Proceso de análisis de puestos
La planificación del análisis de los puestos de trabajo se debe desarrollar en tres fases: planeación, preparación y realización. En este proceso es indispensable seleccionar y diseñar los instrumentos para la recopilación de la información y prever aspectos logísticos como el acceso del analista al lugar de trabajo, la preparación previa de los cuestionarios por parte del analista, los tiempos del análisis de acuerdo al tipo de información a reunir y la actitud de los trabajadores para suministrar la información.
Los métodos más utilizados para registrar los datos importantes de los puestos son la observación directa, el cuestionario, la entrevista, el inventario de actividades y la reunión de expertos.
La aplicación de la información obtenida del análisis del puesto es el insumo para el diseño del puesto de trabajo. La descripción del puesto de trabajo, por su parte, es la elaboración formal del documento que contiene el registro de las tareas, deberes, responsabilidades, conocimientos, cualidades y habilidades, entre otros aspectos importantes del cargo.
La información debe ser objetiva y precisa en cuanto a la descripción de las condiciones físicas, psicológicas, sociales, intelectuales y profesionales del cargo, y el documento descriptivo debe contener la denominación, el código, las especificaciones, el tipo de medición y los aspectos legales del puesto.
A menudo, las organizaciones revisan y analizan los puestos con el fin de determinar la necesidad de efectuar cambios para mejorar de forma eficiente la productividad. Para tal fin aplican los conceptos de enriquecimiento, ampliación y rediseño del cargo.
El análisis del puesto de trabajo proporciona información a la organización para poder revaluar asuntos estructurales, pues ayuda a decidir la forma en que se deberá dividir el conjunto total de tareas de la organización en unidades, divisiones, departamentos, unidades de trabajo, entre otros.
En lo pertinente a la estructura de los puestos de trabajo, el análisis de puestos contribuye a decidir la forma de agrupación de los trabajos en puestos y familias de puestos. También incide en los grados de autoridad, pues permite comprender la forma en que se debe distribuir la autoridad para la toma de decisiones. Igualmente, permite proyectar el alcance de control, ayudando a conocer las relaciones de dependencia jerárquica en una organización, así como la cantidad y los tipos de puestos, y el número de personas que están bajo las ordenes de un jefe de nivel superior.
Finalmente, el análisis de puestos aporta al establecimiento de los criterios de rendimiento en relación al puesto de trabajo, pues permite evaluar el rendimiento individual y el colectivo. Coadyuva a determinar la redundancia o duplicidad de empleados que se producen durante las fusiones, las adquisiciones y las reducciones del tamaño de la plantilla. Guía a los supervisores y a las personas interesadas a la hora de dar referencias y preparar historiales personales para los empleados que dejan la organización y buscan un nuevo empleo.