Esta unidad de estudio está enfocada en dar a conocer los conceptos básicos alrededor de la gestión de proyectos, fundamentando a partir del marco de referencia de la dirección de proyectos, sus características, buenas prácticas y el contexto general que permite aumentar las posibilidades de conseguir un proyecto exitoso.

El ciclo de vida de un proyecto define las fases que deben realizarse para la ejecución del mismo.

Finaliza la unidad con los aspectos relacionados con la dirección de proyectos, donde se establecerá su visión general y la identificación de las habilidades requeridas para liderar un proyecto, teniendo en cuenta que este rol está a nivel directivo, por lo cual participa de la formulación y ejecución del plan estratégico de cualquier organización.

Propósito general

Reconocer las etapas del ciclo de vida de un proyecto, con sus principales características y los procesos asociados para la dirección del mismo.

Propósitos específicos

• Fundamentar los principales aspectos y características de la gestión de proyectos.
• Interpretar los objetivos de cada una de las fases del ciclo de vida del proyecto.
• Contextualizar al estudiante sobre los elementos inherentes a la dirección de un proyecto.

La gerencia de proyectos en las organizaciones se ha convertido en una herramienta primordial, que permite alcanzar las metas y cumplir los objetivos propuestos por la organización, a corto, mediano y largo plazo.

Con esto surge la necesidad de tener claros los conceptos, las características y el entorno que rodea cualquier proyecto.

La definición de proyecto se puede enmarcar de forma general, de acuerdo con el Project Management Institute (2004), en el manual de guía de los fundamentos de la dirección de proyectos, donde un proyecto es un esfuerzo temporal con el fin de crear un producto o un servicio.

Cuando se trabaja en un proyecto se puede visualizar de varias formas, pero la más utilizada, se conoce con el nombre de Triángulo del proyecto. Esta define que un proyecto básicamente siempre posee tres componentes que son: el tiempo, los costos y el ámbito.

Se debe tener en cuenta que el ámbito se puede ver desde dos puntos de vista: el ámbito del producto y el ámbito del proyecto. El ámbito del producto es el que se encarga de describir las características propias del producto, sus funcionalidades y su calidad y el ámbito del proyecto puntualiza el trabajo que se requiere para cumplir el objetivo propio del proyecto, ya sea un producto y/o servicio.

Las características esenciales de un proyecto son las siguientes:

• Es temporal.
• Se enfoca en productos, servicios o resultados únicos.
• Se elabora gradualmente.

Lo invitamos a profundizar sobre estas características en la siguiente interactividad.

Cada proyecto que se pretende desarrollar posee un contexto social, cultural, económico, político, medio ambiental, etc. Y por tal razón va a tener efectos tanto positivos como negativos.

En este punto, es necesario contemplar el entorno propio de cada proyecto.

La metodología de dividir los proyectos en fases facilita la gestión de los mismos y el conjunto de estas, es lo que se denomina ciclo de vida del proyecto. En la mayoría de organizaciones se establecen las fases específicas para un ciclo de vida y es implementado para todos los proyectos que se desarrollan al interior de esta.

El objetivo del ciclo de vida del proyecto es que dentro de él se definen las fases que vinculan el inicio del proyecto con el fin del mismo. Dentro de este ciclo, la transición de una fase a otra está definida por alguna entrega técnica. Casi siempre para dar inicio a una fase se revisa y evalúa si todos los entregables de la fase previa, están completos y correctamente realizados, con esto se puede dar la aprobación o visto bueno y comenzar la siguiente fase.

Las organizaciones actualmente, están en la libertad de escoger la mejor manera de definir el ciclo de vida para sus proyectos, en ocasiones algunas establecen un ciclo de vida único, para todos sus proyectos de forma estándar, otras prefieren, que, dependiendo el tipo de proyecto que se vaya a desarrollar, se establezca el ciclo de vida más apropiado para dicho proyecto.

Las características que comúnmente comparten los ciclos de vida de proyectos se pueden visualizar en el siguiente gráfico.

