Luego que la gerencia de la organización y demás directivos de la empresa reconozcan la importancia de las tecnologías de información y comunicación para el logro de los objetivos, es necesario empezar con los procesos de definición y ejecución de todos los proyectos de TI, revisando su prioridad y controlando que efectivamente le aporten a la misión y la visión; para ello, el CIO o quién haga las veces de Gerente de Tecnología, debe asumir un papel protagónico en la gestión de dichos proyectos.

Entonces, en este capítulo vamos a ver los principios de la gerencia de proyectos y en especial de los proyectos de TI, la estimación financiera de los proyectos, el ciclo de vida de los proyectos, y las áreas de conocimiento de la gerencia de proyectos.

Propósito general

Entender los principios de la Gerencia de proyectos de TI necesarios para implementarlos en las organizaciones.

Propósitos específicos

• Identificar los fundamentos de la Gerencia de Proyectos de TI.
• Aplicar adecuadamente el ciclo de vida de proyectos de TI.
• Comprender las áreas de conocimiento de la gerencia de proyectos de TI.

Para adentrarnos en el mundo de la Gerencia de Proyectos de TI es necesario empezar por analizar que cuando hablamos de “Gerencia” no estamos hablando de una persona sino de un rol que debe ser asumido por alguien con mucha responsabilidad, un rol que debe velar por planear, dirigir y controlar los proyectos de TI de la organización que le van a aportar a los objetivos estratégicos.

A continuación se desarrolla en la siguiente interactividad todo lo relacionado con la dirección y desarrollo de proyectos.

Desde el enfoque clásico administrativo, que nos muestra el proceso administrativo, los proyectos deben aplicar unas funciones que se conocen como el proceso administrativo.

Actividad de aprendizaje

De acuerdo con todo lo estudiado, resuelve el siguiente crucigrama basado en la gerencia de proyectos TI.

Material de apoyo

El ciclo de vida del proyecto es una colección de etapas o fases que desarrolla la vida de un proyecto desde su comienzo hasta su fin para definir y construir el producto de un proyecto. Cada fase debería proporcionar uno o más entregables.

En Tecnologías de Información es muy usado el enfoque que establece seis etapas: reconocimiento de las necesidades, definición de los requerimientos, diseño del sistema, implementación (desarrollo o ejecución), verificación y mantenimiento.

La gerencia de proyectos es un esfuerzo que debe integrar las áreas, ya que las decisiones que se tomen en un área generalmente afectan a otras, por lo tanto la interacción entre áreas se convierte en pieza clave para el éxito de los proyectos, y pueden llegar a afectar el alcance, el tiempo o los costos del proyecto. (Schwalbe, K., 2014)

Por lo anterior se puede llegar a considerar la Gerencia de proyectos como una serie de procesos relacionados entre sí.

¿Qué es un proceso? Un proceso es una serie de acciones relacionadas orientadas hacia un resultado en particular.

Definir el objetivo general del proyecto debe ser el primer paso de este proceso. Esta meta debe centrarse en proporcionar valor comercial a la organización. Un objetivo bien definido le da al equipo del proyecto un enfoque claro e impulsa las otras fases del proyecto.

Los procesos de inicio incluyen la definición del proyecto, la autorización del proyecto y la autorización de alguna fase del mismo. Los procesos de inicio tienen lugar durante cada fase del proyecto. Por lo tanto, entiéndase que no es lo mismo los grupos de procesos de proyecto con las fases del proyecto. Entonces, todo proyecto puede tener diferentes fases de proyecto, y todos deben incluir los cinco grupos de procesos.

Un ejemplo de lo anterior es que los gerentes de proyecto deberían revisar la necesidad comercial del proyecto en cada fase del ciclo de vida para determinar si vale la pena continuar. Cabe anotar que los procesos de inicio también son necesario al finalizar el proyecto, ya que alguien debe iniciar actividades para asegurar de que el equipo del proyecto completó todo el trabajo.

Los procesos de planificación incluyen la elaboración y el mantenimiento de un esquema viable para garantizar que el proyecto responda a las necesidades de la organización.

