El control interno

Antes de la Constitución Política de 1991, el control era una práctica externa, fundamentada en la desconfianza y en el desarrollo de procedimientos exhaustivos de vigilancia sobre procesos de apoyo como la administración de recursos financieros, físicos y humanos. De manera contraria, el nuevo sistema se fundamenta en tres pilares que se refuerzan mutuamente:

• El control fiscal externo a cargo de órganos estatales técnicos dotados de autonomía, como la Contraloría General de la República, las contralorías territoriales y la Auditoría General de la República.
• El control fiscal interno de la administración, dispuesto de igual manera por el artículo 269 de la Constitución Política de Colombia, que precisa:
  
  En las entidades públicas, las autoridades correspondientes están obligadas a diseñar y aplicar, según la naturaleza de sus funciones, métodos y procedimientos de control interno, de conformidad con lo que disponga la ley, la cual podrá establecer excepciones y autorizar la contratación de dichos servicios con empresas privadas colombianas.
• El control fiscal participativo señalado por el artículo 270 de la Constitución, donde se determina que la ley organizará las formas y los sistemas de participación ciudadana que permitan vigilar que la gestión pública y sus resultados se cumplan en los diversos niveles administrativos.

En Colombia, el marco legal del control interno se constituye por las siguientes normas:

• Artículos 209, 267 y 269 de la Constitución Política de Colombia.
• Ley 87 de 1993.
• Decreto 1826 de 1994.
• Directiva Presidencial 2 de 1994.
• Decreto 280 de 1996.
• Directiva Presidencial 1 de 1997.
• Decreto 2145 de 1999.
• Decreto 1537 de 2001.
• Decreto 1599 de 2005, mediante el cual se adoptó el modelo estándar de control interno para el Estado colombiano.

La eliminación del control previo y perceptivo a cargo de los organismos de control fiscal en las entidades públicas fue compensada con el establecimiento obligatorio del control interno en todos los órdenes de la administración pública. El control interno debe servir para verificar y evaluar todas las actividades y operaciones, de acuerdo con las normas, las metas y los objetivos previstos, consultado los principios de igualdad, moralidad, eficiencia, economía, celeridad, imparcialidad, publicidad y valoración de costos ambientales.

Todas las entidades y organismos de las diferentes ramas y órdenes del Estado colombiano están obligados a contar con un control interno. Esta obligación se extiende hasta las sociedades mixtas con participación oficial del 90 % o superior en el capital.

El control interno forma parte de las actividades que cada quien realiza. Cada servidor público es responsable por su trabajo ante su superior inmediato, de manera que la responsabilidad va ascendiendo y consolidándose hasta quedar depositada en el jefe de la entidad, quien asume la responsabilidad de la gestión y los resultados institucionales. La alta dirección ha de ser por consiguiente la más interesada en promover la cultura del control interno en todos los niveles de la organización.

El control interno es integral, abarca todas las áreas de la entidad y a diferencia del control fiscal, que tiene un campo limitado a los recursos económicos, se extiende a todas las actividades de la administración.

El sistema de control esbozado debe apoyarse, por disposición legal, en una unidad u oficina de control interno, ubicada en el nivel directivo y encargada de asesorar, verificar y evaluar el control interno; funciones que pueden ser asignadas por contrato a personas o empresas particulares e idóneas.

Al igual que los demás sistemas de control, el control interno debe servir a los fines del Estado. Comparado con el control fiscal, presenta las siguientes diferencias:

Oficina de control interno

La oficina de control interno es considerada como un elemento del sistema que asesora, evalúa, integra y dinamiza, con miras a mejorar la cultura organizacional y la productividad del Estado. En ningún caso esta oficina podrá participar en los procedimientos administrativos de la entidad, a través de autorizaciones o refrendaciones.

Según el artículo 12 de la Ley 87 de 1993, esta oficina tiene como funciones:

• Planear, dirigir y organizar la verificación y evaluación del sistema de control interno.
• Verificar que el sistema de control interno esté formalmente establecido en la organización.
• Verificar los controles para los procesos y actividades de la organización.
• Velar por el cumplimiento de las leyes, normas y políticas.
• Servir de apoyo a los directivos.
• Fomentar la cultura del autocontrol, entre otras.

Fomento de la cultura del autocontrol

Su papel fundamental es proporcionar los medios para que las personas ejecuten sus actividades asumiendo sus propias responsabilidades y para motivar a las personas a hacer bien las cosas y en condiciones de calidad, oportunidad y transparencia.

Relación de las oficinas de control interno con entes externos

La oficina de control interno debe ser la que atienda los requerimientos de los organismos externos de control. En los casos que establece la ley, debe facilitar, al interior y al exterior de la entidad, el flujo de información que se materializa en los reportes que tienen presunción legal de veracidad y objetividad.

Evaluación y seguimiento de las oficinas de control interno

Esto se realiza a través de la auditoría, la cual se define como una actividad de evaluación independiente que busca asesorar y efectuar recomendaciones, basada en la revisión de:

• las operaciones contables financieras y administrativas;
• as políticas, planes y procedimientos;
• los controles establecidos, y
• los sistemas de información vigentes.

Para tal fin existen tres clases de auditoría: la financiera, la de gestión y la de calidad de cumplimiento o legalidad. Estas, a su vez, cumplen con cuatro fases: la planeación, la ejecución o examen, el informe y comunicación de resultados, y finalmente, el seguimiento.