Proceso administrativo

La administración de empresas, como disciplina del conocimiento, se consolidó en los años veinte del siglo XX durante el denominado movimiento de los clásicos de la administración. En esta época varios autores hicieron una referencia más puntual de lo que hoy se conoce como proceso administrativo y por considerarlos dos de los más importantes, vamos a analizar el aporte de dos de ellos: Frederick Taylor y Henri Fayol.

Frederick Taylor (administración científica): descubrió que el problema industrial de su época se debía a la mala administración del personal y sus procesos, por lo que propone que la gestión de las organizaciones debe manejarse de acuerdo con cuatro principios que, vistos a la luz del proceso administrativo, coinciden con los elementos de este.

• Planeación (administración como ciencia): la empresa y la administración deben estudiarse y tratarse científicamente y no empíricamente como hasta ese momento lo hacían las industrias. La improvisación debe ceder lugar a la planeación y el empirismo, a la ciencia. Es importante la aplicación de una metodología sistemática en el análisis y la solución de los problemas de la organización.
• Organización (organización racional del trabajo): evidenció que en todos los oficios los obreros aprendían la manera de ejecutar sus tareas observando a sus maestros, tal como era la costumbre medieval. Por lo anterior propuso una serie de métodos que buscaban que la organización absorbiera el conocimiento de los individuos y aplicarlo en la consecución de métodos más eficientes.
• Dirección (diseño de cargos y tareas): definió los siguientes aspectos clave que, si bien son propios de la organización, se operacionalizan en la dirección:
  • Tarea: es toda actividad ejecutada por una persona en el desarrollo de su trabajo.
  • Cargo: es el conjunto de tareas ejecutadas de manera cíclica o repetitiva.
  • Diseño del cargo: mecanismo mediante el cual estos se crean, se proyectan y se combinan con otros cargos, lo cual permite planificar la ejecución de tareas mayores.
  • Estandarización: estudio del tiempo y el movimiento; la fatiga del obrero; la división del trabajo; la especialización del obrero y los planes de incentivos salariales. Se puede hablar de estandarización de métodos, procesos de trabajo y equipos.
• Control (supervisión funcional): establece que la mejor forma de controlar la ejecución de la administración es a través de una estructura funcional que consiste en dividir el trabajo, siempre que sea posible, de manera que cada hombre tenga que ejecutar la menor variedad posible de funciones. Así mismo plantea que las actividades del trabajador deben ser controladas por un experto en cada momento de la ejecución. Finalmente plantea tres principios que son: preparación, ejecución y control.

Henri Fayol (teoría anatómica de la administración): el proceso administrativo como tal fue propuesto por primera vez por Henry Fayol, quien estableció que los procedimientos administrativos son esenciales para la administración, ya que permiten el diagnóstico y solución de los problemas de la empresa. Su teoría parte del concepto de que la empresa tiene un modelo de estructura funcional en su operación, considerando que todas sus actividades se enmarcan en seis funciones esenciales. Las cinco primeras son operaciones empresariales y la sexta es de carácter propiamente administrativo, es decir que es de carácter general y se encuentra en todas las demás al mismo tiempo:

Es así que la función administrativa está presente en todos los ámbitos de la organización. Un gerente de producción, un jefe de ventas, un analista financiero, un auxiliar contable o incluso un vigilante, en algún momento deberán ejecutar una o varias acciones del proceso administrativo, puesto que es transversal a todos los cargos y funciones.