Los proyectos incluyen varios planes, como:

• El plan de gestión del alcance.
• El plan de gestión del cronograma.
• El plan de gestión de costos.
• El plan de gestión de compras.

Estos planes definen cada área de conocimiento en lo que se refiere al proyecto en ese momento. Para tener en cuenta las condiciones de eventualidad en el proyecto y en la organización, los equipos de proyecto a menudo deben revisar los planes durante cada fase del ciclo de vida del proyecto.

Después de que se haya definido la meta y el plan del proyecto, es hora de poner el plan en acción.

A medida que avanza el trabajo en el proyecto, el alcance, el cronograma, el presupuesto y las personas deben gestionarse activamente para garantizar que el proyecto logre su objetivo.

El progreso del proyecto debe documentarse y compararse con el plan de referencia del proyecto. Además, el rendimiento del proyecto debe comunicarse a todas las partes interesadas del proyecto.

Al final de esta fase, el equipo del proyecto implementa o entrega un producto completo a la organización.

La fase de monitoreo y control comprende entonces los procesos de medir y monitorear con regularidad el progreso del equipo para asegurar que efectivamente se van a cumplir los objetivos planteados. El monitoreo se debe realizar entre el gerente del proyecto y el equipo teniendo en cuenta los avances acorde al cronograma.

El monitoreo implica la comunicación de los resultados con todo el equipo tomando las acciones correctivas necesarias para encausar y tomar nuevamente el rumbo del proyecto.

Como se mencionó, un proyecto debe tener un principio y un final definidos.

La fase de cierre de un proyecto asegura que todo el trabajo se complete según lo planificado y según lo acordado por el equipo del proyecto y el patrocinador. Por lo tanto, debe haber algún tipo de reconocimiento formal por parte del patrocinador de que aceptará (y pagará en caso de que así sea) el producto entregado.

Este cierre a menudo está limitado a un informe final del proyecto y una presentación al cliente que documenta que todos los entregables prometidos se han completado según lo especificado.

Si bien los proyectos siguen el ciclo de vida de un proyecto, el desarrollo de los sistemas de información sigue el ciclo de vida de un producto.

El ciclo de vida del producto más común en TI es el ciclo de vida de desarrollo de sistemas (SDLC), que representa las fases secuenciales o etapas que sigue un sistema de información a lo largo de su vida útil.

El SDLC establece un orden o secuencia lógica en el que se producen las actividades de desarrollo del sistema e indica si se debe pasar de una actividad de desarrollo del sistema a la siguiente.

Actividad de aprendizaje

Asocia los conceptos referentes al ciclo de vida de los proyectos de TI, de acuerdo con lo aprendido hasta este punto.

Como hemos visto, los proyectos se convierten en factor clave de éxito para el logro de los objetivos corporativos, y junto con las tecnologías de información y comunicación se convierten en herramientas que pueden generar gran competitividad de la organización, pero, esto no puede ser posible por sí mismo, ya que se requiere de un equipo de trabajo con los conocimientos y habilidades necesarias que, al aplicar tanto los conocimientos teóricos como las competencias prácticas, logren gestionar de la mejor manera posible, y aplicando las “buenas practicas”, los proyectos en la empresa.

La guía PMBOK define nueve áreas de conocimiento (diez en la última versión) para entender la gestión de proyectos. Estas áreas comprenden y explican los aspectos que todo gestor de proyectos debe conocer, entender y tener experiencia para aplicarlos de manera efectiva en los proyectos.

La gestión de integración en la Gerencia de proyectos implica la coordinación de todas las áreas de conocimiento de gestión de proyectos a lo largo del ciclo de vida de un proyecto. Esta integración asegura que todos los elementos de un proyecto se unen en el momento adecuado para completar un proyecto con éxito.

Para ello, es necesario contar con la persona adecuada para:

• Enfocarse en el panorama general del proyecto.
• Dirigir al equipo del proyecto hacia una finalización exitosa.
• Tomar las decisiones finales cuando se producen conflictos entre las personas o los objetivos del proyecto.
• Comunicar información clave del proyecto a la alta dirección.

