Gestión organización e indicadores

La gestión organizacional busca amalgamar una institución claramente definida desde sus políticas, directrices y capital humano, hasta sus operaciones y procedimientos.

El Departamento Administrativo de la Función Pública (2002), señala que las entidades pueden estructurar, de acuerdo a sus necesidades de evaluación y seguimiento, diferentes tipos de indicadores que permitan medir su gestión de forma clara.

Indicadores de gestión

Un indicador hace referencia esencialmente a datos cuantitativos, que permiten dar cuenta de cómo se encuentran las cosas en relación con algún aspecto de la realidad que se desea conocer. Los indicadores regularmente son medidas, números, hechos, opiniones o percepciones que señalan condiciones o situaciones específicas, por lo tanto, en la administración pública los indicadores de gestión son el principal parámetro para el ejercicio del control fiscal y del control de gestión, los cuales se materializan de acuerdo con las necesidades de la administración, es decir, con base en lo que se quiere medir, analizar, observar o corregir.

El indicador es un signo, señal o valor concreto que permite, entre otras cosas, establecer diferencias, comportamientos y tendencias; su medición puede ser cuantitativa o cualitativa y puede desarrollarse en un periodo determinado de tiempo.

Los siguientes son los cuatro tipos de indicadores más comunes en la administración pública:

Tabla 1. Tipos de indicadores comunes en la administración pública.

Tipos de incicadores Contenidos
De eficiencia o del buen uso de los recursos

La eficiencia está dada como una medida del manejo de los recursos o de las variables existentes en el proceso. Los recursos o variables que están presentes en el proceso son: talento humano, presupuesto, equipos tecnológicos, logísticos y metodológicos.

Los indicadores de eficiencia se enfocan en el control de los recursos o las entradas del sistema, evalúan la relación entre los recursos y su grado de aprovechamiento por parte de los procesos o actividades.

Consiste en el examen de costos en que incurren las entidades públicas encargadas de la producción de bienes y/o la prestación de servicios, para alcanzar sus objetivos y resultados. Por lo tanto, se entiende por eficiencia el costo (costo mínimo) con el cual la entidad cumple sus objetivos (hacer más con menos recursos). (Departamento Administrativo de la Función Pública, 2002).

Variables: mano de obra, maquinaría, materiales, medios logísticos, métodos y recursos financieros.
De eficacia o de resultados

Los indicadores de eficacia se enfocan en el control de los resultados del sistema, evalúan la relación entre la salida del sistema y el valor esperado (meta) del sistema.

Es el análisis de la oportunidad con que las entidades públicas encargadas de la producción de bienes y/o prestación de servicios logran sus resultados, así como la relación que estos guardan con los objetivos y metas que la Dirección les define para un periodo determinado, en términos de cantidad, calidad y oportunidad (Departamento Administrativo de la Función Pública, 2002).

Variables: calidad, costo, cumplimiento, oportunidad en las entregas, número de defectos, etc.
De efectividad o de impacto

Los indicadores de efectividad se enfocan en el impacto producido por los productos y/o servicios sobre los clientes y usuarios.

Se relacionan, con la medición del nivel de satisfacción del usuario, que aspira a recibir un producto o servicio en condiciones favorables de costo y oportunidad, así como establecer el grado de cobertura del servicio prestado (Departamento Administrativo de la Función Pública, 2002).

Variables: competitividad, participación en el mercado, respuesta a la demanda, quejas de los clientes, productos devueltos, costos de garantía, etc.
De ecología o buen manejo de los recursos ambientales

La protección del medio ambiente establece acciones de control, manejo y conservación que deben ser asumidas por la Nación y las entidades territoriales, mediante la aplicación de indicadores de impacto, con el fin de poder disponer de elementos para medir la eficacia de las intervenciones pública y privada, frente a los recursos naturales (agua, bosques, fauna, aire, flora) (Departamento Administrativo de la Función Pública, 2002).

Variables: valor económico generado y distribuído, cobertura de los compromisos sociales de la empresa, manejo de riesgos en los precios y el negocio, relación con inversionistas y presencia en el mercado.

Efectividad organizacional

Se define como la relación óptima entre la producción, la administración y optimización de recursos, la calidad, la oportunidad, la satisfacción, el impacto, la competitividad y el desarrollo. La efectividad involucra procesos tanto internos como externos, y se refiere a la capacidad de lograr el efecto deseado o esperado, adaptándose a los clientes, a las necesidades de la empresa y al entorno.

Para complementar el tema de la eficiencia y la eficacia, se sugiere consultar los siguientes enlaces: