En la actualidad, los procesos de toma de decisiones se realizan en todos los niveles jerárquicos de las organizaciones, a diferencia del pasado cuando dichas tareas eran exclusivas de la alta gerencia.

Esta situación se presenta debido a que, con el pasar de los años, la información se ha vuelto más accesible —incluso en los niveles inferiores— gracias a la utilización de los sistemas de información.

Los sistemas de información permiten acceder a datos e información de una manera más eficiente y, en consecuencia, se hace necesario exponer y analizar el significado de las decisiones, sus tipos y el proceso necesario para tomar una decisión.

Propósito general

Conocer los sistemas de información que actualmente utilizan las empresas para soportar la toma de decisiones.

Propósitos específicos

• Conocer los tipos de decisiones y el proceso que conlleva tomarlas.
• Identificar la función de los sistemas de información en la toma de decisiones empresariales.
• Establecer cómo la inteligencia de negocios puede apoyar la toma de decisiones al interior de una organización.

Años atrás, los procesos de toma de decisiones en las empresas eran exclusivos de la alta gerencia, pero en la actualidad, los empleados de todos los niveles son responsables de tomar decisiones, toda vez que los sistemas de información proveen diversas clases de datos y permiten que estén disponibles sin limitaciones de tiempo y lugar.

Dependiendo del tipo de problema a solucionar, las decisiones se clasifican como estructuradas, semiestructuradas y no estructuradas. Haga clic sobre el enlace para ampliar la explicación de estas tres categorías.

El proceso de tomar decisiones está compuesto por varios pasos. Según Laudon y Laudon (2012), estos pasos son específicamente cuatro: inteligencia, diseño, elección e implementación.

La ventaja de implementar estos cuatro pasos radica en que, si no se soluciona el problema, es posible regresar a una etapa anterior y repetirla de ser necesario.

En la actualidad, los sistemas que soportan la toma de decisiones ayudan a directivos y empleados a tomar mejores decisiones, lo cual redunda en un aumento de los rendimientos sobre las inversiones realizadas por la organización y en un aumento de la rentabilidad.

Sin embargo, un sistema de información, por bueno que sea, no garantiza que el usuario tome una decisión acertada, sino que se hace necesario que dichos usuarios desempeñen roles clave de acuerdo con sus responsabilidades en la organización y actúen de manera coherente con las decisiones que deben tomar.

Según Laudon y Laudon (2012), los roles gerenciales son «expectativas de las actividades que los gerentes deberán realizar en una organización. Estos roles gerenciales se pueden clasificar en tres categorías: interpersonales, de información y decisionales».

Cuando nos referimos a los seres humanos como seres inteligentes, hablamos de la capacidad que tenemos de percibir nuestro entorno a través de los sentidos, comprender los significados y la importancia de los datos que percibimos y, en consecuencia, actuar de la forma más conveniente.

De igual manera, las organizaciones reciben datos o información de su entorno y buscan darle lectura a dichos datos para después actuar con base en ellos. En algunos casos lo hacen en forma acertada y en otros, no.

Actividad de aprendizaje

Haga clic sobre el enlace para acceder a una actividad que le permitirá poner a prueba los conocimientos adquiridos hasta este punto.

La esencia de la inteligencia y el análisis de negocios radica en la capacidad de integrar todos los flujos de información generados en una organización en un solo conjunto de datos coherente a nivel empresarial.

Una vez unificada la información, se recurre a herramientas de análisis estadístico —como distribuciones normales, análisis de riesgo, análisis de grupos y pronósticos, entre otros— para tratar de comprender todos los datos obtenidos, de tal suerte que los gerentes puedan tomar mejores decisiones y planear de manera más estructurada.

Este proceso también le permite a la alta dirección de las organizaciones conocer de manera oportuna el momento en que dejan de cumplirse los objetivos planeados.

Algunos de los proveedores de sistemas de inteligencia de negocios más importantes del mercado son:

De acuerdo con Laudon y Laudon (2012), el entorno de la inteligencia de negocios se compone por los siguientes seis elementos:

• Datos del entorno de negocios.
• Infraestructura de la inteligencia de negocios.
• Conjunto de herramientas para el análisis de negocios.
• Usuarios y métodos gerenciales.
• Plataformas de entrega.
• Interfaz de usuario.

Haga clic sobre el enlace para conocer los detalles de cada uno de estos seis elementos.

Una vez estudiados los elementos del entorno de la inteligencia de negocios, resulta necesario estudiar las seis funcionalidades analíticas que ofrecen este tipo de sistemas, las cuales permiten que los sistemas cumplan con su función principal: entregar la información correcta, en el momento oportuno y a las personas indicadas. Haga clic sobre el enlace para conocer estas seis funcionalidades.

Cerca del 80 % de las personas que usan estos sistemas lo hacen de manera casual para acceder a alguno de los informes que ofrecen, los gerentes del nivel medio y los analistas los utilizan para consultar y desglosar los datos, mientras que los ejecutivos del nivel superior de las organizaciones son quienes suelen usar todas las herramientas de los sistemas de inteligencia de negocios, con el fin de monitorear las actividades de la compañía.

Para tal fin, los sistemas cuentan con interfaces visuales como tableros de control y cuadros de mando.

Según Laudon y Laudon (2012), existen dos estrategias mediante las cuales, las organizaciones pueden adquirir capacidades de inteligencia de negocios (BI) y análisis de negocios (BA): las soluciones integradas de una sola fuente y las soluciones suministradas por varios de los mejores distribuidores. Haga clic sobre el enlace para conocerlas en detalle.

Independientemente de la estrategia que adopte una organización, dicha decisión suele ser a largo plazo, toda vez que después de elegir un proveedor y un sistema determinado puede resultar muy costoso cambiarse a otros.

Por ejemplo, piense en lo difícil y costoso que resultaría este tipo de cambios para una multinacional después de haber capacitado a miles de sus empleados en todo el mundo en el uso de un conjunto específico de herramientas.

Material de apoyo

En la actualidad, las organizaciones delegan los procesos de toma de decisiones en empleados de todos los niveles jerárquicos gracias, en gran parte, a que los sistemas de información facilitan el acceso a distintos tipos de datos con pocas restricciones de tiempo y lugar.

Las decisiones pueden clasificarse en estructuradas, semiestructuradas y no estructuradas de acuerdo con la recurrencia con que se presente el problema al que pretenden darle solución. Algunas de estas decisiones son propias de los niveles operativos y medios de las organizaciones, mientras que otras corresponden a la alta dirección.

El proceso de tomar decisiones está compuesto por varios pasos y se caracteriza por una gran ventaja relacionada con la posibilidad de regresar a un paso anterior si el proceso no cumple los efectos esperados. Estas etapas o pasos, son: inteligencia, diseño, elección e implementación.

En la actualidad, muchas de las decisiones que toman las organizaciones no son responsabilidad de los gerentes o de cualquier otra persona. El ejemplo más claro de esta situación se puede observar al usar un motor de búsqueda como Google, el cual toma decisiones con base en un algoritmo previamente programado.

La inteligencia de negocios es un término utilizado tanto por los distribuidores de hardware y software como por los consultores de TI para describir la infraestructura diseñada para almacenar, integrar y crear informes, y analizar los datos que provienen del entorno de negocios.