La gestión de procesos de negocio es una tendencia que plantea que toda organización debe analizar, modelar y optimizar sus procesos de acuerdo con su visión de negocio, sus metas, sus valores y reglas de operación.

A nivel internacional, la OMG regula el estándar de notación para el modelado de procesos de negocio – BPMN e indica los parámetros, metodología y elementos para realizar estas etapas. Este estándar se usa en las soluciones BPMS existentes que ofrecen opciones para la automatización de procesos empresariales.

Por lo tanto es necesario definir, modelar y gestionar los procesos bajo estos estándares.

Propósito general

Orientar al estudiante sobre la identificación, modelado de procesos, la gestión de procesos de negocio, las etapas para el modelado y optimización de procesos usando BPMN y su alineación con el plan estratégico de la empresa.

Propósitos específicos

• Dar a conocer los conceptos básicos de la teoría de procesos, el mapa de procesos de una organización, sus niveles, tipos de procesos y su importancia en la toma de decisiones, la ejecución del plan estratégico y la mejora continua.
• Presentar los conceptos básicos de BPM, BPMN como estándar internacional para la gestión de procesos organizacionales.
• Describir las etapas de un BPMS para la automatización de procesos como apoyo a la gestión eficiente y efectiva de las empresas.

La gestión por procesos es un enfoque basado en la formulación, gestión y mejora de los procesos de una organización, con el objetivo de satisfacer las necesidades y expectativas de los clientes, generando valor y tomando como referencia las políticas, objetivos y estrategias de compañía.

En este enfoque lo importante son las relaciones e interacciones entre las actividades y los procesos, su propósito es ejecutar y gestionar las actividades usando los recursos necesarios para convertir las entradas en las salidas o resultados esperados.

Un proceso es un conjunto de actividades interrelacionadas que reciben una o más entradas, transformándolas y generando una o varias salidas que satisfacen las necesidades y las expectativas de los clientes. Estos requieren de recursos tales como: humanos, financieros, tecnológicos, metodológicos, informativos y de infraestructura.

Según Hammer y Champy (1993), un proceso es un conjunto de actividades que reciben una o más entradas y crean un producto o servicio de valor para el cliente. Según la norma ISO un proceso es un “Conjunto de actividades interrelacionadas o interactuantes que transforman entradas en salidas” (ISO 9000:2000).

Los procesos entonces representan lo que una organización realiza para lograr cumplir con un propósito, objetivo o estrategia.

Para comprender aún más este enfoque se hace necesario estudiar los siguientes conceptos de los niveles de procesos.

En la gestión por procesos se requiere organizarlos y estructurarlos de acuerdo con la misión, la visión, las políticas, principios, valores y estrategias de la compañía, es por esto que las estructuras y operatividad de los procesos no es modelo replicable en las empresas porque cada una posee una identidad que la caracteriza y diferencia de su competencia. En general en las empresas se pueden identificar los siguientes tipos de procesos:

• Estratégicos o de dirección.
• Misionales u operativos.
• Apoyo.
• Evaluación y control.

Actividad de aprendizaje

De acuerdo con todo lo estudiado y analizado hasta este punto, pon a prueba tus conocimientos completando el siguiente crucigrama.

El mapa de procesos es una representación gráfica integrada que representa los macroprocesos de la organización y sus interrelaciones, tomando como pilares las necesidades, expectativas y satisfacción de los clientes.

Para estudiar a profundidad un mapa de procesos es necesario estudiar los siguientes conceptos.

De lo visto en la unidad anterior, recordemos que las estrategias corporativas agregan valor a las unidades estratégicas de negocio. Representan el direccionamiento de la organización a largo plazo, distribuye información entre los negocios, coordina e integra las actividades de forma que alcancen sinergias y contribuye a desarrollar ventajas competitivas en los negocios.

Por lo tanto, es importante alinear los macroprocesos de manera que compartan actividades entre los procesos permitiendo disminuir costos, apropiando las buenas prácticas en las diferentes áreas de la organización.

Una vez entendidos los conceptos y tipos de procesos empresariales es necesario comprender cómo modelarlos, implementarlos, automatizarlos y mejorarlos para contribuir a la operación eficiente y efectiva de la organización. Por lo tanto, es importante usar estándares internacionales que se aplican en las diferentes herramientas y son tomados como modelos para mantener los estándares de calidad requeridos y necesarios para satisfacer las necesidades y expectativas de los clientes.

• BMP.
• BPMN.
• Pilares de la gestión por procesos.
• Arquitectura de procesos de negocio.

Material de apoyo

Business Process Management Suite – BPMS. Es un Sistema de Información empresarial que le posibilita a las empresas automatizar los procesos de negocio con una visión integrada, por medio de cada una de sus etapas: modelamiento, implementación, ejecución, monitoreo y mejora continua de las actividades de los procesos de un departamento y de la organización en general, incluyendo a los clientes, proveedores y otros agentes que son parte integral de las tareas de los procesos.

Implementar un BPMS permite lograr la eficiencia respecto a los requisitos, las especificaciones técnicas y la calidad del producto o servicio ofrecido, y eficacia mediante la optimización de los recursos para lograr mayor competitividad frente a la competencia.

En esta etapa de diseño y construcción del proceso, se debe realizar el análisis del proceso alineado con el plan estratégico y los objetivos de la empresa, además, se debe considerar hasta el mínimo detalle a tener en cuenta para la ejecución del mismo. Esta etapa incluye: diagrama del proceso usando estándar BPMN y la asignación de los atributos a los objetos del diagrama. Estos conceptos se explicaran a continuación:

• Diagramación: hace parte del ciclo de vida de un proceso, representa en forma gráfica la secuencia, flujo e interrelaciones de los objetos y reglas que hacen parte de la clase de proceso.

• Asignación de atributos: una vez se ha generado el diagrama del proceso se procede a asignar los atributos de cada uno de los objetos. Los objetos se dividen en tres categorías: actividades (las cuales están compuestas por tareas y subprocesos), eventos y compuertas.

Implica simular escenarios tanto de tipo real o de manera virtual con escenarios imaginarios en los que se crean opciones en las cuáles es importante probar los resultados y el desempeño de los procesos, estos datos son cuantificados en forma estadística para su análisis.

Una vez ha finalizado las etapas de modelización y simulación, se valida el diseño del proceso y se pasa a esta etapa en la cual se prueban a diario los procesos para dar respuesta a la operación de la compañía.

En esta etapa se ejecutan las actividades de los procesos, digitando, procesando y consultando datos reales según el diseño realizado.

La adaptación a esta forma de trabajo y ejecución de procesos es rápida y no genera rechazo porque los cambios se realizan en forma transparente. Lo que sí es importante es sensibilizar, motivar y capacitar a las personas en el uso de BPMN y el BPMS para cambiar la cultura de las personas y la organización.

Cuando las personas están ejecutando los procesos a través de la herramienta, la monitorización de los procesos permite observar y analizar los resultados de la ejecución de los mismos y determinar si se realizó según lo previsto en el diseño o si hay errores que requieren corrección.

Con un BPMS, las actividades realizadas en la operación diaria de los procesos muestran la información que utilizan las herramientas de Inteligencia: cuadro de mandos, inteligencia de negocios, monitoreo de actividades de negocio e indicadores que permiten automatizar las actividades de observación, monitoreo y análisis de los sucedido y los datos obtenidos.

Además, estas herramientas ofrecen a cada usuario su información personalizada y automatizada en cuanto a la observación, control y análisis de los procesos, actividades e información, que son de su interés y hacen parte de su gestión.

En esta etapa se implementan los cambios sugeridos en los procesos fruto de la monitorización realizada en la atapa anterior. Según estos resultados, se deciden cuales cambios se realizarán en los procesos para optimizar su funcionamiento y eficacia. Estos cambios generalmente afectan las reglas de negocio o las clases de proceso.

Como la necesidad o no de optimización del diseño de las clases de proceso surge de los datos e información que se obtuvieron en la monitorización, en caso requerirse lo ideal es que el BPMS permita realizar las modificaciones inmediatas en el diseño de los procesos y que se reflejen de forma transparente sin que se requiera programar.

Actividad de aprendizaje

De acuerdo a lo estudiado, resuelve la siguiente actividad, agrupando diferentes conceptos y así evalúa lo aprendido.

La gestión por procesos es un enfoque basado en la formulación, gestión y mejora de los procesos de una organización con el objetivo de satisfacer las necesidades y expectativas de los clientes, generando valor y tomando como referencia las políticas, objetivos y estrategias de la compañía.

Todo proceso tiene una razón o propósito que es satisfacer las necesidades o expectativas de los clientes y para lograrlo debe cumplir con unos indicadores respecto a calidad, atención, costo y valores agregados. Por lo tanto, para lograr ese propósito el proceso debe ser eficaz y eficiente.

BPM es un enfoque centrado en los procesos, que comprende un conjunto de métodos, herramientas y tecnologías que se utilizan para diseñar, representar, analizar, implementar y controlar procesos del negocio, para que sean efectivos, eficientes, ágiles y transparentes.

Business Process Management Suite – BPMS. Es un Sistema de Información empresarial que posibilita a las empresas automatizar los procesos de negocio con una visión integrada, por medio del modelamiento, implementación, ejecución, monitoreo y mejora continua de las actividades de los procesos de un departamento y de la organización en general, incluyendo a los clientes, proveedores y otros agentes como participantes activos en las tareas de los procesos.

Caso de estudio

Revisa el siguiente planteamiento y resuelve el ejercicio con base en todos los conocimientos adquiridos hasta este punto. Recuerda siempre mostrar tus resultados con el docente de clase y así evaluar lo aprendido.