Hoy por hoy, la gran mayoría de negocios, indistintamente de su tipo o tamaño, utilizan sistemas de información para llevar a cabo sus actividades, lo cual los hace más competitivos; es por esto que se hace necesario abordar los conceptos fundamentales de los sistemas de información, sus características y su clasificación.

Para tal fin, en esta unidad se abordan los conceptos inherentes a la información y las características que esta debe cumplir como parte vital de un sistema de información. Así mismo, se analiza el flujo de la misma al interior de una organización.

Propósito general

Determinar cómo los sistemas de información han transformado los negocios en la actualidad y cuál es su relación con la globalización.

Propósitos específicos

• Entender qué es exactamente un sistema de información y cómo funciona.
• Clasificar los componentes de un sistema de información.
• Diferenciar los tipos de sistemas de información existentes en una organización.
• Analizar los flujos de información que posee toda organización.

Los sistemas de información juegan un papel vital en las organizaciones contemporáneas. Es por esto que para entenderlos se hace necesario conocer tres conceptos básicos: sistema de información, sistemas informáticos y tecnologías de la información.

Para entender estos tres conceptos, los desglosaremos y mostraremos algunos ejemplos de su aplicación y uso en las organizaciones. Así mismo, veremos sus dimensiones, actividades y elementos representativos.

El concepto sistema de información está compuesto por dos palabras: «sistema» e «información». Según la teoría general de sistemas, la primera de estas palabras se define como un conjunto de elementos o partes que se relacionan y buscan cumplir un objetivo. Por otra parte, la palabra información es el resultado de articular los datos que se generan a partir de las actividades realizadas, en este caso, por las empresas.

En este sentido, podemos decir que un sistema de información es un conjunto de recursos interrelacionados y organizados que busca satisfacer las necesidades informativas una organización, permitiendo una correcta gestión empresarial y apoyando la toma de decisiones. Haga clic sobre el enlace para conocer las tres dimensiones de los sistemas de información.

Según De Pablos y otros (2013), los sistemas informáticos pueden definirse como todos aquellos subsistemas existentes dentro de los sistemas de información, que están formados «por todos los recursos necesarios para dar respuesta a un tratamiento automático de la información y aquellos otros que posibiliten la comunicación».

La información está en la base de todas las actividades realizadas en la administración empresarial, por lo que es conveniente que los sistemas informáticos permitan producirla y gestionarla, de tal manera que aseguren la calidad y disponibilidad de la misma.

Actividad de aprendizaje

Con el propósito de repasar los conceptos abordados hasta este punto, lo invitamos a realizar la siguiente actividad de emparejamiento sobre nociones de los sistemas de información.

De acuerdo con Laudon y Laudon (2012), las tecnologías de la información son herramientas con las que cuentan las organizaciones para poder afrontar el cambio, entre ellas se destacan: el hardware, el software y las redes.

Es así que las tecnologías de la información se entienden como el conjunto de dispositivos, soluciones y elementos de hardware, software y redes aplicados al tratamiento automático de la información y a la difusión de la misma.

La integración de estas herramientas con las personas que las administran, constituyen la infraestructura de tecnología de la información (TI).

En las organizaciones se usan distintos tipos de sistemas de información que dan soporte a sus necesidades. Estos, por lo general, se clasifican de acuerdo con su finalidad y en tal sentido Gómez y Suarez (2007), comentan que —de una forma muy general— se pueden considerar dos finalidades básicas de los sistemas de información:

• Soportar las actividades operativas. En este grupo se enmarcan los sistemas que soportan las actividades de los procesos misionales de la empresa, como: aplicaciones de contabilidad, nóminas, pedidos y, en general, lo que se denomina gestión empresarial, así como los sistemas que les permiten a los usuarios manejar información un poco menos estructurada como las aplicaciones ofimáticas o los programas técnicos.
• Soportar las decisiones y el control de gestión. En este grupo se clasifican los sistemas que buscan atender las necesidades derivadas de la gestión de la información, con lo cual se busca adquirir la información existente sobre las propias aplicaciones transaccionales para mejorar la gestión empresarial.

En concordancia con la mayor parte de la literatura sobre sistemas de información, más adelante expondremos algunas categorías de la clasificación que permite analizar a la empresa desde los distintos niveles de administración.

Los primeros sistemas de información que se suelen implementar en las empresas están orientados a automatizar las actividades operativas que manejan un gran volumen de datos, comúnmente estas actividades se centran en áreas administrativas y de gestión, como: contabilidad y facturación; nómina; compras y ventas, entre otras.

De acuerdo con Laudon y Laudon (2012), un sistema de procesamiento de transacciones es un sistema computarizado que efectúa y registra las transacciones diarias o más frecuentes en los negocios de la empresa. Su propósito es responder a las preguntas de rutina y rastrear el flujo de las transacciones en toda la organización, por ejemplo: ¿cuántas unidades hay disponibles en bodega? o ¿se realizó el pago al proveedor? Para responder este tipo de preguntas es indispensable que la información esté disponible y actualizada en todo momento.