La característica general de cualquier fase del proyecto es la aprobación de sus productos entregables, entendiéndose como producto entregable, el resultado del trabajo realizado; este debe medirse y verificarse. Por ejemplo un documento de requerimientos de software o el diseño de una bases de datos. Estos entregables en algunas ocasiones hacen parte del objetivo final del proyecto y en otras no son más que parte del proceso de dirección del proyecto. Entonces las fases del proyecto hacen parte de un proceso secuencial donde se pueda llevar un correcto seguimiento y control del mismo, con el fin de obtener ya sea un producto o un servicio, el cual es el objetivo del proyecto.

Las fases de cualquier proyecto se pueden subdividir en subfases y esto depende estrictamente del tamaño del proyecto, de lo complejo que este pueda ser, de los riesgos que posee y desde luego del presupuesto al que se esté sujeto.

La finalización de una fase del proyecto se da con la aceptación de los entregables, realizando la correspondiente revisión y verificación, que permite determinar si el trabajo realizado cumplió a cabalidad con los objetivos propuestos, dando pasó al cierre de la fase. En caso contrario, se determina si es necesario realizar trabajo adicional que permita completar de forma satisfactoria los objetivos propuestos.

En muchas ocasiones se da el caso de que se inicia una fase, sin haberse cerrado la fase actual, esto se presenta cuando el director o el comité directivo del proyecto evalúa la posibilidad de hacerlo y toma la decisión de iniciar la fase, sin que se vea afectado el objeto del proyecto. También hay que evaluar, que existen proyectos en los que el cierre de una fase, no implica que inicie otra.

Cuando se habla de los interesados en el proyecto se hace referencia, tanto a personas como a organizaciones que participan activamente en el desarrollo del proyecto, o que de una u otra forma sus intereses se ven afectados con los resultados de dicho proyecto.

Una de las principales características de los interesados en el proyecto, es que poseen roles y niveles de responsabilidad diferentes al hacer parte de un proyecto y pueden llegar a variar durante todo el ciclo de vida del proyecto. Sus roles y responsabilidades, por ejemplo pueden ser desde simples tareas de levantamiento de información, a través de encuestas o entrevistas, hasta el apoyo financiero del proyecto.

En la siguiente interactividad podrá conocer la influencia por parte de los interesados de un proyecto.

Actividad de aprendizaje

De acuerdo con lo estudiado, ordena las palabras que corresponden a las características esenciales de un proyecto.

Los proyectos son parte fundamental de las organizaciones hoy en día, y de estas las encontramos de todo tipo, por ejemplo: religiosas, políticas, instituciones de salud, educativas, entre otras. En muchos casos surgen uniones temporales de diferentes tipos de organizaciones para llevar a cabo un proyecto y dependiendo del grado de madurez que posean las empresas, estas pueden influir en el desarrollo de los mismos.

Otro factor clave de las organizaciones, actualmente, es que todas poseen una cultura y un estilo particular de trabajo que las hacen únicas. Dentro de estas características tienen gran relevancia las políticas y procedimientos institucionales, los valores y normas establecidas, la ética, los horarios laborales y las relaciones de autoridad existentes dentro de la organización.

Cuando se habla de la estructura organizacional que puede tener una empresa ejecutante, se puede tener desde organizaciones netamente funcionales hasta a organizaciones orientadas a proyectos.

Para finalizar los aspectos de las organizaciones y los proyectos, no se puede dejar de lado, las herramientas, técnicas y metodologías existentes para administrar un proyecto, estas ayudan de comienzo a fin en la tarea de dirigir y gestionar el proyecto en sí. A este conjunto de elementos comúnmente se le denomina sistema de gestión de proyectos y la PMO es la que se encarga directamente de administrar el sistema, con el fin de asegurar que se cumplan con los todos los lineamientos que conlleven a la utilización exitosa del mismo.

