La sistematización de un proceso y especialmente del mantenimiento es clave para el éxito de una empresa, especialmente cuando se busca la satisfacción oportuna del cliente o la excelencia en la calidad del producto.

La base de la sistematización, tiene como fundamento los principios de Deming enfocados en la calidad, que establece que se deben asignar los recursos para la planificación a largo plazo y la mejora constante, empezando por la capacitación del personal, el compromiso que se busca que tenga en el desarrollo de sus actividades y especialmente los resultados que se espera obtener.

Para lograr la sistematización, en primer lugar se deben clasificar los activos susceptibles de ser sistematizados, para luego haciendo uso de los códigos correspondientes, se puedan incorporar a un software que se elige de acuerdo a las necesidades de la organización. Existen varios proveedores de software, pero se debe tener cuidado al elegir, pues no se trata del más costoso sino del que ofrezca mejores resultados, que cumpla con los objetivos esperados y optimice el rendimiento de los equipos.

Propósito general

Gestionar equipos desde la perspectiva humana, aplicando niveles de alta tecnología tales como software, que sirvan de apoyo para la toma de decisiones efectivas y con los mejores resultados, tanto para la empresa como para el equipo de trabajo.

Propósitos específicos

• Comprender el manejo de herramientas tecnológicas que faciliten el trabajo de las máquinas, con la programación del mantenimiento y las decisiones acertadas.
• Actualizar el proceso de mantenimiento para hacerlo más efectivo.
• Facilitar el trabajo del operario de mantenimiento mediante la gestión de activos en forma liderada.
• Evaluar alternativas de solución informática, empleando diferente software y destacando el más apropiado, de acuerdo al tipo de mantenimiento que se requiera.
• Gestionar los activos y estar a la vanguardia en las técnicas de mantenimiento más apropiadas, de acuerdo a las necesidades de la empresa.

Para el mejoramiento continuo en una industria se requieren esencialmente dos cosas: en primer lugar, optimizar los procesos de mantenimiento, esto significa que si se están deteriorando debido al uso, el paso del tiempo, el efecto de factores externos y en ocasiones los accidentes que les producen daño, se hace necesaria la intervención del hombre para mejorarlos. En segundo lugar, se requiere de la cooperación y el interés de cada una de las personas que se encuentran al frente de estos equipos.

La base para desarrollar la gestión de activos debe ser la moderna ideología del mantenimiento industrial que no solo previene que existan paros en las máquinas, sino que constituye el principal aportante al incremento de las utilidades, mediante programas de eliminación de paradas, reducción del consumo de energéticos, aumento de la calidad de los productos y en general, mejoramiento de la productividad de la planta.

El mantenimiento ha presentado una continua evolución que a lo largo del tiempo, gracias a las nuevas tecnologías y metodologías mediante las cuales se ejecuta.

La confiabilidad operacional se refiere a la capacidad total de la empresa para cumplir la función que se espera de ella dentro de los límites de diseño y el contexto en el cual se encuentra funcionando, es decir con las condiciones establecidas para que pueda funcionar. Se trata de hacer una aproximación a la excelencia operacional, ya que busca el origen de las fallas y los factores que afectan los procesos críticos de la empresa.

Esta confiabilidad se basa especialmente en el diseño del sistema, los procesos, los activos y el talento humano. Busca mejorar los procesos y actividades de mantenimiento mediante algunas estrategias (García, O., 2014).

Consulta las herramientas que se emplean en la confiabilidad operacional.

Material de apoyo

Las formas de gestionar los activos deben evolucionar debido a que el entorno y algunos elementos de la empresa se encuentran en continuo cambio. Hoy en día las organizaciones buscan optimizar sus resultados, no solo aumentando la productividad y reduciendo los costos, sino procurando que cada uno de sus integrantes forme parte activa de ese objetivo.

El trabajo en equipo es uno de estos resultados que junto con un buen liderazgo logran la excelencia operacional. Se puede establecer que en un equipo, el resultado obtenido sea superior a la suma de los esfuerzos que hace cada uno de sus integrantes.

