El reconocimiento de las transacciones invita a estudiar los elementos que componen la estructura básica de los estados financieros como son los activos, pasivos, patrimonio, ingresos, gastos y costos, sin dejar de lado las cuentas de control conocidas como cuentas de orden.
Son los recursos de una compañía que contribuyen en la generación de fondos de efectivo, ya sea de manera directa o indirecta. Por ejemplo la propiedad, planta y equipo de una compañía que soporta la realización de la actividad principal u objeto social.
Un pasivo representa una obligación que ha sido contraída por la compañía. De acuerdo con las normas contables los pasivos surgen de eventos ocurridos en el pasado. Sin embargo, no todos los pasivos cumplen esa definición, pues existen estimaciones de obligaciones que pueden o no ser ciertas y que se conocen como provisiones.
Este puede entenderse como el conjunto de bienes que pertenecen a la compañía y que pueden ser generados por la actividad o han sido suministrados directamente por los propietarios de la compañía. En el artículo 37 del Decreto 2649 de 1993 se define el patrimonio como el valor neto de los activos de una compañía una vez se han restado los pasivos de la sociedad.
Los ingresos corresponden a los beneficios económicos que dan como resultado un incremento del patrimonio y que surgen del desarrollo de la actividad de la compañía.
Los gastos son los egresos que requeire hacer la empresa para su funcionamiento; se clasifican en Operacionales y No operacionales. En el caso de los Gastos Operacionales estos pueden ser Operacionales de Administración u Operacionales de Venta.
De otra parte, y si bien el término “costos” bajo Norma Internacional no es explicito, éste corresponde a una erogación directamente relacionada con la actividad que realiza la compañía y que por ende es susceptible de ser recuperada.
Son cuentas que se manejan en los sistemas contables con fines de control. Por ejemplo, allí se registran: diferencias tributarias y fiscales, activos castigados y garantías, entre otros.