Etapa precontractual

Las omisiones que se cometan en esta etapa se reflejarán en el desarrollo del proceso de selección o durante la ejecución del contrato, pudiendo provocar que la licitación no se otorgue a ningún oferente y sea declarada desierta; una declaratoria de nulidad absoluta del contrato o la necesidad de ajustar el contrato a la realidad del bien o servicio prestado (Gobernación de Santander, 2005).

Tabla 1. Pasos de la etapa precontractual.

Pasos Definición
Planeación Permite revisar la manera como el contrato se articula con los planes generales de la entidad y cómo da respuesta a los fines institucionales. Proporciona el soporte fundamental del contrato y del trámite. Convierte al contrato en un instrumento para el cumplimiento de la misión de la entidad. La planeación suministra información detallada, concreta y confiable sobre lo que se va a contratar: el qué, el cuándo, el cómo y el para qué.
Estudios previos El artículo 8 del Decreto 2170 de 2002 precisa:

De los estudios previos. En desarrollo de lo previsto en los numerales 7 y 12 del artículo 25 de la Ley 80 de 1993, los estudios en los cuales se analice la conveniencia y la oportunidad de realizar la contratación de que se trate, tendrán lugar de manera previa a la apertura de los procesos de selección y deberán contener como mínimo la siguiente información:
  1. La definición de la necesidad que la entidad estatal pretende satisfacer con la contratación.
  2. La definición técnica de la forma en que la entidad puede satisfacer su necesidad, que entre otros puede corresponder a un proyecto, estudio, diseño o prediseño.
  3. Las condiciones del contrato a celebrar, tales como objeto, plazo y lugar de ejecución del mismo.
  4. El soporte técnico y económico del valor estimado del contrato.
  5. El análisis de los riesgos de la contratación y en consecuencia el nivel y extensión de los riesgos que deben ser amparados por el contratista.
Expedición de licencias y autorizaciones Se debe verificar si el proceso de contratación requiere alguna autorización especial, por ejemplo de la junta directiva, o si necesita licencias o permisos ambientales.
Expedición del certificado de disponibilidad presupuestal Los procesos contractuales deben estar respaldados por una partida o disponibilidad presupuestal y por vigencias futuras cuando se comprometa más de una vigencia fiscal. Por lo anterior, antes de dar inicio al contrato se debe constituir su respectiva reserva presupuestal.
Reporte a la cámara de comercio En los cinco primeros días hábiles de cada mes se deberá reportar a la cámara de comercio local la relación de licitaciones o concursos públicos que la entidad pretenda abrir durante el mes siguiente.
Elaboración de estudios, diseños y proyectos Cuando la contratación a realizar dependa de proyectos, estudios o diseños a cargo de la entidad estatal, los mismos deberán estar íntegramente elaborados antes del inicio del proceso contractual.
Elaboración del pliego de condiciones Según el tipo de contrato y con base en los anteriores pasos se elaboran el pliego de condiciones y los términos de referencia, en los que se da cuenta de los requisitos necesarios para participar en el proceso de selección del contratista, allí también se definen de manera clara y objetiva las reglas que aseguren una escogencia objetiva. De acuerdo con numeral 5 del artículo 24 de la Ley 80 de 1993, se deben cumplir las siguientes acciones en este paso del proceso:
  • Publicación en la página web de la entidad, en diarios de amplía circulación y en otros medios.
  • Recepción de observaciones y sugerencias.
  • Adecuación y elaboración de los pliegos de condiciones o términos de referencia definitivos.
Convocatoria de las veedurías ciudadanas En virtud del principio de transparencia todas las actividades de los procesos contractuales de las entidades estatales son públicas, razón por la cual la ley impone la convocatoria de las veedurías ciudadanas para que intervengan en todas las etapas contractuales, soliciten y obtengan copia de todos los documentos y actuaciones del proceso, e intervengan en las audiencias que se realicen.
Selección del contratista Esta se hará de acuerdo con la forma y procedimiento de selección: licitación pública, selección abreviada, concurso de méritos, contratación directa y urgencia manifiesta.