Otra característica importante es que tenga creatividad, que fluya su imaginación en pro del grupo y la visión de la empresa. Si el líder es exigente, logra los objetivos trazados, siempre y cuando ponga a su disposición los recursos necesarios para que se pueda hacer bien y a tiempo el trabajo.

También se conoce como el “Círculo Deming” debido a que fue una de las primeras personas en utilizarlo en la mejora de la calidad. En inglés es conocido como PDCA por sus contenidos: PLAN, DO, CHECK, ACT.

El ciclo PHVA brinda (Calidad y Gestión, s.f.) una técnica que permite mantener la competitividad de los productos; mejorar la calidad; reducir los costos; aumentar la productividad, la participación en el mercado, los puestos de trabajo y la rentabilidad de la empresa.

Básicamente lo que se busca con la aplicación del ciclo PHVA es optimizar los resultados, siguiéndolo paso a paso y siempre apoyándose en las normas ISO.

Para planear y programar el mantenimiento (Universidad de Antioquia, s.f.) se pueden emplear técnicas que permiten determinar el tiempo estándar de cada actividad, como: parar y observar, muestreo del trabajo, gráficos de control, tiempos predeterminados (MTM) y estimación. Otras permiten considerar la capacidad requerida (mano de obra, materiales, maquinaria, etc.) para realizar el mantenimiento; entre estas se encuentran los pronósticos, el tablero heurístico, la programación lineal, las filas de espera y la simulación.

La planeación de un sistema (Enriquez, G., s.f.), se puede dividir en dos partes que son: diseño conceptual y diseño de detalle.

Durante la fase de planeación, los estudios que se han realizado deben probar que el diseño es óptimo y que son prácticos para operar.

Se pueden considerar varios aspectos antes de seleccionar la forma más apropiada de hacer el mantenimiento, sin embargo dos criterios fundamentales son la seguridad tanto del personal como de los equipos y la confiabilidad, que hace referencia a tener cierto nivel de seguridad en que todo funcionará de acuerdo a lo previsto.

Es importante poner suficiente atención a los aspectos de seguridad, para que el personal no quede expuesto a algún tipo de riesgo durante la operación y mantenimiento del sistema. Puede ocurrir también una falla catastrófica del equipo o en el suministro de la energía, por lo que se deben seguir estrictamente todos los requerimientos de las normas y códigos.

Los trabajadores que realizan actividades en los que se exponen a los riesgos de la electricidad deben conocer los peligros a los que se someten y las medidas de prevención para evitar el mayor número de accidentes posible. Para ello es necesario cumplir con las medidas de seguridad que marca la normativa y aplicar las recomendaciones adecuadas para cada situación.

El requerimiento de confiabilidad para un tipo dado de sistema, se puede lograr por distintos métodos tales como:

• Selección de los niveles de los voltajes de suministro de energía.
• Sistema de proyección adecuado para el sistema y el equipo, afectando al menor número de cargas durante una falla.
• Control y monitoreo. Permite informar al personal de mantenimiento de problemas que se presenten, tan pronto como éstos ocurren, con lo que se puede mantener una intervención oportuna para resolver el problema, reduciendo los tiempos fuera de servicio.
• Selección apropiada de equipo confiable para cumplir con un cierto ciclo de trabajo durante su tiempo de vida esperado.

La información relacionada con el mantenimiento de cualquier equipo, máquina, etc. debe estar disponible para que se pueda emplear de manera apropiada y tenerlos en condiciones aptas para su funcionamiento. El procedimiento de sistematizar la información facilita su consulta, por parte de los usuarios interesados y agiliza los trámites necesarios para mejorar las condiciones que garanticen la operatividad de los activos fijos.

