Departamentalización en la organización

"Se entiende por departamentalización la acción de organizar la actividad empresarial por departamentos" (Laguens, s.f.). Existen varias maneras de realizar la departamentalización, pero igualmente hay que aclarar que no puede aplicarse en la empresa una única forma de departamentalización, como se verá en los ejemplos posteriores:

Departamentalización por funcionesOpen or Close
De acuerdo con Daft (2006), consiste en agrupar los puestos en departamentos atendiendo a habilidades, competencia y recursos similares. Entre las funciones necesarias para que una empresa opere, figuran la producción, la comercialización, las finanzas, la contabilidad y el personal. Estas actividades son precisas para crear, producir y vender un producto.

Ventajas:
- Útil para empresas que ofrecen pocas líneas de producto.
- Favorece la eficiencia y eficacia.
- Facilita la capacitación y el desarrollo de capacidades.
- Ofrece posibilidades de crecimiento en la escala de cada área.
- Permite amplios tramos de control.
- Es fácil la coordinación al interior de cada área.
Desventajas:
- Responde de forma lenta a los cambios del entorno.
- Prioriza el logro de los objetivos de las áreas ante los de la organización.
- Es compleja la comunicación y coordinación entre áreas.
- Limita la creatividad.
- Alta rutinización de las actividades.
- Dificultad en la asignación de responsabilidades.
- No tiene visión sistémica de la organización.
Departamentalización geográficaOpen or Close
Es la división que responde a variables de tipo territorial, según el autor «es la que supone establecer grupos de acuerdo con las distintas zonas geográficas en las que la organización esté implantada, su lógica responde a que todas las actividades de una determinada región deben estar a cargo de un solo gestor».

Ventajas:
- Facilita la adaptación de la organización a las necesidades de los clientes, comunidad o región en la que se encuentre.
- La responsabilidad recae en el gestor de la zona o región correspondiente.
- Facilita la descentralización de la toma de decisiones.
- Impulsa la creatividad acondicionada a cada región.
- Permite una mayor coordinación entre las áreas de cada región.
- Coadyuva a la creación de un grupo de gerentes con experiencia.
Desventajas:
- Dificulta la coordinación entre las áreas y sucursales.
- Genera mayores costos por cuanto se replican los cargos en cada territorio.
- Da una mayor prioridad al cumplimiento de los objetivos del territorio que a los de la organización.
- Es compleja la asignación de funciones cuando se trata de una actividad para la organización.
Departamentalización por procesosOpen or Close
Es más común en empresas industriales por cuanto hace la división del trabajo a partir del proceso que se sigue al elaborar el producto o generar un servicio.

Ventajas:
- Facilita el uso de tecnología y personal competente para su operación.
- Mejora la toma de decisiones de acuerdo con el proceso productivo.
- Hay mayor especialización de acuerdo con la operación.
- Aumenta los niveles de calidad en cada proceso.
- Incrementa la coordinación entre las personas de cada paso del proceso.
- Hay una especialización y por ende más eficacia.
Desventajas:
- Dificultad de coordinación entre las etapas del proceso.
- Se priorizan los objetivos del proceso y no los de la organización.
- Se minimiza la visión de sistema.
- Se minimiza la posibilidad de adaptación a los cambios del entorno.
- Los gerentes son muy especializados en un solo aspecto de la organización.
Departamentalización por clientesOpen or Close
Los clientes pueden servir como base para agrupar los puestos de trabajo. Por lo general se observa en áreas comerciales y su fundamento es la segmentación de mercados y la satisfacción del cliente de acuerdo con sus características y necesidades.

Ventajas:
- Facilita el acondicionamiento a las necesidades del cliente.
- El foco organizacional es la satisfacción del cliente.
- Capacitación relacionada con servicio al cliente y conocimiento de producto.
- Los clientes sienten gran confianza en un tipo de empresa estructurada de esta manera.
Desventajas:
- Difícil coordinación entre las áreas que atienden diferentes tipos de clientes.
- Considera más importantes los objetivos de la unidad y las necesidades del cliente que los objetivos organizacionales.
- Se pierde visión holística y sistémica de la organización.
Departamentalización matricialOpen or Close
Combina simultáneamente aspectos de las estructuras funcional y divisional. La estructura matricial tiene por objeto mejorar la coordinación horizontal y el acceso a la información. Su rasgo distintivo es que tiene dos líneas de autoridad: la estructura vertical ofrece el control tradicional en los departamentos funcionales, mientras que la estructura horizontal permite coordinarlos.

Ventajas:
- Permite optimizar recursos y capacidades integrando áreas funcionales con líneas de producto.
- Integra la organización para atender las necesidades de los clientes.
- Facilita la adaptación de la organización a los cambios del entorno.
- Permite que se integren y desintegren equipos de acuerdo con las necesidades de la organización
- Ofrece una visión integral.
- Brinda equilibrio entre autoridad y poder entre las áreas funcionales.
Desventajas:
- Se presenta dificultad en la unidad de mando, pues de hecho la departamentalización es dual.
- Se requiere gran capacidad comunicativa para evitar el conflicto.
- Puede incurrirse en «reunionitis» por la necesidad de coordinar, lo cual aumenta los costos.

Para profundizar en estas formas de departamentalización se recomienda leer el siguiente texto:

Laguens, J. (s. f.). La Estructura de las Organizaciones: Departamentalización. En Gestión Administrativa de la Educación Virtual. Recuperado de: https://goo.gl/NgEHxk