En esta unidad de estudio se presentan los grupos de procesos que integran la dirección de un proyecto, con el objetivo de llevar su aplicación dentro de un ciclo de mejora continua. Los grupos de proceso son independientes del tipo de proyecto o del sector para el que se realice. Algunos de estos procesos se ejecutarán una única vez durante el proyecto, otros se repetirán en etapas determinadas o de manera continua a lo largo del proyecto. También es importante identificar que los grupos de procesos no constituyen las fases de desarrollo del proyecto.

En el desarrollo de la unidad se detallará para cada uno de los grupos de procesos sus objetivos, las actividades que lo conforman y los elementos que pueden considerarse como insumos (entradas) y resultados (salidas). Con frecuencia, las salidas de un proceso se convierten en insumos para otro de los procesos o en un entregable del proyecto.

Propósito general

Relacionar funcionalmente los procesos de la dirección de proyectos en grupos, distribuidos a través de todo el ciclo de vida del proyecto, generando habilidades para la dirección exitosa del proyecto.

Propósitos específicos

• Reconocer los procesos a realizar para la definición de nuevos proyectos o la inclusión de una nueva fase en el proyecto.
• Dar a conocer los procesos requeridos para la planificación de un proyecto.
• Determinar los procesos que se deben realizar para ejecutar el plan definido para el proyecto.
• Identificar los procesos que permiten analizar el progreso y desempeño del proyecto para la regulación de los mismos, con el fin de generar los cambios que requieran.
• Establecer los procesos que permiten formalizar la aceptación y finalización del proyecto.

Cuando se habla de dirección de proyectos es importante tener en cuenta que esto conlleva la aplicación de un conjunto de destrezas, conocimientos, herramientas y técnicas, a todas las actividades o tareas de un proyecto, buscando siempre cumplir con los requerimientos del mismo. Para lograrlo, se hace necesario ejecutar una serie de procesos, siempre usando ese mismo conjunto de elementos anteriormente descritos; y como cualquier proceso deberá recibir unas entradas y devolver unas salidas.

La definición de proceso, según el Project Management Institute (2004), es el conjunto de acciones y actividades interrelacionadas que se lleva a cabo para alcanzar un conjunto previamente especificado de productos, resultados o servicios. Ahora bien los procesos de dirección de proyectos son ejecutados por el equipo de proyecto y están generalmente clasificados en dos categorías: los procesos de dirección de proyectos y los procesos orientados al producto.

Según el Project Management Institute (2004), como resultado de las buenas prácticas en la dirección de proyectos, se reconoce que una de las maneras de gestionar los proyectos se realiza a través de lo que se conoce como el ciclo PHVA (planificar-hacer-verificar-actuar), pero haciendo la integración entre los procesos de dirección de proyectos.

Se consideran como buenas prácticas para la gerencia de proyectos, la identificación de los procesos que se requieren para su dirección y contar con la información necesaria para iniciar, planear, ejecutar, supervisar, controlar y finalizar el proyecto.

Los cinco grupos de dirección de proyectos que se requieren para cualquier tipo de proyecto son: grupo de procesos de iniciación, grupo de procesos de planificación, grupos de procesos de ejecución, grupo de procesos de seguimiento y control y grupo de procesos de cierre.

Lo que se busca con el diagrama de flujo de procesos es poder mostrar de forma general el flujo entre los grupos de procesos.

Este grupo está conformado por todos los procesos que permiten avalar formalmente el inicio de un nuevo proyecto o una fase del mismo. Durante este proceso se clarifica al detalle el alcance inicial y los recursos que la organización está dispuesto a invertir, se nombra al director del proyecto y se documentan las restricciones iniciales.

En muchos proyectos de gran envergadura se suele dividir el mismo, en fases y para cada fase se hace necesaria la revisión del grupo de procesos de iniciación con el fin de mantener el proyecto alineado con los objetivos del negocio, buscando siempre cumplir con el propósito general del proyecto.

Según el Project Management Institute (2004), el grupo de procesos de iniciación está compuesto por dos procesos que son: el desarrollo del acta de constitución del proyecto y el desarrollo del enunciado del alcance del proyecto preliminar.

El grupo de procesos de planificación con sus procesos, así como las relaciones que lo conforman, se utilizan para planear y gestionar con éxito un proyecto.

Debido a que es un proceso dinámico cada vez se obtendrá nueva información sobre el proyecto, que permitirá identificar distintos requisitos o restricciones, formando bucles de retroalimentación que conllevan a la realización de nuevos análisis, para determinan si existen cambios significativos que hagan necesario retirar alguno de los procesos de planificación o alguno de los procesos de iniciación. Los procesos de planificación se realizan de forma gradual o progresiva teniendo en cuenta en que es un proceso repetitivo y continuo.

Los elementos que influyen de manera más crítica en el fracaso de un proyecto, son la mala planeación de riesgos, control de calidad y adquisiciones.

Los procesos que conforman este grupo corresponden a los requeridos para rematar los trabajos definidos en el plan para la dirección del proyecto y que permitirán alcanzar los requisitos definidos para el mismo. Para la ejecución de las actividades del proyecto se deben coordinar recursos e interesados de acuerdo con lo definido en el plan.

En este grupo de procesos se consume gran parte de los recursos y tiempo del proyecto y por tanto del presupuesto. Las solicitudes de cambio que se generen sobre las diferentes líneas base, pueden requerir realizar ajustes sobre los diferentes planes. Es importante mantener la documentación actualizada con los cambios solicitados y las actividades a realizar.

Este grupo de procesos se concentran en el seguimiento y análisis de las actividades para así poder generar estrategias que permitan regular el progreso y el desempeño del proyecto. También se realiza la identificación de cambios a aplicar en las áreas, a partir del monitoreo del desempeño, realizar los registros correspondientes y comunicar acerca de ellos. Al ejecutar estos procesos es posible validar el desempeño real contra el planeado. Se tiene la posibilidad de mejorar procesos o evaluar alternativas a aplicar.

En la siguiente interactividad se presenta el grupo de procesos de monitoreo y control, según el Project Management Institute (2004), donde se visualiza la interacción en todas las áreas de conocimiento, proporcionando información al equipo de proyecto y otros interesados sobre el estado actual del proyecto, permitiendo la toma de decisiones oportuna.

Actividad de aprendizaje

Completa el siguiente crucigrama y evalúa lo aprendido.

Este grupo de procesos permite realizar un cierre formal de una fase, contrato o del proyecto. Para esto se deben verificar que los procesos definidos se completaron a satisfacción en cada uno de los grupos de procesos.

Según el Project Management Institute (2004), aún cuando formalmente solo se establecen dos procesos, cada organización puede adaptar y crear otros procesos para hacer cierres, de acuerdo con los requerimientos específicos de cada fase, contrato o proyecto en particular. Por esta razón, se permite la denominación de grupo de procesos de cierre.

Actividad de aprendizaje

Completa diferentes conceptos de acuerdo con todo lo estudiado hasta este punto.

Material de apoyo

Cuando se habla de dirección de proyectos es importante tener en cuenta que esto conlleva la aplicación de un conjunto de destrezas, conocimientos, herramientas y técnicas, a todas las actividades o tareas de un proyecto, buscando siempre cumplir con los requerimientos del mismo. Para que un proyecto puede llegar a ser exitoso, el equipo de proyecto debe hacer una selección de los procesos dentro del grupo de procesos, que sean apropiados, de tal manera que les permitan cumplir con los objetivos trazados para el proyecto, definir un enfoque, desde el inicio de proyecto, que permita adaptar las especificaciones del producto y/o servicio y todo la planeación, buscando siempre cumplir los requerimientos del proyecto y del producto y/o servicio.

Además siempre se debe cumplir con los requerimientos de los interesados, buscando satisfacer sus necesidades y/o expectativas y mantener en equilibrio el triángulo del proyecto (tiempo, costos y alcance) de tal manera que el producto y/o servicio que se entrega sea de calidad. Estas pautas, establecen los lineamientos necesarios para llevar a cabo todo el ciclo de vida de un proyecto (iniciar, planificar, ejecutar, supervisar, controlar y cerrar), así como la identificación de los procesos de dirección de proyectos, aumentando las probabilidades de que el proyecto tenga éxito.

Caso de estudio

Desarrolla la última parte del caso de estudio de la compañía de seguros y evalúa lo aprendido.