En este nivel operacional las tareas, los recursos y las metas están predefinidos y muy bien estructurados. Por ejemplo, la decisión de realizar un pedido o no, la puede tomar un supervisor de nivel inferior de acuerdo con los criterios predefinidos para tal fin. En dicho caso, lo que debe evaluar el supervisor es si se cumplen o no los criterios para su realización.

Haga clic en el siguiente enlace para ver las actividades de un sistema transaccional, como el control de pedidos.

En los años sesenta y setenta, la información proporcionada por los sistemas transaccionales empezó a utilizarse como insumo para tratar de resolver los problemas derivados de la gestión organizacional. Fue entonces que surgieron los sistemas de gestión de la información (MIS), los cuales soportan las actividades de monitoreo, control y toma decisiones en el nivel medio de las organizaciones.

Estos sistemas utilizan los datos almacenados en los sistemas transaccionales para generar informes que determinan el desempeño de la organización, lo cual permite mejorar el control de la gestión en las diferentes áreas funcionales de una empresa.

De acuerdo con Gómez y Suárez (2007), los sistemas de soporte a las decisiones (DSS) apoyan la toma de decisiones no estructuradas. Son sistemas que soportan y asisten a los directivos de las empresas en todos los aspectos del proceso de toma de decisiones y se enfocan en problemas que son únicos en su género, cambian con rapidez y no cuentan con un mecanismo predefinido de solución.

La información que se provee al DSS proviene de fuentes internas, como los repositorios de datos de los TPS y los MIS, aunque también obtienen información de fuentes externas. Estos sistemas usan varios modelos para analizar los datos y permiten que los usuarios puedan trabajar de manera directa con ellos.

Material de apoyo

Según Gómez y Suárez (2007), estos sistemas aparecieron en los años noventa; combinan elementos de los sistemas MIS y DSS e información externa, y soportan a la gerencia de nivel superior en la toma de decisiones y en el seguimiento de acciones.

Para desarrollar un sistema de información para ejecutivos es fundamental contar con buenas herramientas de gestión de datos. En la actualidad, estas se agrupan en almacenes de datos (datawarehouse) y minería de datos (datamining).

Estos sistemas toman la información interna y externa, la filtran, la comprimen y rastrean datos críticos para mostrar la información más relevante a los ejecutivos de alto nivel. Con el pasar de los años estos sistemas han mejorado su capacidad de análisis de inteligencia de negocios con el fin de analizar tendencias, realizar pronósticos y desglosar datos para obtener información mucho más detallada.

Sistemas de Información Empresariales

Surgen de la necesidad empresarial de lograr que los distintos tipos de sistemas trabajen en conjunto, se comuniquen entre sí y trabajen como un sistema corporativo. De acuerdo con Laudon y Laudon (2012), estos sistemas «abarcan áreas funcionales, se enfocan en ejecutar procesos de negocios a través de la empresa comercial e incluyen todos los niveles gerenciales», con lo que le dan mayor flexibilidad a los negocios y aumentan la productividad.

En este contexto, existen cuatro aplicaciones empresariales que resulta importante conocer:

• Sistemas empresariales (ERP).
• Sistemas de administración de la cadena de suministros (SCM).
• Sistemas de administración de las relaciones con los clientes (CRM).
• Sistemas de administración del conocimiento (KMS).

Gómez y Suárez (2007), señalan que hoy por hoy las empresas dependen, en gran medida, de la información que poseen, de las TIC con las que procesan dicha información y de los sistemas de información en los que se apoyan su gestión.

Es por esto que la información se ha convertido en uno de los activos más valiosos y, en consecuencia, resulta necesario determinar la diferencia entre conceptos básicos como dato e información, pues muchas veces tienden a confundirse o usarse de forma inadecuada.

Actividad de aprendizaje

Antes de proceder a explicar los conceptos básicos de la información, realice la siguiente actividad para reforzar los conocimientos adquiridos hasta este punto.

En muchas ocasiones, los términos: dato e información se utilizan como sinónimos, aunque en realidad no lo son. La principal diferencia entre ellos es que los datos son la materia prima para generar información.

Ahora bien, un dato se puede considerar como la mínima unidad de información y se caracteriza por reflejar hechos sucedidos en la organización, aunque es información no procesada y carece de significado por sí solo. Por otra parte, la información se obtiene a partir del procesamiento de los datos obtenidos en una organización, de tal manera que pueda ser presentada y utilizada por las personas que hacen parte de ella.

Los datos pueden representarse por medio de letras, números, símbolos o imágenes, pero no bastan para tomar decisiones, por lo que resulta indispensable procesarlos y convertirlos en información para que puedan ser útiles.

La información realmente adquiere valor cuando se destaca de manera significativa en el contexto de una decisión.

Para comprender de una manera más clara el concepto de información se puede abordar desde dos puntos de vista, uno técnico y otro psicológico. El primero lo aporta la teoría de la información, la cual concibe a la información como un conjunto de señales o bits que viajan desde un emisor hasta un receptor, a través de un medio o canal. De esta manera, la cantidad de información que se transmite en el mensaje es cuantificable.