Existen en el medio software que proveen los recursos necesarios, los cuales permiten que con la información relacionada con el mantenimiento se pueda acceder desde cualquier lugar por remoto que sea, logrando de esta forma, reducir tiempos y garantizar la calidad de funcionamiento de equipos. El principal reto es seleccionar el software que más se adapte y maximice los resultados esperados.

Cualquiera de los procedimientos estudiados sobre el mantenimiento, dentro de los cuales se encuentra el preventivo, predictivo, correctivo, TPM, etc., se puede realizar mediante un CMMS (Computer Maintenance Management System) o Sistema de Administración de Mantenimiento por Computador.

Al momento de elegir cuál es el software más apropiado, es importante tener en cuenta varias consideraciones fundamentales, no solo en el aspecto económico sino operativamente y en especial que permitan el logro de los resultados.

En consecuencia, las empresas buscan cada vez más sistemas informatizados adecuados para auxiliar a los gerentes en sus funciones. Esta búsqueda llevó a la comercialización, en apenas uno de los países europeos, de más de 3,300 sistemas de gestión de mantenimiento, de los cuales 2,470 están en operación. Algunos de los sistemas informatizados son comercializados junto con un análisis y diagnóstico y, prácticamente todos, de forma modular e integrada.

En los países americanos también existe una gran cantidad de sistemas de gestión de mantenimiento ofrecidos como la solución final de los problemas de los gerentes de mantenimiento; sin embargo, después de su adquisición, la realidad muestra que, en vez de obtener soluciones para sus problemas, los gerentes en la realidad adquirirán más problemas para administrar.

Como sugerencia, puedes consultar el listado donde se pueden ver algunas características que deben ser observadas en la selección de software de mantenimiento.

El mundo actual se encuentra lleno de diversas técnicas algunas muy novedosas con enfoques como el administrativo y el tecnológico, que permiten reorganizar los departamentos de mantenimiento, los cuales buscan en esencia, la reducción de costos y el incremento de la disponibilidad y confiabilidad de los equipos.

Cada empresa busca su propia metodología teniendo en cuenta varios factores como:

• Mantenimiento preventivo, bien sea empírico o programado.
• Mantenimiento predictivo.
• Mantenimiento productivo total (TPM).
• Mantenimiento centrado en la confiabilidad (RCM).
• Análisis a modo de fallos (AMFE).

Un programa de mantenimiento se puede efectuar en términos generales desde dos alternativas: un plan preventivo o un software.

Actividad de aprendizaje

Le invitamos a realizar una actividad sobre sistematización del mantenimiento.

La evaluación de propuestas (Lago y Mazo , 2005) se hizo teniendo como fundamento lo estipulado en la norma ISO/IEC 9126 llamada “Evaluación de productos de Software- Tecnología de la Información – Características de calidad y lineamientos para su uso”, la cual plantea las características que se deben tener como referencia para la evaluación del software:

Adicional a lo anterior, se tiene un cuenta un conjunto de etapas y pruebas comunes para evaluar un software en términos de su nivel de conocimiento, cumplimiento de requerimientos y su robustez.

Actividad de aprendizaje

Ahora, consulta y resuelve el planteamiento del siguiente caso.

Actualmente se concede mucha importancia a las actividades de una empresa que generen ganancias de tipo económico, de crecimiento, actualización tecnológica, pero poco se atiende al mantenimiento de equipos, al bienestar del trabajador y especialmente a tener la información necesaria en el momento oportuno.

El mantenimiento de equipos representa una ganancia muy grande para las empresas, debido a que se evitan costos innecesarios y a veces elevados por daños, reparaciones y hasta la necesidad de reemplazar las máquinas. Esta gestión denominada gestión de activos, busca prevenir las fallas de los equipos y tener un alto grado de competitividad. Sin embargo, se requiere del compromiso total de la gerencia para que el mantenimiento se convierta en una actividad generadora de planes estratégicos, que reduzcan los riesgos, incrementen la satisfacción de los empleados y aumenten las utilidades de la organización.

Para finalizar, consulta aquí la resolución al caso anteriormente planteado.