Esto lo hace el Gerente del proyecto a través de la Gestión de la integración.

Esta fase es muy importante ya que permite definir los entregables del proyecto.

Los entregables pueden estar relacionados con el producto, como una pieza de hardware o software, o relacionados con el proceso, como un documento o actas de reuniones. Las partes interesadas del proyecto deben acordar cuáles son los productos del proyecto y, hasta cierto punto, cómo deben producirse para definir todos los productos.

Cuando el equipo del proyecto se pone de acuerdo con los interesados en cuáles son los entregables y en qué forma deben ser entregados, entonces queda totalmente claro el procedimiento y qué es lo que se espera como resultado, evitando así las subjetividades.

La gestión del alcance del proyecto incluye los procesos implicados en la definición y el control de qué trabajo está o no incluido en un proyecto.

Uno de los más grandes retos que tienen los gerentes de proyectos en cualquier área es entregar los resultados en el tiempo requerido. Un reto se convierte en indispensable si se entiende que al inicio del proyecto se debe dejar claro la necesidad de los resultados para cumplir unos objetivos claros.

Siempre el equipo del proyecto debe contar con la presión que ejercen los interesados del proyecto sobre los avances, y la misma presión que ejerce el tiempo, pues a medida que avanza el tiempo, también deben avanzar los resultados, y el progreso de todos los entregables. De no ser así entonces es necesario hacer ajustes para procurar cumplir.

La gente a menudo compara los tiempos de finalización de proyectos planificados y reales sin tener en cuenta los cambios aprobados en el proyecto. La gestión del tiempo del proyecto implica los procesos necesarios para garantizar la finalización oportuna de un proyecto.

Cuando hablamos de costos, lo primero es entender lo que son “costos”, lo cual es el recurso que se usa para lograr un objetivo, o en algunos libros se entiende como “algo entregado a cambio”. A veces se puede entender como la monetización o dinero que se debe entregar para recibir algo a cambio, como bienes y servicios, entonces, al hablar de costos en los proyectos, los gerentes deben poner especial cuidado por su impacto en el desarrollo y en el logro de los objetivos.

Muchos gerentes de proyectos se despreocupan de los costos, considerando que los inversionistas cuentan con los recursos económicos suficientes, y apuntándole más a la gestión del tiempo y al logro de los objetivos en cuanto a calidad, inclusive pueden llegar a pensar que es mejor sobrepasar la “estimación” de costos para no tener problemas a futuro. Pero la realidad es que la estimación de costos es tan importante como las demás gestiones.

ISO define la calidad como "la totalidad de las características de una entidad que influye en su capacidad para satisfacer necesidades declaradas o implícitas" (ISO8042: 1994) o "el grado en que un conjunto de características inherentes cumple los requisitos" (ISO9000: 2000).

El cumplimiento de los requisitos significa que los procesos y productos del proyecto cumplen con las especificaciones escritas, por ejemplo, si la declaración del alcance del proyecto requiere la entrega de 10 computadores con ciertos procesadores y memoria, se puede verificar fácilmente si se han entregado los equipos conforme a lo solicitado.

El objetivo de la gestión de la calidad del proyecto es garantizar que el proyecto satisfaga las necesidades para las que se realizó. Es necesario recordar que la gestión de proyectos implica satisfacer o superar las necesidades y expectativa s de los interesados.

En muchas empresas tienen el dicho "Las personas son nuestro activo más importante" y procuran implementar entre sus valores corporativos los elementos que les permitan direccionar sus acciones hacia la vivencia de este dicho.

Las personas influyen de forma importante en el éxito o el fracaso de las organizaciones y proyectos ya que son un factor que puede fluctuar y puede impactar positiva o negativamente, por tal razón los gerentes de proyecto deben tener las habilidades necesarias para su correcta gestión.

La gestión del recurso humano del proyecto es un componente vital de la gestión de proyectos, especialmente en el campo de las TI, en el que las personas calificadas a menudo son difíciles de encontrar y mantenerlas.

