a la misión de vigilar, evaluar y hacer seguimiento de los resultados obtenidos a partir de la ejecución de los recursos públicos y tomar las acciones pertinentes para el mejoramiento de la gestión.
Esta matriz permite:
Es un documento que se produce tras finalizar la fase de planeación de la auditoría y se considera la carta de navegación del equipo de auditoría para las fases de ejecución e informe. Es un instrumento para el control de calidad del proceso.
Es un documento que se produce tras la entrega del memorando de encargo de la auditoría. Corresponde a un cronograma de las fases planeación, ejecución e informe y es un instrumento para el control de calidad del proceso.
En el desarrollo de esta etapa se busca verificar:
En este paso se realizan los siguientes procedimientos:
Tabla 1. Procedimientos que se desarrollan durante la ejecución de la auditoría.
| Procedimiento | Definición |
| Aplicación de pruebas de auditoría | Se aplican los procedimientos que se establecieron en los programas de auditoría empleando técnicas para obtener evidencia sobre la gestión y resultados de la entidad auditada, sobre el buen uso de los recursos públicos y estructurando los hallazgos de auditoría. |
| Evaluación del cumplimiento del plan de mejoramiento | Se entiende por plan de mejoramiento el conjunto de acciones correctivas o preventivas que debe adelantar un sujeto de control fiscal en un período determinado para dar cumplimiento a la obligación de eliminar las causas que dieron origen a los hallazgos de auditoría identificados por la Contraloría General de la República, como resultado del ejercicio del proceso auditor, con el fin de adecuar la gestión fiscal a los principios de economía, eficiencia, eficacia, equidad o mitigar el impacto ambiental. |
| Evaluación de gestión y resultados | Se realiza con el objeto de analizar integralmente la gestión del sujeto de control y se fundamenta en la calificación de los dos componentes que la integran, los cuales contemplan los temas y criterios que son verificados y calificados por el equipo auditor mediante la aplicación de programas de auditoría, utilizando como insumo la rendición de cuentas y la información suministrada durante la auditoría. |
Durante la ejecución de la auditoría, el responsable de la misma obtendrá una serie de datos, documentos e información que le servirá de base para cimentar su opinión sobre los procesos auditados, elementos que deben ser consignados en algún medio que permita su consulta de forma rápida y eficiente, y que sirva como soporte para evidenciar y fundamentar los hallazgos.
Por esta razón, el contralor delegado encargado de la auditoría debe registrar en un conjunto de planillas o documentos —comúnmente denominados papeles de trabajo— datos, información, análisis, conclusiones del auditor, descripción de los procedimientos y pruebas de auditoría realizados, y sus resultados, sobre los cuales se soportan el dictamen y los conceptos que se plantearán en el informe de auditoría. Dichos papeles de trabajo constituyen la principal evidencia de la tarea de auditoría.
El equipo auditor debe proteger los papeles de trabajo y controlar el acceso a ellos. A menudo, los papeles de trabajo contienen información confidencial, por lo que resulta esencial salvaguardar la información del sujeto de control que se encuentra en manos del equipo auditor, así como preservar la integridad de los procedimientos de auditoría.
Cuando se elaboran papeles de trabajo electrónicos, se debe restringir el acceso a ellos mediante el uso de claves. Debe usarse una clave diferente para cada sujeto de control y guardarse en forma confidencial. No se deben dejar computadoras encendidas y sin bloqueo en la oficina del sujeto de control y el equipo auditor debe verificar que los archivos de auditoría estén debidamente asegurados para evitar el acceso no autorizado.
Es el producto final del proceso auditor. De su adecuada redacción y presentación dependerá que el esfuerzo realizado por los auditores redunde en que que el auditado emprenda acciones correctivas y preventivas que contribuyan a mejorar la gestión fiscal.
Los propósitos de este informe son:
El informe debe ser preciso, conciso, objetivo, soportado y oportuno. Como condiciones de presentación, debe redactarse en un procesador de texto, en letra tipo Arial, con espacio interlineado sencillo y con un tamaño de letra de 12 puntos. La margen superior del documento debe ser de 4 cm; mientras que la inferior, la izquierda y la derecha deben ser de 3 cm. Antes de la entrega del informe final es necesario reunirse con el sujeto de control para informarle, de manera general, los resultados de la auditoria.
Se da al momento de remitir el informe final al sujeto o punto de control que fue auditado. Por consiguiente, el equipo auditor y el líder deberán realizar las siguientes actividades de cierre:
Con este paso se busca: