La dirección de un proyecto conlleva la gestión de todos los aspectos que conforman su desarrollo y, de acuerdo con el marco normativo existente, se ha establecido un plan de gestión de proyectos que los organiza y describe. En esta unidad de estudio se presenta cada una de estas gestiones, los procesos que las integran, la manera de hacer su seguimiento y control y los factores claves propios de cada una.

De acuerdo con estándares que se han definido para la dirección de proyectos, y tomando como referencia el desarrollado por el Instituto Nacional de Normalización de los Estados Unidos (ANSI), se identifican los procesos generales que pueden ser adoptados por cualquier tipo de proyecto. Estos procesos han sido organizados a partir de los diferentes enfoques de gestión que están presentes en la dirección de un proyecto.

Propósito general

Identificar los factores claves para la gestión de las actividades establecidas en un proyecto.

Propósitos específicos

• Reconocer la importancia de los procesos y actividades que permiten establecer las estrategias generales de la dirección del proyecto.
• Identificar los procesos que permiten definir y delimitar los elementos a incluir en el proyecto.
• Determinar los procesos requeridos para el control de tiempos, costos del proyecto, recursos y adquisiciones.
• Establecer los aspectos a monitorear y registrar como parte de los procesos de control de calidad y gestión del riesgo.
• Reconocer los procesos requeridos para la gestión de los interesados en el proyecto y de las estrategias de comunicación.

Para una efectiva gestión en la dirección de proyectos, es necesario conocer los elementos que permiten interrelacionar, consolidar y comunicar todos los procesos, desde su inicio hasta el cierre del proyecto. La gestión de la integración del proyecto cuenta con siete procesos.

La integración del proyecto permite, a partir de diferentes puntos de referencia, la toma de decisiones en aspectos relacionados con la asignación de recursos, el estudio de diferentes enfoques para posibles adaptaciones de procesos, así como la visión global de las diferentes áreas de conocimiento de la dirección de proyectos.

El director de proyectos ejerce un rol integrador ya que tiene una visión completa del mismo: objetivos, interesados, expectativas, planes, actividades, entregables, documentos, incertidumbres, incidentes, pronósticos, etc.

La especificación del alcance del proyecto es un factor importante a la hora de determinar qué características y funciones del producto, servicio o resultado deben incluirse, al igual que las actividades para el desarrollo del proyecto.

Dependiendo del enfoque del ciclo de vida, estos aspectos pueden establecerse al comienzo del proyecto, contando con una línea base, pero en los enfoques adaptativos o ágiles. En cada iteración se va determinando el incremento del alcance a desarrollar.

La gestión del alcance del proyecto incluye, según Project Management Institute (2017), seis procesos que permiten focalizar el proyecto en el desarrollo de las actividades justas y necesarias para alcanzar las metas del proyecto.

El análisis de las necesidades del negocio, basado en la documentación de la gestión de requisitos de los interesados, puede conducir a identificar o proponer alternativas de solución, que se traducen en la especificación del trabajo necesario para satisfacer esos requisitos. Cuando no se hace una adecuada gestión del alcance puede ocurrir un “Scope Creep”, que consiste en que se pierde el control sobre los requisitos del proyecto, y no se ajusta el tiempo, costes o recursos.

La planificación detallada de los momentos a través del proyecto, en el cual se entregarán los productos, servicios o resultados del proyecto, se establecen en el cronograma del proyecto.

Para obtener este plan, se utilizan diversos métodos que facilitan el establecimiento de estas fechas; luego se complementan con las actividades, recursos, duraciones, dependencias y se integran en una herramienta de planificación.

Los procesos asociados a esta gestión permiten controlar la ejecución a tiempo de las actividades, para ampliar las probabilidades de cumplir con los tiempos establecidos para el proyecto.

Un factor importante en la dirección de cualquier proyecto es el relacionado con el presupuesto del mismo, por eso es necesario realizar una gestión donde se analicen los costos asociados al desarrollo de un proyecto; incluyendo los costos de los recursos requeridos para el desarrollo de las actividades, así como de los costos que se derivan del uso, mantenimiento y soporte al producto, servicio o resultado del proyecto.

De acuerdo con el Project Management Institute (2017), se cuenta con cuatro procesos que están asociados a la estimación de costos, la determinación del presupuesto, las acciones de control de esos costos y la preparación de la planificación de la gestión misma, que permiten que el proyecto se desarrolle dentro del presupuesto establecido.

El director de proyectos no debe simplemente aceptar el presupuesto que le impongan, debe establecer objetivos reales a partir de sus propias estimaciones y encontrar el equilibrio entre ellas.

Las tendencias actuales obligan a que las organizaciones se alineen con los sistemas de gestión de la calidad y la gestión de proyectos no es ajena a esto. Por esta razón debe incluirse la gestión de la calidad del proyecto como uno de los ejes de trabajo que permita garantizar el cumplimiento de los objetivos propuestos.

Se aplica para cada uno de los entregables, a partir de diferentes métricas y técnicas que dependen del tipo de entregable definido. Si se incumplen estas métricas se puede desencadenar en incumplimiento de requisitos, demoras y sobrecostos. Por otro lado, si no se realizan adecuadamente pueden generar defectos que aumenten los riesgos post-implementación.

De acuerdo con el Project Management Institute (2017), para garantizar la gestión de la calidad en el proyecto se tienen tres procesos que integran la planeación, su gestión y control.

Todos los integrantes de la organización (Dirección y equipo) tienen responsabilidad sobre la calidad y por eso debe ser planificada, diseñada e implementada.

Dentro de la dirección de proyectos se requiere realizar la respectiva gestión de los recursos físicos y de personal, necesarios para desarrollar las actividades del proyecto. Los recursos físicos integran equipos, materiales, instalaciones y, en general, la infraestructura con la que se desarrollan las tareas de trabajo. De los recursos humanos es necesario conocer sus habilidades y disponibilidad para el desarrollo de las tareas del proyecto.

Hoy en día se tienen nuevos enfoques, donde la colaboración del equipo del proyecto es más relevante en los diferentes procesos, que anteriormente se veían más asociados al director; el empoderamiento de los miembros del equipo hacia la consecución de las metas del proyecto, su experiencia y habilidades son factores que pueden ser diferenciadores entre proyectos.

Según el Project Management Institute (2017), para realizar la gestión de los recursos del proyecto, se cuenta con seis procesos que permiten identificar los recursos, la adquisición o asignación de los mismos a las actividades que así lo requieren, para garantizar que se cuenta con los insumos necesarios para realizar con éxitos estas actividades.

Es posible incluir en el desarrollo de estos procesos prácticas emergentes para mejorar la gestión de los recursos, estrategias de capacitación en inteligencia emocional y enfoques ágiles para la generación de equipos auto organizados.

Material de apoyo

Debido a que las relaciones entre los diferentes miembros del equipo se desarrollan a través de la comunicación, se requiere gestionarla. Inicialmente es necesario definir una estrategia para que se tenga una comunicación eficaz entre las partes y luego implementar las estrategias para su desarrollo.

La gestión de las comunicaciones del proyecto cuenta con tres procesos que permiten garantizar que la información se transmitirá de manera eficaz, de acuerdo con Project Management Institute (2017), para facilitar la comprensión de las actividades del proyecto.

La estrategia de comunicación se desarrolla tomando en cuenta las necesidades del proyecto y las personas involucradas en el mismo. El plan de gestión permitirá determinar los formatos y medios que se usarán para establecer la comunicación, para finalmente ser monitoreados.

Cada proyecto tiene diferente grado de complejidad, de acuerdo con sus objetivos y características particulares, y esto hace que existan riesgos asociados que deben ser controlados para alcanzar el éxito.

Dentro de la dirección de proyectos se hace necesario realizar una gestión de los riesgos que no están contemplados en otros procesos. El control de estos riesgos va a permitir que la planeación realizada pueda llevarse a cabo.

Siete procesos integran la gestión del riesgo del proyecto, de acuerdo con el Project Management Institute (2017), que permiten realizar la planificación, el análisis e implementación de las posibles respuestas ante los riesgos y el monitoreo de los mismos.

En ocasiones para el desarrollo del proyecto se requieren de productos o servicios con los que no se cuenta dentro de la organización, por tal razón se hace necesario adquirirlos a terceros. Debido a que los procesos de adquisición están debidamente regulados, es necesario que el director del proyecto reconozca las políticas y procedimientos a seguir, cuando se determina la necesidad de hacerlo.

Para realizar la gestión de adquisiciones del proyecto se incluyen tres procesos, que son necesarios para gestionar las compras de productos o servicios que se requieren para el desarrollo del proyecto y deben hacerse de manera externa.

Las personas responsables de estos procesos, incluyen a personal del equipo de proyecto, gerencia y del departamento de compras, de acuerdo con las políticas de la organización.

Actividad de aprendizaje

Relaciona cada una de las gestiones estudiadas y fortalece estos conceptos.

Dentro del contexto de la dirección de un proyecto, se pueden identificar diferentes enfoques de gestión y los procesos que los conforman. En esta unidad de estudio se revisaron los nueve enfoques de gestión y los procesos asociados a ellos.

Desde la integración del proyecto se genera un reconocimiento sobre los distintos puntos de referencia para el proyecto: pasando por la identificación de las diferentes líneas base, los planes de gestión, la determinación del ciclo de vida del proyecto y el enfoque de desarrollo a utilizar para el producto. Cada proyecto tiene diferente grado de complejidad, de acuerdo con sus objetivos y características particulares y esto hace que existan riesgos asociados que deben ser controlados para alcanzar las metas del proyecto. Estos riesgos se deben gestionar para poder prevenir, mitigar o corregir en caso de que sea necesario.

Para la gestión de cada uno de los aspectos que mencionan, se cuenta con un grupo de procesos que se desarrollan a través de todo el ciclo de desarrollo del proyecto.

Caso de estudio

Continuando con el caso de estudio de la Compañía de seguros de la unidad 1, resuelve estos nuevos parámetros, siendo usted el director de proyectos.