Las tareas y actividades que conforman los proyectos no pueden ser tratadas como tareas comunes propias de las operaciones diarias de una organización. Es por esto que la gran mayoría de empresas han adoptado los proyectos como una herramienta que les permite alcanzar los planes estratégicos establecidos por la organización; y para esto es necesario tener claro en qué consiste la dirección de proyectos.

Según Project Management Institute (2004), la dirección de proyectos es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas, a las actividades de un proyecto para satisfacer los requisitos del proyecto.

La responsabilidad profesional de dirigir un proyecto ante los interesados del proyecto, recae directamente en el equipo de dirección del proyecto, para lo cual existe un código de ética y un código de conducta profesional, estipulados por el Project Management Institute. Los miembros pertenecientes y certificados están obligados a seguirlos.

Debido a que el desarrollo de proyectos generalmente se realiza de forma gradual e incremental, llevando a cabo las actividades del ciclo de vida del proyecto de forma repetitiva, hace que se conozca más a fondo un proyecto a medida que se avanza y se aumente el nivel de detalle en cada proceso.

En la actualidad muchas organizaciones están gestionando la gran mayoría de sus actividades a través de la dirección de proyectos, buscando también un cambio de cultura organizacional.

Los fundamentos de la dirección de proyectos están enfocados, no solo a los conceptos de dirección de proyectos, sino también a todos los conocimientos referentes sobre dirección, en otras disciplinas.

Dentro de los fundamentos de la dirección de proyectos de forma general se tiene:

• Definición del ciclo de vida del proyecto.
• Los cinco grupos de procesos de dirección del proyecto.
• Las nueve áreas de conocimiento.

La dirección de proyectos requiere de habilidades generales de dirección y de conocimientos técnicos, ya que dentro de las actividades comunes para dirigir un proyecto está: la planificación, la clasificación, la selección de personal, y la ejecución y control de todas las actividades de una organización que se encuentre en funcionamiento.

Por otro lado las habilidades interpersonales permiten llevar a cabo el trabajo del proyecto en un buen clima laboral, buscando siempre el equilibrio que permita considerar cualquier situación que se presente y poder intervenir de manera adecuada.

Los proyectos no están solos a la deriva, sino que en la dirección de proyectos existe un contexto más amplio que incluyen los conceptos de subproyectos, proyectos, programa y portafolio, conformando una jerarquía dentro de la cual, un programa puede tener diversos proyectos coligados que en conjunto buscan obtener el plan estratégico de la organización.

Lo que busca la dirección de programas es dirigir de forma centralizada un conjunto de proyectos, que alcancen objetivos y beneficios estratégicos del programa.

Es importante aclarar que la oficina de gestión de proyectos (PMO), es la unidad encargada de gestionar de forma centralizada la dirección de todos los proyectos de una organización. Su objetivo es planificar, priorizar y ejecutar todos los proyectos y subproyectos relacionados con los objetivos que permiten alcanzar el plan estratégico de la organización, de forma coordinada.

Actividad de aprendizaje

Realiza la siguiente actividad de agrupamiento y fortalece los conceptos principales estudiados en esta unidad.

Material de apoyo

La definición de proyecto se puede enmarcar de forma general, de acuerdo con el Project Management Institute (2004), en el manual de guía de los fundamentos de la dirección de proyectos, como un esfuerzo temporal con el fin de crear un producto o un servicio.

La metodología de dividir los proyectos en fases facilita la gestión de los mismos y el conjunto de estas fases, es lo que se denomina ciclo de vida del proyecto. En la mayoría de organizaciones se establecen las fases específicas para un ciclo de vida y es implementado para todos los proyectos que se desarrollan al interior de esta.

Los proyectos no están solos a la deriva, sino que en la dirección de proyectos existe un contexto más amplio que incluye los conceptos de subproyectos, proyectos, programa y portafolio, conformando una jerarquía dentro de la cual, un programa puede tener diversos proyectos coligados que en conjunto buscan obtener el plan estratégico de la organización.

Caso de estudio

iendo el Director de una PMO, resuelve el siguiente caso de estudio de una aseguradora.