Al preguntarle a los gerentes de proyectos, se encuentra que están de acuerdo en que la comunicación es un factor que puede determinar el éxito o fracaso de un proyecto y de manera especial en proyecto de tecnologías informáticas.

Muchos problemas en otras áreas del conocimiento, como un alcance poco claro o calendarios poco realistas, indican problemas con las comunicaciones. Es crucial para los gerentes de proyecto y sus equipos que las buenas comunicaciones sean una prioridad, especialmente con la alta dirección y las partes interesadas.

Debido a que la comunicación es tan importante en los proyectos, cada proyecto debe incluir un plan de gestión de comunicaciones, un documento que guía las comunicaciones del proyecto. El plan de gestión de las comunicaciones cambia según las necesidades de cada proyecto, sin embargo siempre se debe preparar algún tipo de plan escrito.

La gestión del riesgo es la habilidad de identificar, analizar y responder al riesgo durante la vida y ejecución de un proyecto buscando minimizarlos con el propósito de cumplir los objetivos sin alteraciones.

La identificación y el control de los riesgos puede dar lugar al hallazgo de posibles mejoras en los proyectos, inclusive pueden llegar a tener un impacto positivo en el proyecto ya que empuja al equipo del proyecto a poner especial atención en aquellos aspectos donde se identifican los riesgos.

El objetivo de la gestión del riesgo del proyecto se puede considerar como la minimización de posibles riesgos negativos. El término riesgos conocidos a veces se usa para describir los riesgos que el equipo del proyecto ha identificado y analizado.

Adquisición significa adquirir u obtener bienes o servicios.

El término adquisición se usa en gran medida en las empresas para hacer referencia a la compra de bienes o servicios o para las contrataciones necesarias.

Las organizaciones o individuos que brindan servicios de adquisición se conocen como proveedores, contratistas, subcontratistas o vendedores; de estos términos, los proveedores son los más utilizados.

Existen cuatro procesos principales en la gestión de adquisiciones para los proyectos:

• Planeación de la gestión de compras.
• Ejecución de las compras.
• Control de adquisiciones.
• Cerrar las adquisiciones.

Los interesados son una parte importante del marco de gestión del proyecto. Los interesados solicitan proyectos, los aprueban, los rechazan, los apoyan y se oponen a ellos.

La gestión de los interesados incluye cuatro procesos principales:

• Identificación de los interesados.
• Planeación de la gestión de los interesados.
• Gestión del compromiso de las partes interesadas.
• Control de participación de las partes interesadas.

En ésta unidad abordamos la gerencia de proyectos de tecnologías de información y comunicación (TI), empezando por conocer los principios de la gerencia de TI, pasando luego a conocer los procesos en la gerencia de proyectos y después las áreas en la gerencia de proyectos.

Vimos que la gerencia de proyectos de TI es el rol que se encarga de planear, dirigir y controlar los proyectos de TI que le van a aportar a los objetivos estratégicos de la empresa, proyectos que pueden ser de muchos tipos los cuales deben ser priorizados, considerando entonces que un proyecto es una actividad temporal para producir un producto, servicio o resultado (PMBOK, 2013).

Luego, vimos que la gerencia de proyectos tiene unos procesos que deben ser ejecutados, considerando que todo proyecto involucra cinco grupos de procesos: inicio o definición de metas, planeación, ejecución, monitoreo y control y cierre. Sin embargo en tecnologías de información se suele hablar de las siguientes seis etapas: reconocimiento de las necesidades, definición de los requerimientos, diseño del sistema, implementación (desarrollo o ejecución), verificación y mantenimiento.

Finalmente, se estudió las nueve áreas del conocimiento que el PMBOK define para entender la gestión de proyectos, las cuales muestran los aspectos que todo gestor de proyectos debe considerar para conocer y entender para aplicarlos de manera efectiva en los proyectos.

Caso de estudio

Lee atentamente este caso de estudio de una cadena minorista, desarrolla y propón una estrategia para el proyecto solicitado por la empresa.