Por otra parte, desde el punto de vista psicológico se parte de dos mundos, uno físico que es donde se producen los hechos que más adelante se transforman en datos para ser procesados y convertirse en información, pero para que esto suceda se requiere entrar en el mundo mental de los seres humanos, donde estos datos obtienen una estructura que les permite ser definidos y darles un valor para que puedan ser interpretados y utilizados por los diferentes miembros de la organización en los procesos y toma de decisiones de la misma.

Como ya se mencionó anteriormente la información solo es útil para la organización en la medida en que facilite la toma de decisiones y para que esto se dé es necesario que posea una serie de atributos, los cuales se explican en la siguiente interactividad.

Otros aspectos que caracterizan a la información, son:

• no se gasta con el uso, no se devalúa, sino que incluso mejora;
• puede tener valor hoy y no tenerlo mañana;
• es difícil de dividir;
• no se pierde cuando se trasmite de una persona a otra;
• puede tener valor para algunos y ser irrelevante para otros.

En las empresas, la información se puede tipificar de diferentes formas, de acuerdo con el ámbito al que pertenecen, como lo veremos en la siguiente tabla:

Haga clic sobre el enlace para ver una interactividad en la que se ejemplifica esta clasificación.

En toda organización se generan tres flujos de información:

Información Entrante

Es la que se encuentra fuera de la organización y es generada por el entorno o el supersistema al que pertenece. Por ejemplo, la información que ofrece cierto sector del mercado, le permite a la empresa identificar los clientes potenciales y sus necesidades, así como la tecnología de punta disponible. Haga clic sobre el enlace para ampliar este concepto.

Información Interna

Es la que circula al interior de la organización. Surge de las actividades diarias que permiten el desarrollo de productos o servicios, y hace parte de las características propias de la empresa, volviéndose parte del conocimiento propio de la misma. Como se muestra en la siguiente interactividad, este tipo de información se puede subdividir en información operativa y conocimientos.

Información Emitida hacia el Exterior

Es aquella que recibe el entorno y sale de la empresa después de que esta ejecutó sus procesos. El propósito de este tipo información es transmitir la identidad propia de la empresa y satisfacer las necesidades del entorno que la rodea ya que, de una u otra forma, existen relaciones con los clientes, proveedores, competidores y público en general, que hacen que la empresa sea visible en una economía global.

En la actualidad mucha de esta información responde a aspectos legales o es enviada a los clientes en forma de publicidad.

El conocimiento es un atributo individual y colectivo de la organización, que generan las personas y suele almacenarse en bibliotecas físicas y virtuales. En el caso de las empresas, este conocimiento también suele ser conservado en forma de procesos de negocio o en el propio conocimiento de sus colaboradores. Haga clic sobre el enlace para conceptualizar y recordar los cuatro términos básicos de la gestión del conocimiento o administración del conocimiento.

Recordemos los tipos de conocimiento en el siguiente enlace.

El aprendizaje organizacional utiliza diversos mecanismos para crear y recopilar conocimiento con el fin de propiciar organizaciones inteligentes, es decir, organizaciones capaces de aprender y cambiar sus comportamientos para la creación de nuevos procesos de negocio. Lo anterior con el propósito de mantenerse vigentes en un entorno cambiante y generar ventajas competitivas frente a organizaciones que tienen mecanismos de aprendizaje insuficientes.

Además, las organizaciones que quieran mantenerse vigentes deben administrar el conocimiento, lo cual conlleva las actividades de crearlo, almacenarlo, transmitirlo y aplicarlo. La administración del conocimiento permite que las organizaciones aumenten su capacidad de aprender de su entorno e incluir el conocimiento adquirido en sus procesos de negocio.

Para comprender la complejidad de gestionarlo o administrarlo, haga clic sobre el enlace para conocer las dimensiones del conocimiento.

Un sistema de información es un conjunto de recursos interrelacionados y organizados que busca satisfacer las necesidades de información de una organización, permitiéndole una correcta gestión empresarial y apoyando la toma de decisiones. En todo sistema de información existen cuatro actividades esenciales: entrada, proceso, salida y retroalimentación, y tres dimensiones: humana, tecnológica y organizativa.

Los sistemas informáticos son aquellos subsistemas formados por los recursos necesarios para dar un tratamiento automático de la información, mientras que las tecnologías de la información son el conjunto de herramientas con el que las organizaciones permiten el flujo de la información en un entorno cambiante.

En la actualidad, la información se ha convertido en uno de los activos más valiosos de las organizaciones y es por esto que no se deben confundir términos como dato, información, conocimiento y sabiduría. En cualquier organización se generan tres flujos de información: entrante, interna y emitida hacia el exterior.

El conocimiento es un atributo tanto individual como colectivo de la organización, generado por las personas y lo encontramos almacenado en bibliotecas, en forma de procesos de negocio o en el propio conocimiento de los colaboradores.

Algunas de las ventajas que ofrece la gestión del conocimiento a las organizaciones son: mayor efectividad en los procesos de toma de decisiones, reducción en los costos y en el margen de error de la ejecución de las tareas, aumento en la calidad de los productos o servicios, y disminución en los tiempos de desarrollo de los productos o servicios.